2. Создание базы данных.

Задание 2.1:

После запуска программы Microsoft Access (Пуск, Программы или ярлык на Рабочем столе) в появившемся в области задач окне Создание файла выберите пункт Новая база данных.

В открывшемся окне Файл новой базы данных дайте имя создаваемой базе данных. Созданный файл БД будет обновляться автоматически при закрытии и выполнении операций с его содержимым.

После создания файла открывается основное окно БД, которое позволяет открывать, добавлять и удалять любые объекты. В левой части находятся кнопки групп объектов, в правой – список объектов выбранного типа и значки команд, позволяющих создавать новые объекты данного типа. При работе с БД это окно постоянно находится на экране (может быть закрыто другими окнами или свернуто).

Выберите в левой части окна кнопку Таблицы и справа увидите три команды создания БД:

• Создание таблицы с помощью мастера.

С помощью мастера таблиц можно создавать часто встречающиеся структуры данных на основе имеющихся шаблонов.

Задание 2.2:

Следуя по шагам указаниям Мастера таблиц, создайте бд Контакты с полями Имя, Фамилия, Адрес, НазваниеКомпании, РабочийТелефон.

Если не было выбрано ключевое поле, которое играет роль уникального идентификатора записей, то Access автоматически определяет ключ и вводит дополнительное поле (в данном случае Код_Контакты). Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск. Таблица может содержать несколько индексов. В готовую таблицу можно вводить данные.

• Создание таблицы путем ввода данных.

Таблица данных похожа на лист электронной таблицы, но ее размеры ограничены. Число строк на единицу больше количества записей (последняя - пустая строка предназначена для ввода новой записи), а число столбцов соответствует количеству полей в записи. Заголовки столбцов таблицы соответствуют именам полей, сформированных с помощью мастера создания таблиц. Названия полей можно изменить, щелкнув правой кнопкой по заголовку и выбрав команду Переименовать.

Задание 2.3:

Добавьте в БД Контакты поле Отчество.

Переименуйте поле Код_Контакты в поле Номер.

Заполните созданную таблицу Контакты на 10 записей.

• Создание таблицы в режиме конструктора.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа. Окно конструктора состоит из двух частей: в верхней вводится или отображается список полей таблицы, а в нижней – свойства выделенного поля.

Задание 2.4:

Сформируйте структуру новой БД Реактивы по типу:

Номер

Наименование

МолМасса

Плотность

Ткип

РастВода

РастЭфир

Цена

По умолчанию Access присваивает каждому новому полю текстовый тип. Для выбора другого типа щелкните по стрелке и из открывшегося списка выберите нужный.

Поле Номер – ключевое поле и должно иметь тип Счетчик. Поля МолМасса, Плотность, Ткип должны иметь числовой тип, РастВода и РастЭфир – Логический, Цена – Денежный (Денежный тип использует более быстрый способ расчетов с применением фиксированной запятой, чем числовой, что предотвращает ошибки округления).

Описание полей вводится для дополнительной информации о поле (необязательно).

Свойства полей задают, каким образом данные хранятся и выводятся на экран. Они представлены на двух вкладках «Общие» и «Подстановка». Для ускорения поиска поля желательно индексировать.

Задание 2.5:

Создайте новую структуру БД Тип Реактива, состоящую из одного столбца Тип (тип поля – Текстовый).

Задание 2.6:

Модифицируйте структуру БД Реактивы, введя дополнительно перед молекулярной массой поле Характеристика (тип Memo), перед плотностью - поле СтруктурнаяФормула (тип – Объект OLE), перед ценой – поля Дата (тип - Дата) и Количество (тип - Числовой) приобретенных реактивов.

После поля Наименование введите дополнительное поле Тип, выбрав в списке типов Мастер подстановки. Последовательно выбираем команды: Объект «Столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса, далее выбираем таблицу Тип Реактива на рол ь источника подстановки и из этой таблицы выбираем поле Тип, участвующее в подстановке.

С помощью Мастера подстановок была организована связь между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи, но в этом случае при удалении данных одной таблицы будут потеряны данные другой.

Связь можно установить и через команду Сервис-Схема данных, которой открывается окно, схематически отображающее связи БД (если нужной таблицы нет, то ее можно вызвать командой Добавить таблицу, щелкнув правой кнопкой мыши в окне Схема данных).

Задание 2.7:

Удалите в окне Схема данных установленную связь (выделите связь и нажмите кнопку Delete).

Создайте удаленную связь вновь (при нажатой кнопке мыши соедините два поля таблиц и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Создать).

Настроить параметры связи можно, дважды щелкнув на линии связи:

Флажок Обеспечение целостности данных не позволит оставлять записи в таблице, если в другой нет подходящих значений.

Флажок Каскадное удаление связанных записей позволяет удалять записи из одной таблицы при удалении соответствующих записей в другой.