3. Навчально-наочні приладдя:

1. Плакати, схеми.

2. Слайди.

3. Організаційно – методичні вказівки:

До початку заняття викладачу потрібно уяснити навчальну та виховну мету, продумати методику проведення заняття, застосування навчальних прийомів, використання технічних засобів та наочних посібників. Розробити та затвердити план проведення заняття.

За 2 – 3 доби до початку заняття викладач дає завдання навчальній групі та необхідні вказівки щодо підготовки до заняття, загострює увагу курсантів (студентів) на окремих питаннях.

У вступній частині необхідно вказати на актуальність даної теми, значення її засвоєння задля майбутньої професійної діяльності військових юристів, показати зв’язок з іншими дисциплінами та майбутніми темами. Назвати тему та питання, довести навчальну та виховну мету заняття.

Основна частина заняття проводиться шляхом усного опитування курсантів (студентів) вивченого матеріалу. Викладач, враховуючи особливості аудиторії, загальній рівень підготовки курсантів (студентів) засновує різноманітні навчальні прийоми, загострюючи увагу курсантів (студентів) на головних питаннях.

При відпрацювання заключної частини викладач підводить підсумок заняття та робить висновки, виходячи із основної частини заняття. Дає рекомендації щодо подальшого використання розглянутих питань на практиці. Оголошує оцінки, відповідає на запитання тих, хто навчається. Доводиться тема та питання наступного заняття, ставиться завдання на самостійну підготовку.

Навчальний матеріал:

I. Вступ:

Документування управлінської діяльності у ЗС України полягає у фіксації вставленим шляхом на паперових або магнітних носіях управлінських або бойових дій. Підставою щодо створення службових документів у військовій частині (установі) є необхідність засвідчення наявності та змісту службових дій.

II. Основна частина:

1. Правила організації документообігу та виконання документів 20 хв.

Документообіг у військовій частині, їх підрозділах – це проходження документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи, незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій із документами в одному місці;

- раціональне розташування робочих місць.

Порядок документообігу в Збройних Силах України регламентується цією Інструкцією, положеннями та посадовими інструкціями. Особливості організації електронного документообігу визнаються окремою інструкцією з урахуванням вимог законодавчих та інших нормативно-правових актів у цій сфері, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Збройних Силах України.

У разі впровадження у Збройних Силах України системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із підрозділом, що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.

Облік обсягу документообігу.

Обсяг документообігу – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених у військовій частині (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). Підрахунок кількості документів здійснюється за всіма реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.

За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятого в підрозділі військової частини обліку документів.

Облік документів може здійснюватися як в цілому за військову частину, так і окремо за кожний підрозділ військової частини, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються командуванню (керівництву) військової частини з метою вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 34 до цієї Інструкції).

У разі застосування СЕДО підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються відповідно до форми, визначеної у програмі.

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до військової частини.

Доставка документів до військової частини, як правило, здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку і технічних засобів зв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою (нарочним).

Поштою та через кур’єрську службу (нарочним) доставляються письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами технічних засобів зв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Усі документи, що надходять до військової частини, приймаються відповідною службою діловодства.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під підпис у журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка в поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли в неробочий час, приймаються черговою (відповідальною) особою військової частини.

Доручення керівництва Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України, виду Збройних Сил України та документи з терміном виконання “Невідкладно”, “Терміново”. що надійшли в неробочий час доповідаються керівництву військової частини та доводяться до виконавців через чергового (оперативного чергового) військової частини негайно.

Після доведення документ передається до служби діловодства військової частини для подальшого опрацювання у встановленому порядку.

Доручення керівництва Міністерства оборони України та документи з терміном виконання “Невідкладно”, “Терміново”, що надійшли до Генерального штабу Збройних Сил України в неробочий час, доповідаються керівництву Генерального штабу Збройних Сил України та доводяться до виконавців через чергового менеджера Головного командного центру Збройних Сил України негайно.

Після доведення відповідальна особа служби діловодства Головного командного центру Збройних Сил України зобов’язана передати документ до Адміністративного управління Генерального штабу Збройних Сил України для подальшого його опрацювання у встановленому порядку.

У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

Конверти зберігаються і додаються до документів тоді, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду. Факт і дата надходження документа до відповідального підрозділу військової частини обов’язково записуються за правилами, зазначеними в підпункті 3.7.3 цієї Інструкції.

Електронні носії інформації обов’язково передаються до відповідального підрозділу військової частини із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

У разі надходження документів, надісланих факсимільним зв’язком, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Факсимільні повідомлення формуються у справи на одному боці аркуша, високої якості паперу формату А4 (210 х 297 мм).

Попередній розгляд документів.

Документи, адресовані командирам (керівникам) військових частин, а також такі, в яких не зазначено конкретної посадової особи або підрозділу військової частини як адресата, підлягають попередньому розгляду в службах діловодства.

Метою попереднього розгляду документів є відокремлення таких документів, які потребують обов’язкового розгляду командуванням (керівництвом) військової частини або відповідальними підрозділами військової частини.

Обов’язковому розгляду командирами (керівниками) підлягають: кореспонденція, що надходить від органів військового управління, військових частин вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування; найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Збройних Сил України і потребують вирішення безпосередньо командиром (керівником).

Попередній розгляд документів має здійснюватися в день надходження або перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення органів військового управління, військових частин вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів на розгляд кореспонденції, передбаченої завданнями підрозділу військової частини, розпорядчими документами про розподіл обов’язків між керівниками різних рівнів та їх заступниками, посадовими інструкціями, а також номенклатурою справ, схемами проходження документів.