4. Регламентация деятельности внутренних аудиторов
Деятельность внутренних аудиторов должна осуществляться только на базе детального регламента, чтобы исключить возможность необъективности и избежать опасности «узкого видения» проблем на каждом из соподчиненных уровней объектов, вовлеченных в систему аудирования.
На предприятии целесообразно периодически организовывать под руководством внутренних аудиторов семинары для ознакомления ответственных сотрудников других функциональных подразделений с последними изменениями в законодательстве, а также для общего повышения их квалификации.
В условиях постоянно меняющегося отечественного законодательства, особенно налогового, внутренние аудиторы должны поддерживать свои знания на должном уровне, осведомляться о новшествах и быть в курсе актуальных вопросов, имеющих отношение к деятельности страховой компании. Отделу внутреннего аудита необходимо отрегулировать систему обсуждения новых законодательных и нормативных актов, а главному внутреннему аудитору следует посещать семинары, которые проводят государственные органы.
На предприятии целесообразно периодически организовывать под руководством внутренних аудиторов семинары для ознакомления ответственных сотрудников других функциональных подразделений с последними изменениями в законодательстве, а также для общего повышения их квалификации. На таких семинарах коллективно обсуждаются возникающие у многих вопросы, и каждый сотрудник может получить детальный, подтвержденный соответствующими правовыми документами исчерпывающий ответ на любой возникший у него вопрос.
5. Принципы формирования отдела внутреннего аудита
Многим компаниям целесообразно создать подразделение из нескольких штатных внутренних аудиторов — отдел внутреннего аудита. Создание такого отдела в страховой компании позволит:
совету директоров страховой компании или ее исполнительному органу управления наладить эффективный контроль над автономными подразделениями;
выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития посредством целевых контрольных проверок и анализа, проводимых внутренними аудиторами;
эффективно консультировать сотрудников финансово-экономических, бухгалтерских и иных служб в головной организации, ее филиалах и дочерних компаниях.
Создание отдела внутреннего аудита в компании — весьма сложный процесс, требующий решения ряда методологических и организационно-технических вопросов. В целом организацию отдела внутреннего аудита можно рекомендовать проводить в несколько этапов:
выявление и четкое определение круга вопросов, для решения которых формируется отдел внутреннего аудита, построение системы целей создания отдела в соответствии с политикой страховой компании;
определение основных функций, необходимых для достижения поставленных целей;
объединение однотипных функций в группы и формирование на их основе структурных единиц (звеньев) отдела, специализирующихся на выполнении этих функций;
разработка схем взаимоотношений, определение обязанностей, прав и ответственности для каждой структурной единицы, документальное закрепление результатов в должностных инструкциях и положениях о бюро (группе, секторе) отдела внутреннего аудита;
объединение вышеуказанных структурных единиц в одну — отдел внутреннего аудита страховой компании; определение его оргстатуса и в соответствии с установленным набором целей, задач и функций структурных единиц разработка и документальное закрепление положения о данном отделе;
интеграция отдела внутреннего аудита с другими звеньями структуры управления компанией;
разработка внутрифирменных стандартов внутреннего аудита и внутрифирменного этического кодекса.
Место отдела (сектора, бюро, группы и т.п.) внутреннего аудита в организационной структуре страховой компании, его функциональная направленность, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, финансовое и информационное обеспечение, особенности структуры взаимоотношений и порядка функциональной и административной подчиненности внутри этого подразделения, в том числе при наличии разных отделений, структура взаимоотношений с другими подразделениями страховой компании зависят от многих факторов.
Прежде всего это цели создания отдела; организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, оргструктура, масштабы и виды деятельности страховой компании; региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.
Структура и иерархический ранг отдела внутреннего аудита во многом зависят от позиции руководства страховой компании по отношению к внутреннему контролю (т.е. от того, насколько правильно понимает высший менеджмент роль внутреннего контроля в управлении и стратегическом планировании).
Позиция отдела в организационной структуре страховой компании определяется также по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.
Отдел внутреннего аудита может сначала формироваться как штабное звено с чисто консультативными функциями. По мере того как будет расти его влияние на деятельность страховой компании, в число функций данного отдела будет включена непосредственная реализация контрольных задач и разработка рекомендаций по совершенствованию всех уровней управления в компании.