Тема 17. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.

Наказ – правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом.

Завізований та добре вивірений (перевіряються цифрові дані, прізвища, назви підрозділів) перший примірник наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту підписання наказ вступає в силу.

Витяг з наказу. Витяг – це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.

Витяг з наказу має ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії. Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа.

РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ: назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ); дата (переносять з оригіналу); індекс (переносять з оригіналу); місце складання чи видання (переносять з оригіналу); заголовок до тексту (переносять з оригіналу); текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово ''НАКАЗУЮ'' та потрібні пункти розпорядчої частини); підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); відмітка про засвідчення копій (без слова ''Копія'').

Інструкція – правовий акт, що видається органом державного управління з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів, посадових осіб та громадян.

Інструкція є організаційним документом довготривалої дії. У тексті інструкцій немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Текст інструкції розбивається на розділи, пункти, підпункти.

Акт – документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін. Акт складається комісією. Оформляється на загальному бланку.

Службові листи – найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Текст листа складається з двох частин. У першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Уніфікує оформлення листів ДСТУ 4163-2003. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Крім тексту, у листі наявні заголовок, адресат, посада, прізвище та ініціали того, хто підписує, реквізити виконавця (прізвище та номер телефону).

За характером інформації листи поділяються: на супровідні; листи-запрошення; інформаційні; рекламні.

ЗАВДАННЯ

Укласти витяг з наказу, службовий лист-відповідь.