5. Создать простую форму справочник на основании одной таблицы «Специальности».

Добавить в неё кнопки управления: Следующая запись, Предыдущая запись, Добавление записи, Сохранение записи, Удаление записи, Закрытие формы и заголовок «Справочник специальностей». Заголовок отредактировать: установить 14 размер и выравнивание по центру. В свойствах макета установить:

Область выделения: нет

Полосы прокрутки: отсутствуют

Кнопка оконного меню: нет

Кнопки размеров окна: нет

Кнопка закрытия формы: нет

Добавить созданную форму в основную кнопочную форму в виде кнопки.

6. Создать иерархическую форму с заголовком «Информация о профессиональной переподготовке работника», основанную на двух таблицах: «Профессиональная переподготовка» и «Документ о переподготовке». «Документ о переподготовке» должен выступать в качестве подчиненной формы. Проделать с готовой формой действия, аналогичные пункту 5, кроме того, установить кнопку «Поиск записи».

Добавить созданную форму в форму «Все о работниках» или в виде кнопки или в виде вкладки.

7. Создать следующие запросы:

1. Вывести ФИО и телефон работников, названия которых начинаются на “А” (LIKE);

2. Вывести фамилию, имя, отчество, городской телефон работников, родившихся в 1975, 1967, 1972 годах (IN);

3. Вывести фамилию, имя, отчество, должность, рабочий телефон работников, у которых ставка меньше 1300 рублей;

4. Вывести фамилию, имя, отчество, городской телефон уволенных работников (IS NOT NULL);

5. Вывести фамилию, имя, отчество, городской телефон работников, работающих от 5 до 15 лет включительно;

6. Вывести фамилию, имя, отчество, должность работников и дополнительные поля: год рождения и возраст;

7. Вывести ФИО и телефон работников, день рождения которых будет в текущем месяце;

8. Вывести ФИО и телефон работников принятых в конкретном году (год найма на работу указать в качестве параметра);

9. Вывести количество работающих по подразделениям (отсортировать по возрастанию);

10. Вычислить заработную плату работников (работающих на предприятии в настоящее время), учитывая, что заработная плата=ставка*2,2 и один работник может работать на разных должностях.

8. Создать следующие отчеты:

1. Список работающих в настоящее время работников: фамилия, имя, отчество, домашний адрес (одним полем) и дата принятия на работу.

2. Ведомость к выплате денег, с указанием ФИО, должности работника, суммы ЗП за месяц и места для росписи в получении.

Все отчеты подвесить на основную форму.

Общие сведения:

О таблицах.

Верхнюю часть окна конструктора таблицы используют для описания полей таблицы. Чтобы добавить поле для новой таблицы, начните с первого столбца первой строки. Введите здесь имя поля. Нажмите клавишу Tab, и курсор переместится в столбец Тип данных, содержащий раскры­вающийся список всех имеющихся типов данных. Стандартный тип данных —Текстовый, но выбор другого типа данных является простым делом. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите тип дан­ных для этого поля. Имеются следующие типы полей данных:

• Текстовый: Для хранения текстовых данных используется строка символов (до 255 символов), или же длина устанавливается сколько угодно меньшей свойством Размер поля. Числа, не используемые в расчетах, такие как номера телефонов, также должны иметь тип данных Текстовый, поскольку они часто содержат нечисловые символы.

•Поле MEMO: Используется для хранения длинных текстовых полей. Пользователем не устанавливается предел, но Access допускает 64 000 символов.

• Числовой: Используется для хранения числовых данных в форме целых чисел, длинных целых чисел и чисел с плавающей точкой обычной и двойной точности.

• Дата/Время: Используется для хранения дат и времени.

• Денежный: Специальный тип числовых данных, используемый для денежных сумм, поскольку он предохраняет числа от округления во время расчетов.

• Счетчик: Специальный тип числовых данных, который можно использовать для полей первичных ключей (описываемых далее). Поля данных этого типа являются всегда только читаемыми, поскольку при создании записи данных Access автоматически вставляет либо следующий номер в последовательность, либо случайное число.

• Логический: Используется для хранения данных Boolean, которые содержат только одну или две величины, такие как On/Off, Yes/No или True/False.

• Поле объекта OLE: Специальный тип объекта или компонента, который обеспечивается сервером OLE (объектами OLE могут быть таблицы Excel или документы Word). Данные в поле являются связанными либо встроенными в таблицу Access.

• Гиперссылка: Используется для хранения текста адреса гиперсвязи. Access разрешает сохранять адреса документов Web, сетевых и локальных файлов. Гиперсвязь также может содержать более подробную информацию, такую как закладку, помещенную в документ Web, объект в базе данных Access и диапазон ячеек в таблице Excel. При щелчке на поле гиперсвязи Access пытается загрузить файл или документ, на который ссылаются, используя соответствующую систему просмотра.

• Мастер подстановок: Разрешает задать поле, в котором пользователь выбирает величину, из другой таблицы или из заранее заданного списка величин.

Обратить внимание:

Если выбран тип данных Number или Currency, Access помещает 0 в свойство Default Value для этого поля. В некоторых случаях эта величина вызывает проблемы, особенно когда поле используется для хранения таблицы подстановки идентификатора ID. Величины ID, возможно, никогда не будут равны нулю, так что вы получите ошибку проверки, если попытаетесь сохранить запись и не измените эту величину. Также, если вы пожелаете подсчитать число записей, которые имеют данные, введенные в рассматриваемое поле, наличие стандартного значения Access в поле обусловливает неправильный подсчет. Даже записи, у которых не изменено значение поля, будут включаться в подсчет, поскольку они имеют значение.

П осле выбора типа данных нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в столбец Описание. Хотя описания полей являются необязательными, они рекомендуются. Описание может хранить, например, опи­сание поля и данных, которые оно содержит, или достоверные данные для поля. Описание не имеет отно­шения к работе таблицы, так что вводите все, о чем считаете нужным пояснить. В каждой таблице укажите ключевые поля.

О связях.

Перед началом заполнения таблиц данными нужно определить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях – обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают первичный ключ одной таблицы с соответствующим ему полем, которое называют полем внешнего ключа, во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ – связанной.

Существует четыре вида отношений:

• “Один-к-одному”. При использовании этого отношения запись в главной таблице может иметь не более одной записи в связанной таблице и наоборот.

• “Один-ко-многим”. Связь с отношением “один-ко-многим” является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице “А” могут соответствовать несколько записей в таблице “В”, а запись в таблице “В” не может иметь более одной записи в таблице “А”.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа “Числовой” должны иметь одинаковые значения свойства “Размер поля”.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access97. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access97 не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.

Списки и поля со списками.

Списки и поля со списками предназначены для достижения одной и той же цели – представления возможности выбора нужного значения из списка вместо его ввода в текстовое поле.

Различия между списками и полями со списками:

• для отображения содержимого списков не нужно их открытие; часть списка, уместившаяся внутри выделенной под него области, всегда видна на экране. Возможности выбора ограничены значениями, включенными в список.

• поля с раскрывающимися списками и сами раскрывающиеся списки занимают меньше места, чем списки, но требуют предварительного их открытия для выбора нужного значения. Поле со списком позволяет пользователю либо ввести имя нужного элемента списка в текстовое поле, либо выбрать нужный элемент непосредственно в раскрывающемся списке. Источником данных для списков или полей со списками может быть таблица, запрос, список определенных пользователем значений. В большинстве случаев раскрывающиеся списки и поля со списками связывают с полями таблицы или запроса так, что сделанный с помощью этих элементов управления выбор обновляет значение связанного с ними поля. Обычно используются элементы управления, состоящие из двух столбцов. Первый столбец содержит коды, которые непосредственно обновляют значение поля, связанного с элементом управления, а второй столбец содержит имена, соответствующие этим кодам.

О формах.

1. Раскройте вкладку “Формы” окна базы данных, нажмите кнопку “Создать”. Появится диалоговое окно “Новая форма”.

2. В списке диалогового окна выделите элемент “Мастер форм”.

3. В раскрывающемся списке, находящемся в нижней части диалогового окна “Новая форма”, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для раскрытия списка и выделите соответствующий элемент (например, элемент “Единица измерения” в случае создания простой формы или “Заказ” в случае создания иерархической формы). Нажмите кнопку “OK” и Access отобразит первое диалоговое окно “Мастера форм”.

4. В списке “Доступные поля” этого окна выделите нужный элемент (например, элемент “Код” при создании формы “Единица измерения”), затем нажмите кнопку “>” для перемещения этого элемента из списка “Доступные поля” в список “Выбранные поля”. Проделайте эту же операцию со всеми необходимыми элементами. Следующие шаги 5 и 6 проделываются в случае создания иерархических форм. При создании формы для работы со справочниками перейдите к шагу 9.

5. Раскройте список “Таблицы/Запросы” и выделите в нем еще один элемент (например, таблицу “Содержание заказа” в случае создания формы “Заказ”). Состав списка “Доступные поля” изменится – в нем будут перечислены все поля выбранной таблицы.

6. Проделайте шаг 4 для соответствующих элементов (например, в случае таблицы “Содержание заказа” – для элементов “Номер позиции”, “ Код изделия ”, “Количество”). Нажмите кнопку “Далее” для отображения второго диалогового окна “Мастера форм”.

7. Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то “Мастер форм” предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выделите тип представления (например, “по Заказ”) и выберите переключатель “Подчиненные формы”. В правой верхней части второго диалогового окна “Мастера форм” отображаются поля создаваемой формы в зависимости от выбранного представления данных. Нажмите кнопку “Далее”.

8. В третьем диалоговом окне “Мастера форм” можно определить параметры оформления подчиненной формы.

9. В четвертом диалоговом окне “Мастера форм” можно выбрать стиль оформления новой формы. Выберите стиль “Обычный” и нажмите кнопку “Далее”.

10. Укажите название для формы. Выберите переключатель “Открытие формы для просмотра и ввода данных”, а затем нажмите кнопку “Готово” для завершения создания формы.

11. Аналогичным образом создайте все необходимые формы.

12. Чтобы заполнить таблицу данными, откройте соответствующую форму в режиме формы.

Чтобы добавить командную кнопку и связанный с ней код обработки события в форму с помощью “Мастера кнопок”:

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Если необходимо, нажмите кнопку “Панель элементов” на панели инструментов.

3. Убедитесь, что выключатель “Мастера” (Control Wizard) находится в нажатом состоянии. Затем нажмите кнопку “Кнопка” (Command Button) и добавьте маленькую кнопку в форму. Появится первое диалоговое окно “Создание кнопок”.

4. Выберите соответствующие элементы в списках “Категории” (в случае добавления кнопки “Добавление записи” – элемент “Обработка записей”) и “Действия”. Для продолжения нажмите кнопку “Далее”.

5. Введите текст или выберите нужный рисунок, размещаемые на кнопке. Для продолжения нажмите кнопку “Далее”.

6. Задайте имя кнопки или оставьте имя, предлагаемое поумолчанию. Для продолжения нажмите кнопку “Готово”.

О запросах.

Создание простого запроса:

1. Откройте базу данных.

2. Раскройте вкладку “Запросы” в окне базы данных и нажмите кнопку “Создать”. Появится диалоговое окно “Новый запрос”, в котором можно выбрать способ создания запроса. Выберите “Конструктор”.

3. В окне конструктора запроса появится диалоговое окно “Добавление таблицы”. Оно содержит вкладки, которые позволяют выбрать существующие таблицы или запросы (или и те, и другие) для добавления в новый запрос.

4. Выберите из списка таблицу, щелкнув по ней мышью и нажмите кнопку “Добавить”, чтобы добавить ее в запрос. Для добавления других таблиц в запрос эти действия повторяются. После того, как выбраны все таблицы или запросы, нажмите кнопку “Закрыть”, чтобы закрыть диалоговое окно “Добавление таблицы”.

Добавление полей в запрос:

I способ:

1. При открытии окна конструктора запроса текстовый курсор находится в строке “Поле” бланка запроса в первой колонке. Нажмите кнопку списка, расположенную в первой колонке справа, чтобы раскрыть список полей.

2. Щелкните мышью по полю. Список полей в данной ячейке закроется.

3. Поместите текстовый курсор во вторую колонку, нажав клавишу <Tab>.

II способ: