2.4. Анализ организационной структуры

Структура ФГУ «ЗКП» по Иркутской области утверждена приказом Роснедвижимости от 15 марта 2007 г. № П/0053 «Об утверждении структуры и штатного расписания». Согласно штатному расписанию в учреждении работает 450 человек.

Возглавляет учреждение директор, который имеет четырех заместителей, в состав учреждения входят двадцать один отдел (см. рисунок 2.1):

1. Отдел информационных технологий.

2. Юридический отдел.

3. Административный отдел.

4. Отдел материально-технического снабжения.

5. Финансово-экономический отдел.

6. Отдел кадров.

7. Отдел по защите гос. тайны и мобилизационной подготовки.

8. Отдел координации и анализа деятельности

9. Отдел по городу Иркутску и Иркутскому району.

10. Отдел приема и отправки документов.

11. Отдел сканирования документов.

12. Отдел ввода данных.

13. Отдел обработки документов № 1.

14. Отдел обработки документов № 2.

15. Отдел контроля обработки информации.

16. Отдел подготовки сведений № 1.

17. Отдел подготовки сведений № 2.

18. Отдел обеспечения ведения кадастра.

19. Отдел ведения архива.

20. Отдел инфраструктуры пространственных данных и обеспечения информационного взаимодействия.

21. Межрайонный отдел.

Из рисунка 1 видно, что существовавшая организационно-управленческая структура учреждения является линейно – функциональной по принципу своего построения с высоким уровнем централизации управления.

Одними из основных функций отелов: информационных технологий, инфраструктуры пространственных данных и обеспечения информационного взаимодействия, координации и анализа деятельности и обеспечения ведения кадастра являются:

• обеспечение защиты конфиденциальной информации в электронном виде от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения при ее передаче, обработке и хранении с использованием вычислительной техники, телекоммуникаций и защиты информации;

• администрирование баз данных, включая организацию доступа пользователей ФГУ «ЗКП» по Иркутской области и Управления Росреестра по Иркутской области к базам данных АИС ГКН, ведение которых предусмотрено в ФГУ «ЗКП» по Иркутской области;

• обеспечение ведения сайта учреждения;

• внедрение, сопровождение и эксплуатация автоматизированной информационной системы, обеспечивающей ведение государственного кадастра недвижимости, в том числе единого государственного реестра объектов капитального строительства (далее - АИС ГКН);

• формирование отчетности ФГУ «ЗКП» по Иркутской области, установленной Росреестром и Управлением Росреестра по Иркутской области;

• обеспечение информационного взаимодействия с органами исполнительной власти, включая налоговые органы, органы исполнительной власти Иркутской области, местного самоуправления и иными органами государственной власти и организациями технической инвентаризации объектов капитального строительства;

• контроль деятельности территориальных подразделений учреждения за соблюдением единого порядка оказания государственных услуг, в том числе за организацией приема документов на кадастровый учет;

• методическое сопровождение ведения государственного кадастра недвижимости, внедрения новых технологий ведения государственного кадастра недвижимости;

• оказание консультационной и информационно-методологической поддержки структурным подразделениям ФГУ «ЗКП» по Иркутской области по порядку ведения государственного кадастра недвижимости;

• контроль за соблюдением последовательности технологических процессов централизованной обработки документов при осуществлении кадастрового учета;

• организация проверки и приема цифровой картографической продукции, создаваемой для целей государственного кадастра недвижимости, в соответствии с установленными требованиями, в том числе ортофотопланов с нанесенной кадастровой информацией;

• организация проверки координатного обеспечения государственного кадастра недвижимости;

• осуществление контроля за правильным отображением в сведениях государственного кадастра недвижимости, а также в геодезических картографических и иных материалах территории и государственной границы Российской Федерации, границ между субъектами Российской Федерации, границ между муниципальными образованиями, а также изменений местности и наименований географических объектов.

Одними из основных функций административного отдела, отдела материально-технического снабжения, финансово-экономического отдела, отдела по защите государственной тайны и мобилизационной подготовки и отдела кадров являются:

• прием, обработка входящей корреспонденции (за исключением документов по государственному учету), полученной всеми видами связи;

• регистрация в Системе электронного документооборота исходящей корреспонденции;

• регистрация в Системе электронного документооборота, в журналах входящей корреспонденции;

• своевременное ознакомление работников ФГУ «ЗКП» по Иркутской области с приказами, распоряжениями директора;

• материально-техническое снабжение ФГУ «ЗКП» по Иркутской области, в том числе малоценными и быстроизнашивающимися предметами: канцелярскими товарами, хозяйственными и моющими средствами, бумагой и т.д.;

• обеспечение охраны труда, в том числе:

• организация работы по разработке и представлению в установленном порядке в Росреестр прогнозных заявок по формированию проектировок основных расходов средств федерального бюджета и средств, полученных от приносящей доход деятельности, определенных законодательством Российской Федерации (далее – внебюджетные средства), на очередной финансовый год;

• составление и представление в установленном порядке бюджетной и статистической отчетности по единой системе данных об имущественном и финансовом положении учреждения и результатах его финансово-хозяйственной деятельности;

• подготовка проектов актов, связанных с поступлением, увольнением, переводом работников ФГУ «ЗКП» по Иркутской области; заключение трудовых договоров, проверка правильности оформления должностных инструкций;

• обеспечение должностного роста работников ФГУ «ЗКП» по Иркутской области;

• формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

• ведение информационной базы данных о кадровом составе ФГУ «ЗКП» по Иркутской области;

• координирование деятельности структурных подразделений по вопросам защиты государственной тайны и контроль за выполнением законодательства Российской Федерации в области защиты государственной тайны;

• ведение учета сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и режимных помещений, ключей от их замков, а также множительной аппаратуры и персональных компьютеров ФГУ «ЗКП» по Иркутской области, предназначенных для обработки секретной информации;

• принятие мер по предотвращению разглашения и утечки сведений, составляющих государственную тайну, при проведении всех видов секретных работ.

Основными функциями юридического отдела являются:

• правовое обеспечение деятельности ФГУ «ЗКП» по Иркутской области;

• правовая экспертиза документов, проектов ответов на обращения, заявления, жалобы физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления;

• оказание правовой помощи структурным подразделениям ФГУ «ЗКП» по Иркутской области по вопросам применения законодательства Российской Федерации;

• подготовка разъяснений для структурных подразделений ФГУ «ЗКП» по Иркутской области по применению соответствующих документов в области имущественных отношений, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

• оформление и предъявление в суды исков по всем основаниям в соответствии с законодательством Российской Федерации;

• защита интересов ФГУ «ЗКП» по Иркутской области в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, а также в других органах, учреждениях, организациях;

• рассмотрение обращений, заявлений и жалоб физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

• анализ судебной практики и подготовка разъяснений, согласованных с Управлением Росреестра по Иркутской области, по ее применению в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Основными функциями отделов приема и отправки документов, сканирования и ведения архивов являются:

• обеспечение документооборота между отделами, взаимодействия с заявителями и структурными подразделениями ФГУ «ЗКП» по Иркутской области, обеспечивающими прием и выдачу документов, и структурными подразделениями учреждения по вопросам осуществления государственного кадастрового учета объектов недвижимости и предоставлении сведений из государственных информационных систем (ГКН, ЕГРОКС);

• прием подготовленных к выдаче документов от структурных подразделений ФГУ «ЗКП» по Иркутской области для их передачи в отделы взаимодействия с заявителями;

• создание библиотеки электронных образов документов;

• передача электронных образов документов средствами автоматизированной системы в структурные подразделения ФГУ «ЗКП» по Иркутской области;

• комплектование и формирование дел;

• ведение учета хранящихся в архиве документов;

• ведение архива кадастровых и учетных дел;

• учет электронных носителей информации и их хранение.

Основными отделами в исполнении задач учреждения являются: отдел обработки документов № 1, отдел обработки документов № 2, отдел подготовки сведений № 1, отдел подготовки сведений № 2, отдел ввода данных, отдел контроля обработки информации являются:

• обработка документов, поступивших для проведения государственного технического учета объектов капитального строительства;

• проверка поступивших документов на комплектность и правильность оформления, на полномочия заявителя, на соответствие законодательству Российской Федерации и сведениям информационных ресурсов (семантическим и пространственным);

• ввод данных в АИС ГКН с бумажных и электронных носителей;

• формирование по итогам обработки документов протоколов проверки и проектов решений;

• верификация данных, при которой производится сверка сведений о земельных участках, внесенных в базу данных АИС ГКН, с документами, хранящимися в архиве в кадастровых делах, и при обнаружении расхождений внесение изменений в базу данных;

• анализ протоколов ошибок, их исправление;

• аннулирование и исключение из государственного кадастра недвижимости имеющих временный характер сведений о земельных участках, в отношении которых не осуществлена государственная регистрация права (либо государственная регистрация аренды);

• обработка документов, поступивших для предоставления сведений из государственного кадастра недвижимости.

Проверка документов, поступивших для предоставления сведений государственного кадастра недвижимости:

- на комплексность и правильность оформления;

- на полномочия заявителя (если запрашиваемые сведения не являются общедоступными).

Принятие решения об отказе в предоставлении сведений из государственного кадастра недвижимости.

Проверка документов, поступивших для предоставления сведений:

-на комплектность и правильность оформления;

-на полномочия заявителя (если запрашиваемые сведения не являются общедоступными);

• принятие решения об отказе в предоставлении сведений Единого государственного реестра объектов капитального строительства;

• формирование и удостоверение сведений Единого государственного реестра объектов капитального строительства для предоставления заинтересованным лицам, органам государственной власти, органам местного самоуправления;

• обработка документов, поступивших для проведения государственного кадастрового учета земельных участков, ввод данных в АИС ГКН с бумажных и электронных носителей, определение кадастровой стоимости земельных участков, проверка поступивших документов на комплектность и правильность оформления, на полномочия заявителя, на соответствие законодательству Российской Федерации и сведениям информационных ресурсов (семантическим и пространственным);

• принятие решения об осуществлении кадастрового учета, приостановлении либо отказе в осуществлении кадастрового учета, о внесении сведений о ранее учтенном земельном участке, об исправлении технических ошибок и необходимости устранения кадастровых ошибок в сведениях государственного кадастра недвижимости, о снятии с кадастрового учета, внесение в АИС ГКН сведений о принятом решении, присвоение кадастрового номера.

После рассмотрения структуры управления учреждения и основных функций отделов можно сделать вывод: что при такой структуре управления производством все подразделения выполняют четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса. По сути, это - конвейер, и каждое подразделение четко знает свою роль в функционировании этого конвейера.