Введення даних

Щоб увести дані, спочатку виберіть комірку; клацніть комірку або використовуйте клавіші курсору або клавішу табуляції, щоб пересуватися на листі. Напівжирна рамка (поле вибору) з'являється навколо вибраної комірки.

Коли ви починаєте вводити дані в потрібну комірку, вони з'являються в цій комірці та у рядку формул над вікном робочої книги. У рядку формул також з'являються дві кнопки - з червоним хрестиком і зеленою галочкою. Клацніть зелену галочку (або натисніть Enter), щоб прийняти введені дані і вставити їх в комірку. Клацніть червоний хрестик (або натисніть Esc), щоб скасувати введення даних. (Якщо ви натискаєте клавішу Enter - поле вибору автоматично переміщається вниз, так що ви можете вводити дані в наступну комірку.

Щоб редагувати дані в процесі введення, використовуйте клавіші Bеckspace і Delete як звичайно, щоб знищити знаки і потім увести „исправленны”. Якщо ви уже внесли дані, а потім вирішуєте замінити їх, то у вас є три варіанти: двічі клацніть комірку, що містить дані, і редагуйте прямо в комірці; виберіть комірку і редагуйте її дані в рядку формул; або виберіть комірку, натисніть F2 і редагуйте дані безпосередньо в комірці.

Якщо чи ви увели відносно довгий ряд в комірку, дані залишаються в ній, але може статися так, що цифри або текст заповзають у наступну, праворуч, комірку.

Якщо осередок праворуч зайнятий іншими даними, ваш довгий ряд може показатися обрізаним (якщо це - мітка) або може з'явитися як символи (########), якщо це - значення. Символи (########) попереджають, що повне числове значення не може бути відображено, і замість того щоб відобразити тільки частину значення (що може ввести в оману), відображає такі знаки. У будь-якому випадку не панікуйте. Хоч ви і не можете бачити такі дані, вони усе ще там, що відображено в панелі формул. Вам тільки потрібно розширити ваш стовпець. Клацніть де-небудь у стовпці, відкрийте меню Формат (Format), виберіть Стовпець (Column) і клацніть Автопідбір ширини (AutoFіt Selectіon). Ця команда автоматично розширює стовпець так, щоб ваш текст містився в ньому. Також ви можете помістити курсор між заголовками стовпців, поки він не прийме вид двохнаправленной стрілки, і двічі клацнути.

Інший спосіб умістити довгий текст в комірці полягає в тому, щоб Excel переніс текст у кілька рядків і збільшив висоту комірки. Щоб включити переніс, треба виділити відповідну комірку. Потім треба відкрити меню Формат (Format) і вибрати Комірки (Cells). Перейдіть на вкладку Вирівнювання (Alіgnment) і відзначте поле Переносити по словам (Wrap Text). І на завершення клацніть ОК.

Швидке введення даних

Автозаповнення – досить гнучкий і зручний інструмент автоматичного введення числових і текстових даних, що змінюються в межах даного інтервалу. До таких даних належать: порядкові номери, послідовність цілих чисел, дати, дні тижня, місяця і року. На практиці автозаповнення реалізується досить просто: у вибрану комірку достатньо ввести початкові значення інтервалу, потім курсор миші підводиться в правий нижній кут комірки і після появи чорного хрестика затискається ліва кнопка миші. Виділяється необхідний діапазон стовпця або рядка, що за розміром відповідає заданому інтервалу даних. Після виділення у комірках з’явиться необхідний список даних.

Для полегшення життя користувача Excel пропонує інструмент, що називається Майстер діаграм. Ви вибираєте дані, що ви хочете помістити й у діаграму, і потім запускаєте Майстер діаграм, що проведе вас крок за кроком через процес створення діаграми. Усе, що ви повинні робити - вводити ваші настройки. Щоб використовувати Майстер діаграм, виконуйте наступні кроки.

1. Виберіть дані, що ви хочете помістити в діаграму. Якщо ви надрукували назви або інші мітки і ви хочете включити їх у діаграму (як підписи), виділіть і їх.

2. Клацніть кнопку Майстер діаграм (Chart Wіzard) на інструментальнійпанелі Стандартна. З'явиться діалогове вікно Крок 1 з 4, де ви можете вибрати підходящий тип діаграми. (Пропустіть поки закладку Нестандартные (Custom Types).)

3. Переконаєтеся, що ви знаходитеся на закладці Стандартні (Standard Types), і |

виберіть тип діаграм у списку Тип (Chart Турі), як показано на мал. 14.1.

У вікні Вид (Chart Sub-type) з'являться різні варіанти виконання обраного типу діаграми.

4. У вікні Вид (Chart Sub-type) виберіть дизайн діаграми, що ви хо- J

Титі використовувати. (Щоб побачити, як цей тип діаграми відобразить ва- j

ши дані, натисніть і тримаєте кнопку Перегляд результату (Press and

Hold to Vіew Sample).)

5. Клацніть кнопку Далі (Next). З'явиться діалогове вікно Крок 2 з 4, j