3.Анализ автоматизированных систем управления

Вопрос комплексной автоматизации процессов бронирования, расчетов с гостями, агентами, туроператорами и хозяйственной деятельности становится все более актуальным для российских гостиниц.

На российском рынке преобладают автоматизированные системы управления (АСУ) зарубежного производства. В настоящее время набирает обороты разработка отечественных АСУ.

Приведем анализ деятельности некоторых наиболее популярных автоматических систем управления.

Асу «Эдельвейс/Medallion»

Система «Эдельвейс» настроена на автоматизацию служб работы с гостями и бухгалтерии.Программное обеспечение, разработанное фирмой «Интеротель», представляет собой комплексную систему полной автоматизации гостиницы, вплоть до учета и расчета телефонных переговоров и программ для баров и ресторанов.

Основные ее возможности состоят в автоматизации служб бронирования и размещения, коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов), среди которых выделяются:

• бухгалтерия гостиницы;

• АСУ ресторана;

• телефонная станция (через тарификатор переговоров);

• система контроля доступа (электронные замки);

• система удаленного бронирования.

Информационные потоки, обрабатываемые асу «Эдельвейс»:

• о предстоящих заездах и выездах и размещении гостей;

• о наличии мест в гостиницах;

• о состоянии счетов гостей;

• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер, прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.);

• о количестве и типе заказанных пансионов на ближайшие дни;

• об изменении стоимости тех или иных стандартных типов пансионов или блюд либо других услуг, предоставляемых рестораном;

• полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента;

• о предоставленных услугах, их стоимости и оплате;

• статистическая информация по различным критериям;

• изменение цен, видов услуг, льготы, резервирование;

• доступ к архиву.

Естественно, что конкретное распределение функций между отделами и даже сами названия и количество структурных подразделений могут меняться от гостиницы к гостинице. При этом может меняться и количество необходимых рабочих станций, и список функций, ими выполняемых. Более того, при необходимости одно рабочее место (один компьютер) может использоваться несколькими работниками, например, бухгалтерией и отделом маркетинга. Здесь стоит заметить, что для разграничения уровней доступа в «Эдельвейсе» предусмотрена система паролей, которые приписываются каждому пользователю и описывают, кто к каким операциям имеет доступ.

Как показывает практика, в гостиницах чаще всего используется комплексная АСУ, в которой функции разных подразделений выполняют те или иные программные продукты или системы. В этой ситуации «Эдельвейс» позволяет пользователю самому выбрать, где провести границу между ним и этими системами. При этом пользователь должен решить, в каком виде должны обмениваться информацией эти системы. Принципиальных вариантов здесь три:

1)отсутствие обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). Встречается редко;

2)документальный обмен. Информация поставляется в виде стандартных отчетов (передаваемых на бумаге), после она может быть перенесена в ту или иную параллельную систему вручную. Достаточно распространенный на сегодняшний день путь, хотя и неудобный;

3)электронный обмен. Это наиболее удобный с точки зрения общей организации работы в гостинице путь (необходимо только, чтобы эта программа поддерживала функцию экспорта-импорта).