2.3. Позики на одного штатного працівника.

Визначаються шляхом ділення загального обсягу позики на сукупну кількість персоналу (скільки потрібно працівників для того, щоб видати одну позику). Отриманий результат показуватиме суму позики готівкою.

Ця цифра повинна перевірятись та зростати з періодом часу, тобто, тенденція є такою, щоб з часом відносно менша кількість персоналу отримувала відносно більший об'єм позик.

Одна з проблем банку полягає в тому, що він однаково працює як для того, щоб видати малу позику, так і велику. Ось чому багато банків ведуть моніторинг середніх позик для того, щоб гарантувати, що на малі позики, які принесуть менше фактичного прибутку, витрачається менше часу, навіть якщо маржа позики може бути більшою.

2.4. Процес планування.

Процес планування та складання бюджету буде вказувати на той рівень витрат, який може дозволити собі банк. Це повинно переглядатися щомісячно Правлінням.

2.5. Утворення трансфертних цін.

При роботі системи утворення трансфертних цін необхідно постійно подавати на Правління звіт по прибутковості/збитковості філій банку.

3. Контролювання основи витрат.

3.1. Відповідальність за кожну статтю чи групу витрат.

Витрати повинні бути обгрунтованими. Вони затверджуються в рамках бюджету, запланованого на основі подання особи чи відділу, які несуть сукупну відповідальність за цей конкретний сектор витрат з урахуванням усіх можливих факторів, які на них впливають, наприклад знижок при великому об'ємі замовлень.

Банк повинен розподілити відповідальність за усі пункти витрат по секторах, наприклад, відділ кадрів нестиме відповідальність за витрати по персоналу.

У той час як за підготовку бюджету відповідатиме незалежний плановий відділ, будь-яка особа чи відділ, які значною мірою економлять бюджет протягом року, повинні претендувати на винагороду (слід відрізняти того, хто готує бюджет та того, хто з ним працює).

3.2.Процедури по затвердженню основних витрат.

Основні пункти витрат, на суму більше, ніж 15 000 гривень, повинні бути предметом формальних процедур затвердження, які повинні включати:

а). Інструкції. Правління повідомить про наміри банку купити нову комп'ютерну систему чи новий будинок та призначить спеціальний комітет для огляду і щомісячного подання звітів.

б). Тендер. Наявність як мінімум трьох пропозицій-контрактів на суму більшу за 15000 гривень, з яких банк вибере для затвердження ті, що мають найбільші переваги (це не обов'язково означає, що потрібно рекомендувати найдешевшу пропозицію)

в). Аналіз. Створений комітет Правління буде займатися аналізом пропозицій та повторним поданням рекомендації.

г) Затвердження. Може бути зроблене тільки Правлінням.

3.3. Політика та процедури щодо купівлі обладнання та поставок.

Повинна існувати централізована відповідальність за кожен пункт витрат (дивись вище), а також бути встановленими та затвердженими політика та процедури по усіх секторах витрат, наприклад:

а). Канцелярські товари. Стосовно них політика та процедури повинні включати:

– контроль за якістю, тобто внутрішня якість повинна бути нижчою, якість канцелярських товарів для роботи з клієнтами повинна бути високою (певні одиниці канцелярських товарів та обладнання для внутрішнього користування в українських банках є вищими за якістю за ті, що можна побачити в міжнародних банках). Завжди є проблемою наявність одного чи декількох постачальників (може бути вигідним річний тендер для задоволення усіх вимог банку щодо канцелярських товарів);

– контроль за розподілом поставок у відділи та працівникам;

– всі канцелярські товари повинні бути стандартними по всьому банку.

Потрібно пам'ятати про пастку "знижок при великих замовленнях". При великих замовленнях можна отримати велику знижку, проте банк буде вимушений зробити велику передоплату, що негативно вплине на рух грошей та буде змушений утримувати великий запас товарів протягом довгого часу.

б). Комунікації. Тут політика та процедури повинні включати:

– якщо можливо, то видрукований список телефонних дзвінків, зроблених банком, який може значною мірою зменшити витрати (люди дзвонитимуть менше, якщо вони знатимуть, що їх контролюють та що вони повинні платити за особисті дзвінки);

– можна заблокувати закордонні дзвінки чи може буде дешевше, якщо скористатися послугами спеціаліста міжнародної служби;

• мобільні телефони є завжди найдорожчими.

в) Правила підписання контрактів:

Потрібно визначити правила та процедури підписання контрактів від імені банку, наприклад, будь-який контракт чи послуга не повинні тривати більше року (таким чином банк не замикається у контракт, який він не може змінити).

Повинен існувати встановлений процес, наприклад:

– малі контракти - до 2 000 гривень підписуються начальником відділу;

– контракти на суму більше 2000 гривень вимагають підпису директора;

– понад 15 000 гривень - необхідно мати затвердження Правлінням необхідних витрат;

– по основних контрактах на суму більш ніж 15 000 гривень Правління може призначити спеціальний комітет для розгляду пропозицій та подання рекомендацій по основних купівлях (дивись вище).