2. Характеристики фаз проекта/программы

Любая фаза проекта характеризуется завершением и одобрением одного или нескольких результатов поставки.

Напомню, что

РЕЗУЛЬТАТ ПОСТАВКИ – представляет собой любой уникальный и проверяемый продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения проекта или его фазы, процесса.

Создание одних результатов поставки определяется процессом управления проектом, а другие могут быть конечными продуктами или их элементами, ради которых создавался проект.

В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подфазы из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования.

Для удобства мониторинга и контроля сроки каждой подфазы согласуются с получением одного или нескольких результатов поставки.

Большинство результатов поставки соотносятся с основным результатом поставки данной фазы, и фазы обычно называются по соответствующим результатам поставки: требования, проектирование, строительство, тестирование, ввод в эксплуатацию, эксплуатация и др.

Фаза проекта обычно завершается изучением проделанной работы и результатов поставки, чтобы определить, насколько они приемлемы, и решить, необходимы ли еще дополнительные работы или фазу можно считать закрытой.

Однако иногда фаза может начаться до одобрения результатов поставки предшествующей фазы в тех случаях, когда сопутствующий этому риск рассматривается как приемлемый.

Такая практика наложения фаз, обычно выполняемых последовательно, является примером применения метода сжатия расписания, который называется «быстрый проход».

Точно так же фаза может быть закрыта без принятия решения о начале другой фазы. Например, если проект был завершен или риск был оценен как слишком большой, чтобы продолжать проект.

Формальное завершение фазы не включает в себя авторизацию последующей фазы.

Для обеспечения эффективного контроля в каждой фазе формально имеется своя группа процессов инициации, на выходе которой получается специфичный для данной фазы выход.

	Этот выход определяет, обратите внимание на экран, что для данной фазы полагается и что от нее ожидается.

Анализ в конце фазы может проводиться с намерением получить разрешение на закрытие текущей фазы и начало последующей. Иногда оба разрешения можно получить в результате одного анализа.

Анализ в конце фазы также иногда называется «выход из фазы» (phase exit), «межфазовые шлюзы» (phase gates) или «точки критического анализа» (kill points).

	Основные фазы жизненного цикла проекта.

Фаза концепции. Эта стадия подразумевает выдвижение идеи проекта.

Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые необходимо удовлетворить. Однако, в условиях ресурсного дефицита, невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Поэтому приходиться делать выбор.

Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и, в первую очередь, финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности нескольких проектов.

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический анализ, анализ рисков.

В фазе концепции также:

- устанавливаются цели;

- назначается руководитель проекта и формируется команда управления проектом;

- изучаются внешняя среда и требования заказчика (других участников);

- анализируются инвестиционные и общие возможности проекта;

- составляются предварительное и технико-экономическое обоснования (ТЭО и ПТЭО);

- производится оценка проекта;

- принимается решение об инвестициях (оценочный отчет).

Полученные на этапе формирования концепции результаты оформляются в виде устава проекта.

	УСТАВ ПРОЕКТА – документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет его руководителю полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта.
В общем, устав проекта – это аналитическая записка, излагающая суть проекта по следующим аспектам: цель проекта; основные особенности и альтернативы проекта; организационные, финансовые, политические и др. проблемы, которые следует учитывать в дальнейшем; необходимые мероприятия по разработке проекта.

Фаза планирования. Планирование в том или ином виде производится в течение всего жизненного цикла проекта.

Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки, так называемые вехи проекта, формулируются задачи проекта и их взаимная зависимость.

Фаза планирования состоит в:

- разработке основного содержания проекта, его конечных результатов и продуктов, стандартов качества;

- проработке структуры проекта;

- построении графиков работ;

- определении затрат и необходимых ресурсов;

- составлении бюджета проекта;

- определении рисков и мероприятий по реагированию на них;

- подготовке необходимой проектной документации;

- подборе исполнителей.

Фаза осуществления. После утверждения формального плана на руководителя проекта возлагается задача по его реализации.

По мере осуществления проекта команда проекта должна постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с запланированными показателями.

В управлении проектами отклонения между плановыми и фактическими показателями – привычная норма, поэтому важной задачей работы команды управления проектом является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом, в выработке корректирующих управленческих действий.

Например, если отставание от графика работ выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Фаза осуществления состоит в координации и оперативном контроле работ по проекту, регулировании основных показателей проекта, управлении материально-техническим обеспечением работ.

Фаза завершения. Проект заканчивается, когда достигнуты его цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.

Когда проект завершается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта.

Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.

В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта.

Возможно, необходимо составить итоговые отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

Основными видами работ фазы завершения могут быть следующие:

- комплексные испытания;

- подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

- подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

- сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание;

- оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов;

- разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту;

- реализация оставшихся ресурсов;

- формирование базы данных для последующих проектов, анализ опыта;

- расформирование команды проекта.

В целом необходимо помнить, что начальные фазы проекта определяют большую часть его результата, так как в них принимаются основные решения, требующие нетрадиционных методов и средств управления проектами.

При этом 30% вклада в конечный результат проекта вносят фаза концепции, 20% – фаза планирования, 20% – фаза осуществления, 30% – фаза завершения.

Кроме того, на обнаружение ошибок, допущенных в фазе планирования, расходуется примерно в два раза больше времени, чем на последующих фазах, а стоимость исправления обходится в пять раз дороже.

На примере проекта «Уменьшение энергопотребления учреждений г.Харькова, финансируемых из городского бюджета» определим его жизненный цикл.

Фаза концепции.

Идея проекта. Основной идеей проекта, согласно разделу Введение (стр. 2) предварительного обоснования, является:

«Одной из основных проблем отрасли жилищно-коммунального хозяйства является крайне высокая энергоемкость производства коммунальных услуг. … Реализация потенциала энергосбережения в бюджетной сфере, за счет внедрения организационных и малозатратных технических решений, призвана создать условия для оптимизации затратной части городского бюджета в части расходов на энергоносители и коммунальные услуги». Идея проекта детализируется на стр. 3: «Оплата услуг теплообеспечения объектов бюджетной сферы достигает 55% в структуре общих расходов на коммунальные услуги. Анализ режима работы бюджетных учреждений, а это поликлиники, школы, детские сады, их рабочего графика свидетельствует, что основная часть помещений, в которых они расположены, задействована 5 дней в неделю, не более 10-11 часов в сутки. Очевидно, что поддержание в помещениях такого режима использования (круглосуточно и без учета выходных, праздничных и каникулярных дней) постоянных комфортных условий нецелесообразно. Оптимизировать подачу теплоносителя без ухудшения комфортности в рабочее время на эти объекты возможно путем модернизации систем теплопотребления бюджетных объектов в комплексе с работами по утеплению и, в первую очередь, оснащения их системами автоматического регулирования потребления теплоносителя».

В целом на стадии анализа возможностей проекта происходит определение инвестиционных возможностей исполняющей организации, а также производится анализ возможностей самого проекта.

Результаты такого анализа фиксируются на следующей стадии фазы концепции проекта – стадии подготовки обоснований – предварительного технико-экономического и технико-экономического.

Предварительное обоснование следует рассматривать как промежуточную стадию между изучением проектных возможностей и подробным ТЭО. Разница между ними – в детальности предоставляемой информации и обсуждении проектных альтернатив.

	Как правило, предварительное технико-экономическое обоснование содержит следующие разделы:
сведения о предпосылках и история вопроса;

В нашей ситуации, предварительное обоснование проекта содержит ссылку на результаты пилотного проекта по оборудованию систем теплоснабжения бюджетных объектов системами автоматического регулирования теплоносителя.

Проект был реализован в 2000 году исполкомом Харьковского горсовета совместно с Альянсом за сохранение энергии (США) в рамках «Меморандума о взаимном сотрудничестве» и во исполнение Указа Президента от 16.06.99 г. №662 «О мероприятиях по сокращению энергопотребления бюджетными учреждениями, организациями и казенными предприятиями».

• возможные стратегии осуществления проекта, рамки проекта;

Стратегия реализации проекта однозначно определена в введении ПТЭО. Процитируем это положение:

«В условиях твердой тенденции роста цен на энергоносители, и как следствие удорожания производства коммунальных услуг и увеличения расходов коммунальных предприятий на их выработку, одним из приоритетов реформирования отрасли жилищно-коммунального хозяйства является распространение применения практического опыта, полученного при внедрении пилотных энергосберегающих проектов, подтвердивших свою экономическую целесообразность».

Т.о., проект реализуется в благоприятном правовом поле, созданном уже упоминавшимся Указом Президента «О мероприятиях по сокращению энергопотребления бюджетными учреждениями, организациями и казенными предприятиями».

К термину «рамки проекта» относят:

все виды деятельности, которые должны быть представлены в проекте; дополнительные операции, связанные с производством, извлечением природных ресурсов, очисткой сточных вод и выбросов; внешний транспорт и склады для сырья и материалов, а также для результатов проекта в случае, если он связан с производственной деятельностью; внешние дополняющие виды деятельности (жилищные программы; общеобразовательные, профессионально подготавливающие, рекреационные объекты в масштабах, необходимых для осуществления проекта). К рамкам рассматриваемого нами проекта следует отнести прединвестиционные исследования по проекту, а именно: анализ режима работы бюджетных учреждений города, исследование рынка предложений организаций, осуществляющих энергетическое обследование объектов и проведение тендерных торгов с целью определения энергоаудитора; а также сам энергетический аудит, предполагающий энергетическую паспортизацию обследуемого объекта, который рассматривается разработчиками проекта в качестве «обязательного и необходимого условия для эффективного проведения работ по оптимизации энергопотребления» (с.12).

	Схема осуществления энергоаудита.

	Поскольку к рамкам проекта следует отнести все виды деятельности, которые должны быть представлены в проекте, то следующие мероприятия также следует включить в их перечень:

• сырье и вспомогательные материалы;

В ПТЭО проекта о них не идет речь, только существует косвенная ссылка на необходимость проведения работ по усовершенствованию системы отопления и конструкции здания, которые предполагают следующие операции:

- установка дополнительных радиаторов отопления;

- устранение щелей в оконных и дверных рамах;

- дополнительное остекление оконных рам;

- устранение трещин и заделка стыков между стеновыми плитами.

Логично предположить, что для их осуществления необходимы соответствующие материалы.

• месторасположение, размещение и оборудование;

Эти данные в табличном виде вынесены в приложения ПТЭО под общим названием

	«Информация об объемах потребления энергоносителя объектами бюджетной сферы (школами) г. Харькова, которые содержаться за счет средств из городского бюджета в соответствии с делегированными полномочиями Министерства финансов Украины».

Таблица, помимо объектов (школ с указанием их номера и места расположения), на которых должны будут производиться работы, содержит информацию о:

- общей площади объекта,

- его максимальной договорной тепловой мощности в Гкал/год,

- объемах потребления за период 2001-2002 гг. и 2002-2003 гг.,

- а также цены 1 Гкал по факту за каждый отопительный сезон.

• проектная документация и технология, выбор производственного процесса и проектно-конструкторского решения;

Сведения по этому пункту изложены в разделе «Техническое описание проекта» (с. 7):

«Система дежурного отопления монтируется на узле теплового ввода объекта и предназначена для управления расходом тепла на отопление. При функционировании системы ее автоматика обрабатывает следующую программу: - переход в комфортный режим в 5-00 и на экономичный режим в 15-00 – 17-00 (в зависимости от режима работы объекта) каждый рабочий день; - в выходные, праздничные и каникулярные дни отопление осуществляется в дежурном режиме».

В этом разделе предварительного обоснования также приводится техническое описание и принцип работы устанавливаемой системы дежурного отопления.

	Пункты –
структура управления и накладные расходы; и трудовые ресурсы, управленческий персонал, затраты на рабочую силу, потребность в обучении и связанные с ним затраты;

в рассматриваемом нами ПТЭО проекта отсутствуют.

• график реализации проекта;

	График реализации проекта конкретизирован лишь в части привлечения финансовых средств, который носит название
«Графика реализации мероприятий по подготовке и выпуску облигаций внутреннего местного займа Харьковским городским советом».

Как вы видите, начальная дата мероприятий запланирована на 30 июня, завершающая – на 3 декабря 2003 года.

• финансовый анализ: инвестиционные, производственные и маркетинговые затраты, расчет движения денежной наличности и анализ коммерческой рентабельности, финансирование проекта, оценка рисков;

Финансовая часть предварительного обоснования представлена наиболее полно и занимает 8 из 25 страниц общего объема ПТЭО.

	Финансовый анализ проекта включает:
анализ предполагаемых затрат с прогнозом возможных изменений, анализ интегральных показателей эффективности проекта, расчет срока окупаемости средств, подраздел «кредитный договор».
В ПТЭО проекта определено, что «данный проект предполагает вложение инвестиционных средств в размере 3 млн. грн. на срок до 3-х отопительных сезонов (3,5 года), процентная ставка – 13% годовых. Кредитные средства предоставляться одноразово в полном объеме, т.е. 3 млн. грн. Периодичность выплат по кредиту – 1 раз в квартал равными суммами по 1 006 363,64 грн. Возврат кредитных средств и обслуживание кредита предполагается за счет сэкономленных средств на оплату услуг теплообеспечения объектов, финансируемых за счет городского бюджета» (с. 17).
График погашения основного долга:

График осуществления выплат по кредиту по условиям кредитного договора:

2004 г. – 1 090 909,09 грн.;

2005 г. - 1 090 909,09 грн.;

2006 г. – 818 181,82 грн.

Всего за период – 3 693 630,00 грн. Продолжительность первого процентного периода – 1-й квартал 2004 года.

	В качестве основных рисков проекта, или так называемых известных рисков, определены:
ограниченность возможностей городского бюджета, которая не позволит провести мероприятия проекта в кратчайший срок; рост цен на энергоносители, который не позволит в полной мере достичь расчетного экономического эффекта.

• экономический анализ – определение экономических последствий в соответствии с рамками проекта;

	Экономическими последствиями осуществления этого проекта и Программы в целом является:
«дополнительный социальный эффект в виде улучшения теплообеспечения и снижения затрат на использование электроэнергии».

Фаза планирования и Фаза осуществления очень часто на практике объединяется в единую инвестиционную фазу, поскольку в инвестиционном проектировании фаза, на которой начинают затрачиваться средства, носит название инвестиционной.

В этой фазе жизненного цикла проекта проводятся:

Тендеры на проектно-изыскательские работы (ПИР) и заключение контрактов. В этом пункте мы можем вернуться к рассмотренным ранее рамкам проекта и одной из их составляющих – исследованию рынка предложений организаций, осуществляющих энергетическое обследование объектов и проведению тендерных торгов с целью определения энергоаудитора. Тендеры на поставку оборудования и заключение контрактов. Тендеры на подрядные работы и заключение контрактов. Тендеры на услуги консультантов и заключение контрактов. Если обратиться к Графику реализации мероприятий по подготовке и выпуску облигаций внутреннего местного займа Харьковским городским советом, то в качестве консультантов могут быть рассмотрены: - финансовый советник; - рейтинговое агентство; - представители банка Лид-менеджера выпуска облигаций внутреннего займа; - представители фондовой биржи. Разработка планов и графиков поставки ресурсов. Разработка графиков работы транспорта. Выполнение строительно-монтажных работ (СМР). Мониторинг и контроль. Корректировка плана проекта. Оплата выполненных работ и поставок.

Фаза завершения

	стандартно содержит 4 вида мероприятий. Обратите внимание на экран.
Эксплуатация. Ремонт. Развитие производства. Закрытие проекта, которое может принять вид вывода из эксплуатации, демонтажа оборудования, модернизации. В нашем случае, «в связи с отсутствием финансирования работы по внедрению мероприятий по энергосбережению в рамках Меморандума с Альянсом за сохранение энергии (США) были остановлены».