Терміни подачі авансового звіту

Так, повернувшись працівникові з відрядження треба оформити авансових звіт:

1. до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (Положення 637, пп.170,9.2 ПКУ), - якщо гроші виплачуються готівкою або перераховувалися на особисту банківську платіжну картку;

2. до закінчення третього банківського дня наступного за днем завершення відрядження, - коли кошти перераховувалися на корпоративну банківську платіжну картку та знімали з неї.

3. не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець (само зайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів, якщо гроші перераховувалися на корпоративну банківську платіжну картку та проводили розрахунки виключно в безготівковій формі.

Суми добових і витрат на відрядження, які не визнані податковими витратами є об’єктом оподаткування ПДФО на підставі пп. 170.9.1. ПКУ.

Що стосується ЄСВ, то зазначено, що сума добових у повному обсязі, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення не є об’єктом для обкладання ЄСВ.

Для відрядження працівників будь-якого підприємства мінімальна сума добових по Україні становить 30 грн., а для відрядження за кордоном мінімальна сума добових розписані для кожної країни у додатку І Постанови №98.

Добові витрати списуються у податкового обліку у розрахунку на добу.

Днем вибуття у відрядження вважається доба (а не година) відправлення поїзда, літака, автобуса, або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше – наступна доба.

Для сміливих бухгалтерів – доба – день відрядження.

Для обережних бухгалтерів – кількість діб найкраще визначити за кількістю ночей у відрядженні, бо пп. 140.1.7. ПКУ не визначає порядок обчислення діб для сум добових.

Граничні норми добових для кожного відрядження мають фіксуватися у наказі про таке відрядження.

Витрати на відрядження, які передбачені пп. 140.1.7 ПКУ:

1) витрати на проїзд (у т.ч перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у т.ч на орендованому транспорті;

2) оплата вартості проживання у готелях (мотелях);

3) витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення налагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), які включені до готельних рахунків;

4) витрати на найм інших житлових приміщень;

5) витрати на бронювання місць у місцях проживання;

6) оплата телефонних розмов;

7) оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);

8) інші документально оформленні витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в т.ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д. Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.

Витрати на проживання — це витрати на: оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень; харчування, включене в рахунок за проживання; побутові послуги, також внесені в такий рахунок; зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на: оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально; оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення); компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження; на обов’язкове страхування; інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Якщо в документах про витрати з відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту (дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими наклад­ними — тільки за транспортними квитками та рахунками готелів. Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 200 грн.

За відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять у дебет субрахунка 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Згідно ст. 140 ПКУ витрат на відрядження мають характер витрат подвійного призначення, тобто витрат, що враховуються для розрахунку податкового прибутку лише в якійсь частині. Для цього платник податку повинен документально довести належність таких витрат, по-перше, до власної господарської діяльності; по-друге, їх відповідність вимогам норм зазначенної статі.

Податковим кодексом України (Розділом ІV) передбачена відповідальність за несвоєчасне повернення коштів (див. табл. 1).

Таблиця 1

Санкції за несвоєчасне звітування з виданих авансів

Співробітник відзвітував і/або повернув до каси витрачені гроші, видані йому після сплину граничного строку	Санкції залежно від валюти авансу
	гривні	інвалюта
1. До співробітника
Коли минув граничний строк повернення за пп.170.9 ПКУ	15% (17%) податку з доходів фізичних осіб від усієї суми виданої підзвіт чи вчасно не повернених коштів, збільшеної на коефіцієнт згідно з пп.164.5 та ст.167 ПКУ (1,176471)
За неповернення в установлений термін авансу виданого в інвалюті на службове відрядження або господарські потреби	-	стягнення в 3-кратній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованих у гривні за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості.
2. До підприємства
За перевищення строків використання підзвітної готівки згідно Указом Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання готівки» від 12.06.95р. №436/95	штраф 25% від суми виданої під звіт готівки, за якою не відзвітували	-
3. До посадових осіб підприємства
За порушення правил ведення касових операцій (ст. 164 КпАП)	адміністративний штраф від 8 НМДГ (136 грн.) до 15 НМДГ (255 грн.)	-
За повторне порушення протягом року правил ведення касових операцій (ст. 164 КпАП)	10 НМДГ (170 грн.) до 20 НМДГ (340 грн.)