3. Робота з файлами книг в Excel.

Для створення нового файла книги можна натиснути кнопку Создать (Ctrl+N) на панелі інструментів Стандартная (або виконати команду Файл/Создать – в цьому випадку на екрані з’явиться вікно діалогу Создание документа, в якому для створення нової книги слід вибрати об’єкт “Книга” і натиснути кнопку ОК).

Для відкриття вже існуючого файла необхідно натиснути кнопку Открыть (Ctrl+O) на тій же панелі (у діалоговому вікні вибрати файл і натиснути кнопку Открыть). Щоб зберегти відредагований файл, необхідно натиснути кнопку Сохранить (Ctrl+S). Для збереження файла під іншим іменем (а також в іншому місці) слід використовувати команду Файл/Сохранить как... – при цьому у вікні діалогу (Рис. 33) можна ввести ім’я файла; вибрати диск та папку, де він буде збережений; та натиснути кнопку Сохранить.

Для встановлення параметрів сторінки слід виконати команду Файл/Параметры страницы. У вікні діалогу, що відкриється при цьому, можна встановити розміри паперу, орієнтацію сторінки (книжна або альбомна), масштаб сторінок – вкладинка "Страница"; розміри верхнього, нижнього, лівого та правого полів сторінок – вкладинка "Поля"; та інші параметри — наприклад вкладинка "Лист" дозволяє задати (чи відмінити) виведення сітки таблиці, друкування в чорно-білому варіанті, а також послідовність виведення сторінок на друк.

При попередньому перегляді (вмикається командою Файл/Предварительный просмотр або однойменною кнопкою – ) Excel видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватися на папері. Засобами цього вікна можна: перегортати сторінки книги; збільшувати зображення сторінки; активізувати вікно Печать... (одноіменною кнопкою); встановлювати розміри всіх полів сторінки (кнопки Страница та Поля). Для виходу з режиму перегляду слід натиснути кнопку Закрыть.

Для друкування слід виконати команду Файл/Печать.... При цьому відкриється вікно діалогу Печать (Рис. 35). У полі Имя цього вікна можна вибрати принтер. Поле Вывести на печать дозволяє вибрати одну з опцій:

• Выделенный диапазон – друкує діапазон комірок, який був виділений попередньо;

• Выделенные листы – друкує активний лист або групу виділених листів;

• Всю книгу – друкує всі листи книги;

Поле Печатать дозволяє вказати діапазон сторінок, які друкуються, а поле Число копий – кількість копій сторінок.

4. Введення і редагування даних.

Для введення або редагування даних у яку-небудь комірку таблиці слід зробити її активною (клацнути по ній мишкою). Перед введенням можна (але не обов’язково) за допомогою кнопок панелі Форматування вибрати шрифт у списку Шрифт , його розмір , а також стиль шрифта (жирний , курсив , підкреслений ). Вводити дані можна безпосередньо у полі самої комірки чи в полі рядка формул. При цьому текстовий курсор набирає вигляду вертикальної риски – |, яку можна переміщувати за допомогою клавіш управління курсором (в полі рядка формул!). Дані, що вводяться, можуть бути таких типів:

• число, включаючи дату і час;

• текст;

• формула.

Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РРРР, а час – у форматі ГГ:ХХ:СС. Для введення поточної дати використовують комбінацію клавіш Ctrl+; , а поточного часу → Ctrl+Shift+;

Якщо інформація вже введена в комірку і необхідно лише добавити чи скорегувати раніше введені дані, слід два рази клацнути мишею на потрібній комірці (або натиснути клавішу F2) – при цьому в ній з’явиться текстовий курсор і можна буде вносити необхідні зміни. Редагування вмісту комірки можна також виконувати і в рядку формул.

Більшість команд Excel оперують з активною коміркою або виділеним діапазоном комірок. Для виділення діапазону комірок слід клацнути курсором по одній з кутових комірок діапазону і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші по решті комірок діапазону, підсвічуючи їх. Виділити діапазон можна також за допомогою комбінацій клавіш Shift+←, Shift+→, Shift+↑ та Shift+↓. Виділення несуміжних комірок здійснюється клацанням по них мишею при натиснутій клавіші Ctrl.

Виділений фрагмент можна скопіювати, перемістити, вставити. Для цих операцій використовують буфер обміну (кнопки Копировать , Вырезать , Вставить або відповідні команди меню Правка). Для очистки вмісту комірок використовуються клавіші Delete та ←Backspace.

У процесі редагування не обійтись без помилок і невдалих дій. Враховуючи це, в Excel передбачено можливість скасування останньої операції – кнопка Отменить (Ctrl+Z). Відтворення скасованої дії проводиться кнопкою Вернуть .

Excel дозволяє вставити в робочий лист об’єкти, створені іншими програмами, наприклад – малюнки. Для вставки такого об’єкта слід виконати команду Вставка/Рисунок/Из файла, та в діалоговому вікні вибрати ім’я об’єкта. Крім цього, в Excel є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки (§6.1., п.8).