Глава 2. Учет поступления горюче‑смазочных материалов на предприятие (в организацию)

Порядок бухгалтерского учета поступления горюче‑смазочных материалов на предприятие напрямую зависит от способа приобретения названных ресурсов.

Для предприятия существует несколько способов приобрести горюче‑смазочные материалы. Выбор такого способа целиком и полностью зависит от руководства каждого конкретного предприятия. При этом, разумеется, следует руководствоваться принципом целесообразности. Поясним это на простых примерах.

Предположим, ООО «Вымпел» располагает одним автомобилем ВАЗ‑2106, который используется для перевозки в черте города небольших партий товаров, а также для иных нужд предприятия (поездки руководства предприятия, доставка из банка денежных средств и т. п.). Количество поездок в течение месяца достаточно невелико, а общий расход бензина в целом по предприятию за месяц в среднем не превышает 200 литров.

В рассмотренном примере ООО «Вымпел» вполне может избрать способом приобретения горюче‑смазочных материалов приобретение их за наличный расчет.

Если, например, иметь дело с автотранспортным предприятием, располагающим значительным парком автомобилей, то, в данном случае, можно организовать приобретение горюче‑смазочных материалов посредством талонов, а, что более целесообразно, посредством топливных карт. В самом деле, если, например, рассматриваемое нами автотранспортное предприятие располагает 100 автомобилями, то организация учета приобретения горюче‑смазочных материалов за наличный расчет будет достаточно громоздкой (выдача наличных денежных средств водителям, а их количество достаточно велико, составление и обработка авансовых отчетов водителей и т. д.).

Помимо названных в приведенных выше примерах способов приобретения горюче‑смазочных материалов, имеются и иные способы либо варианты способов их приобретения, которые будут рассмотрены ниже.

2.1. Приобретение горюче‑смазочных материалов за наличный расчет

Начнем рассмотрение приобретения горюче‑смазочных материалов за наличный расчет с пояснения, что с точки зрения законодательства следует понимать под такими расчетами.

Под наличными денежными расчетами следует понимать произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Как видно из определения, речь идет о предпринимательской деятельности, и в данное понятие не входят расчеты между гражданами не связанные с извлечением прибыли.

Данное утверждение находит свое отражение и в ст. 861 Гражданского кодекса РФ далее – ГК РФ), где определен порядок наличных и безналичных расчетов:

• расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (без ограничения суммы или в безналичном порядке);

• расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами; названные выше наличные расчеты осуществляются в рамках суммы, установленной законодательством.

Следует отметить, что на всей территории Российской Федерации рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости (ст. 140 ГК РФ), расчеты в иностранной валюте на территории Российской Федерации допускаются в случаях предусмотренных Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

При приобретении горюче‑смазочных материалов за наличный расчет необходимо помнить о лимите расчетов наличными деньгами. В настоящее время лимит расчетов наличными деньгами установлен указанием ЦБР от 20 июня 2007 г. № 1843‑У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – указание ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»). Согласно названному нормативному акту установлен максимальный предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (равно и для расчетов с участием граждан, связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности). Соответственно, если сумма одного договора выше установленного предела, расчеты должны осуществляться безналичным способом.

Указанным выше документом предусмотрено буквально следующее:

• расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей;

• юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц;

• наличные деньги, принятые юридическими лицами, не являющимися кредитными организациями, и индивидуальными предпринимателями от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц в случаях, соответствующих законодательству Российской Федерации, не могут расходоваться на цели, указанные в предыдущем абзаце, и подлежат сдаче в полном размере в кассы кредитных организаций (их структурных подразделений).

Итак, согласно указанию ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» размер расчетов наличными по одной сделке не может превышать 100 000 рублей. Этот лимит распространяется на наличные расчеты между:

• организациями;

• организацией и индивидуальным предпринимателем;

• индивидуальными предпринимателями.

Из нормативного акта, устанавливающего лимит расчетов наличными деньгами прямо следует, что указанный лимит применим исключительно для расчетов по одному договору. На практике это означает, что неправомерной будет оплата наличными денежными средствами договора, цена которого превышает 100 000 рублей, даже в том случае, если платежи наличными по этому договору осуществляются частями.

Например, ООО «Вектор» по договору № 34 от 3 августа 2009 г. с ООО «Салют» закупил горюче‑смазочные материалы на сумму 200 000 рублей. Расчет предполагается осуществить наличными деньгами. Оплата была произведена:

• 4 августа по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме 100 000 рублей;

• 5 августа по расходному кассовому ордеру № 51 в сумме 100 000 рублей.

В данном случае расчет произведен с нарушением п. 1 указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», так как платеж наличными деньгами по одному договору (№ 34 от 3 августа 2009 г. с ООО «Салют») ООО «Вектор» выплатил сумму, превышающую установленный лимит. В данном случае не имеет значения, что ежедневные выплаты наличными деньгами составляли 100 000 рублей, то есть по сумме не превышали установленного лимита.

При расчетах по приведенному в примере договору наличными деньгами можно было оплатить только часть причитающихся денежных средств в пределах 100 000 рублей. Оставшийся платеж следует осуществить перечислением денежных средств в безналичном порядке на расчетный счет ООО «Салют», либо каким‑либо иным способом, предусмотренным для безналичных расчетов (например, использовав при расчете ценные бумаги).

Рассмотрим другой пример.

ООО «Вектор» по договорам с ООО «Салют» получил горюче‑смазочные материалы на сумму 200 000 рублей, в том числе:

• по договору от 3 августа 2009 г. № 34 на сумму 100 000 рублей;

• по договору от 4 августа 2009 г. № 35 на сумму 100 000 рублей.

Расчет предполагается осуществить наличными деньгами. Оплата была произведена:

• 5 августа по договору от 3 августа 2009 г. № 34 по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме 100 000 рублей;

• 5 августа по договору от 4 августа 2009 г. № 35 по расходному кассовому ордеру № 46 в сумме 100 000 рублей.

В данном случае расчет наличными деньгами произведен без нарушения п. 1 указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», так платеж наличными деньгами по каждому из договоров был осуществлен в пределах установлено лимита. Тот факт, что расчет наличными деньгами производился в один день (общая сумма платежей составила 200 000 рублей) и с одним и тем же поставщиком не нарушает установленных правил в части лимита расчетов наличными денежными средствами.

Совершенно аналогичный подход к вопросу правомерности расчетов наличными денежными средствами будет и в том случае, если указанные расчеты будут производиться с различными поставщиками (в общем случае – контрагентами по договору) по различным договорам.

К примеру, ООО «Вектор» выплатил из кассы предприятия за поставку горюче‑смазочных материалов:

• 5 августа ООО «Салют» по договору от 3 августа 2009 г. № 34 по расходному кассовому ордеру № 45 в сумме рублей;

• 5 августа ООО «Факел» по договору от 3 августа 2009 г. № 37 по расходному кассовому ордеру № 48 в сумме 75 000 рублей;

• 5 августа ООО «Вымпел» по договору от 3 августа 2009 г. № 39 по расходному кассовому ордеру № 50 в сумме 100 000 рублей.

Такие выплаты совершенно правомерны, хотя их общие размер за один день составил 275 тысяч рублей, однако указанные выплаты были произведены во исполнение обязательств по различным договорам.

Нередко одним из способов «обойти» установленный лимит расчетов наличными деньгами предприятия избирают осуществление наличных расчетов через подотчетных лиц.

Например, для того, чтобы оплатить наличными денежными средствами за горюче‑смазочные материалы ООО «Вымпел» в сумме 150000 рублей по договору от 3 августа 2009 г. № 40, ООО «Вектор» решило поступить следующим образом.

Сотруднику ООО «Вектор» Федорову И.И. была выдана под отчет необходимая сумма (150 000 рублей) и доверенность на получение горюче‑смазочных материалов.

Федоров И.И. произвел оплату наличными в сумме 150 000 рублей, получив горюче‑смазочных материалы.

Рассмотрим подробно, какие нарушения были допущены и что было осуществлено без нарушения действующего законодательства и иных нормативных актов.

Во‑первых, Федорову И.И. была выдана сумма наличных денег в размере 150 000 рублей. На данном этапе не было допущено никакого нарушения, так как лимит на выдачу подотчетных сумм отсутствует.

Во‑вторых, Федоров И.И. произвел оплату наличными деньгами в адрес ООО «Вымпел» в указанной выше сумме по одному договору.

В данном случае имеет место нарушение лимита расчетов наличными денежными средствами, так как была уплачена сумма, превышающая лимит расчетов по одному договору. При этом не имеет никакого значения, что оплата была произведена через подотчетное лицо, а не непосредственно из кассы предприятия.

Подотчетное лицо (в примере – Федоров И.И.) обязано соблюдать установленный лимит расчетов наличными деньгами (письмо ЦБ РФ от 4 декабря 2007 г. № 190‑Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843‑У».

Кроме того, в письме ЦБ РФ «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843‑У» уточнено, что лимит расчетов наличными деньгами не применяется в следующих случаях:

• наличные деньги выданы работникам организации (расчеты связаны с выплатой заработной платы и иными выплатами, в том числе социального характера);

• за оказанные услуги рассчитывается подотчетное лицо от своего имени (например, командированный работник оплачивает проезд, проживание).

В заключение отметим, что лимит расчетов наличными деньгами не распространяется на расчеты организаций и предпринимателей с физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия под отчет, а также возврат неизрасходованных подотчетных сумм регламентируется «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. № 40.

Согласно упомянутому нормативному акту, наличные денежные средства могут выдаваться из кассы предприятия под отчет:

• на хозяйственно‑операционные расходы;

• на расходы экспедиций, геолого‑разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий;

• на расходы, связанные со служебными командировками.

Во всех названных случаях подотчетные суммы могут расходоваться (полностью или частично) на приобретение горюче‑смазочных материалов.

Обратимся, в первую очередь, ко вполне распространенной процедуре приобретения предприятием горюче‑смазочных материалов за наличный расчет, когда такие расходы относятся хозяйственно‑оперативным. Схема таких операций проста.

Водитель автомобиля получает в кассе предприятия под отчет денежные средства, рассчитывается ими на АЗС за горюче‑смазочные материалы (чаще всего – за бензин), затем сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с приложенными к нему документами (чеками), подтверждающими произведенные им расходы.

Рассмотрим процедуру приобретения горюче‑смазочных материалов по приведенной выше схеме подробно.

Согласно п. 19 названного выше нормативного акта, в расходном кассовом ордере должно быть указано основание для его составления и перечислены прилагаемые документы.

В случае приобретения горюче‑смазочных материалов за наличный расчет, основанием для выдачи денежной суммы под отчет должен служить соответствующий приказ руководителя предприятия. В приказе обязательно должны быть названы некоторые принципиальные моменты. В частности, названа фамилия (фамилии) сотрудников предприятия (водителей), в чьи обязанности вменяется приобретение горюче‑смазочных материалов за наличный расчет, периодичность выплаты подотчетных сумм. Размер подотчетной суммы может быть не указан в приказе, так как возможно изменение цен, однако, должна быть определена потребность в горюче‑смазочных материалах. Периодичность выдачи подотчетных сумм напрямую зависит от конкретных условий эксплуатации автомобильного транспорта в каждой конкретной организации.

Размер необходимой суммы, выдаваемой под отчет для приобретения горюче‑смазочных материалов, определяется исходя из следующих параметров:

• величины среднего пробега автомобиля (за неделю, 10 дней, месяц – в зависимости от характера и интенсивности эксплуатации автомобиля);

• утвержденных на предприятии норм расхода топлива;

• цен на горюче‑смазочные материалы.

В тех случаях, когда автомобиль предполагается использовать для осуществления междугороднего рейса, во внимание принимаются условия конкретного производственного задания (пробег, иные условия, в том числе и непредвиденные обстоятельства).

Например, если в организации имеется один легковой автомобиль, для эксплуатации которого среднемесячная потребность в бензине марки АИ‑92 составляет 200 литров, то содержание приказа на выдачу наличных денежных средств под отчет водителю может иметь следующий вид:

Приказ № 45

от 01 марта 2010 г.

В целях обеспечения эксплуатации автомобиля ВАЗ‑2106 номерной знак ОО333О приказываю:

1. Выдавать водителю Федорову А.А. под отчет ежемесячно 5000 рублей для приобретения горюче‑смазочных материалов за наличный расчет.

2. Главному бухгалтеру Смирновой Г.Г. обеспечить контроль использования подотчетных сумм, выданных для приобретения горюче‑смазочных материалов.

Директор ООО «Вымпел» Крутов С.Д.

Таким образом, для ежемесячной выдачи водителю ООО «Вымпел» Федорову А.А. подотчетных сумм для приобретения горюче‑смазочных материалов будет приказ по предприятию № 45 от 1 марта 2010 г.

Наличные денежные средства из кассы предприятия выдаются на основании расходного кассового ордера или документа, его заменяющего.

Первичная учетная документация составляется на основании постановления Государственного Комитета Российской Федерации по статистике от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Расходный кассовый ордер (форма № КО‑2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО‑3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.