2. Документирование движения кадров
Комплекс документов по Переводу на другую работу
Трудовой кодекс устанавливает следующие виды переводов на другую работу (ст.72):
перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя
перевод на постоянную работу в другую организацию
перевод в другую местность вместе с организацией
Все переводы допускаются только с письменного согласия работника. Не является переводом временный перевод по инициативе администрации в случае производственной необходимости. Не требует согласия работника перемещение его внутри организация, если оно не влечет за собой изменения существенных условий трудового договора. Состав документов для оформления перевода:
Заявление сотрудника, которое является письменным согласием на перевод
Представление руководителя структурного подразделения
Дополнительное соглашение
Приказ (распоряжение) о переводе (Т-5, Т-5а), подготовленное на основании заявления и представления.
Запись о переводе в теч. недели с момента подписания приказа вносятся в трудовую книжку. При краткосрочном временном переводе такая запись не делается.
Комплекс документов по оформлению отпусков
В соответствии с трудовым кодексом РФ работникам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка (ст.114,115).
Основанием для предоставления работнику очередного отпуска служит график отпусков и его заявление.
График отпусков (Т-7) является документом обязательным как для работодателя, так и для работника (ст.123). Составляется не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители профсоюзного органа, утверждает руководитель организации
Заявление является единственным основанием для представления всех иных видов отпусков, кроме очередного. Вид отпуска и его продолжительность обязательно указывается в тексте. Визирует заявление руководитель СП
Приказ об отпуске (Т-6)
Приказ об отзыве из отпуска оформляется по традиционной форме.
Комплекс документов по оформлению поощрений работников
В соответствии с трудовым кодексом РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрения (ст.191):
Формы морального поощрения
Объявление благодарности
Награждение именным подарком
Награждение почетной грамотой
Представление к званию лучшего по профессии
Формы материального поощрения
Выплата премии
Награждение ценным подарком
Коллективным договором могут быть предусмотрены и иные виды поощрения.
Основанием для издания приказа являются представления или докладные записки руководителей структурного подразделения. Таким образом , поощрение оформляется представлением и приказом (Т-11). Сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и форму Т-2.
В трудовую книжку вносятся сведения:
О награждении государственными наградами
О награждении почетными грамотами, производимыми работодателями
О других видах поощрений, предусмотренных законодательством
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе в трудовую книжку не вносятся.
Комплекс документов по оформлению дисциплинарных взысканий
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни или отпуска сотрудника, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа.
За совершение дисциплинарного проступка, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК):
Замечание
Выговор
Увольнение по соответствующим основаниям
Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.
До применения наказания работодатель должен затребовать от работника объяснение в письменной форме. В случае отказа работника составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст.193). В состав комплекса входят следующие документы:
Объяснительная записка
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
Сведения о вынесении взыскания в трудовую книжку не вносятся, за исключением увольнения.
Комплекс документов по оформлению аттестации работников
Аттестация проводится в соответствии с Основными положениями о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, утв. Пост. Минтруда и Минюста от 23 октября 1992г. Для проведения аттестации составляются:
Приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации
График проведения аттестации
Отзыв о работе аттестуемого
Протокол заседания аттестационной комиссии
Аттестационный лист
Приказ об утверждении итогов аттестации
Комплекс документов по оформлению служебных командировок
(ст.166-169)
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т -10а). Инициативный документ для издания приказа о командировании, подписывает руководитель СП, утверждает руководитель учреждения. По окончании командировки работник заполняет в служебном задании краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения составляет краткое заключение о выполнении задания и подписывает его. Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом об израсходованных в командировке суммах. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Т-9, Т-9а)
Командировочное удостоверение (Т-10)
Командировочные удостоверения фиксируются в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, куда они командированы. (Приказ Минсоцразвития от 11 сентября 2009 г.)
Комплекс документов по оформлению увольнения (Гл.13. ТК)
Увольнение сотрудника оформляется в случаях прекращения трудового договора. Основанием для прекращения трудового договора может являться истечение его срока, соглашение сторон, инициатива работодателя, инициатива сотрудника.
Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, и произвести с ним окончательный расчет.
Заявление об увольнении (служебная записка, приказ о реорганизации, )
Приказ об увольнении (Т-8, Т-8а)
Записи вносятся в точном соответствии с трудовым кодексом, с ссылкой на статью.
Временное отстранение от работы оформляется приказом в традиционной форме.