Графік документообігу малого підприємства

Назва документу	Створення			Перевірка		Обробка		Передача до арх.
	К-сть екз.	відповідальні		Строк	Вико- навець	Виконавець	Строк	Вико- навець	Строк
		За виписку	За оформл.
1	2	3	4	6	7	11	12	13	14
Табель обліку використання робочого часу	1	касир	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалте рія	бухгалте рія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Особовий рахунок	1	касир	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалте рія	бухгалте рія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Розрахункова відомість по зарплаті	1	касир	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалте рія	бухгалте рія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Акти на списання	1	Економіст-бухгалтер	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалте рія	бухгалте рія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Акт переробки	1	Економіст -бухгалтер	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалтерія	Бухгалтерія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Особовий рахунок	Відп до кількості працюючих	Касир	Бухгалтерія	Щомісяч-но	бухгалте рія	Бухгалтерія	щомісячно	Бухг.	В кінці року
Накладна або видаткова накладна	1	Економіст -бухгалтер	Бухгалтерія склад	У день відпуску матеріал.	бухгалте рія	Бухгалтерія	щодня	Бухг.	В кінці року

Аналіз організації документообігу підприємствах доводить, що сьогодні не всі необхідні для забезпечення належної ефективної системи документообігу елементи впроваджені. Значна кількість підприємств мають недосконалий графік документообігу, і відповідно, недосконалу організаційну структуру підприємства - немає в достатньому обсязі опису структури документально формалізованого підприємства а отже, схеми існуючих інформаційних потоків.

Основними проблемами, які виникають на даний час при веденні документообігу є наступні:

• відсутність працівників, що мають достатній рівень кваліфікації для забезпечення ведення документообігу;

• необхідність отримання додаткових знань по веденню документообігу керівництвом підприємств;

• недостатність інформаційного забезпечення;

• порівняння показників поточного року з відповідними показниками минулого;

• відсутність програмного забезпечення;

• документування операцій за допомогою електронної системи обробки інформації;

• використання галузевої специфіки при організації документообігу;

• економічне обґрунтування управлінських рішень;

• недосконалість організаційної структури підприємств;

• сприяння контролю розвитку і поглиблення самостійності підприємств;

• надання ефективних підлеглим роз’яснень з прийнятих рішень апаратом управління;

• перевірка доцільності наявних внутрішніх організаційних документів;

• сприяння контролю збереження державної, колективної і приватної власності;

• організація системи внутрішнього контролю за критеріями дієвості, економічності, безперервності, планового характеру.

Ці проблеми обумовлені загальними недоліками відповідно методологічного та методичного забезпечення. Перехід до нових умов господарювання зробив наявні підходи застарілими, а нові підходи, які б відповідали реформованій економіці, розроблені не в повній мірі.

Для пошуку оптимальних шляхів вирішення цих проблем та покращення прийняття управлінських рішень слід вжити такі заходи:

• оптимізувати документообіг на підприємстві;

• створити документальні форми для аналізу взаємозв’язку витрат, обсягів реалізації і прибутку;

• розробити варіанти оптимізації документообігу;

• розробити форми для автоматизованого збору інформації;

• удосконалити форми для планування діяльності;

• впровадити системи короткострокового та перспективного бюджетування ^18;19.

Питання, пов’язані з організацією документообігу на підприємстві, завжди будуть актуальними. Складання бухгалтерських документів як письмових підтверджень фактів здійснення господарських операцій є досить трудомістким етапом бухгалтерської служби суб’єктів господарювання.

Основним документом, що регулює ведення документообігу на підприємстві, є графік документообігу - схеми руху документів від моменту їх створення (отримання) до передачі в архів. Метою складання графіку є раціоналізація документообігу. Пункт 5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку визначає можливість створення даного документу, коротко визначає його призначення та загальні правила створення. Але його наявність на підприємстві не обов’язкова, адже графік документообігу є внутрішнім документом, а, як відомо, керівник самостійно визначає, які внутрішні документи повинні створюватись.

Для визначення необхідності створення графіку документообігу необхідно проаналізувати його переваги та недоліки. До основних переваг відноситься:

• окреслення функціональних обов’язків кожного працівника;

• визначення чіткого маршруту руху документів,

• сприяння налагодженню взаємозв’язку між різними підрозділами підприємства;

• регламентація термінів роботи з документами;

• сприяння вчасному відображенню господарських операцій в бухгалтерському обліку;

• визначення відповідальних осіб за кожен вид роботи з документами;

• сприяння оперативній обробці документів та своєчасному наданню інформації керівництву для прийняття управлінських рішень.

Наявність та дотримання графіку документообігу сприяє поліпшенню облікової роботи та посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку.

Раціональна організація документообігу забезпечує керівництво підприємства своєчасною, повною та достовірною інформацією, що сприяє оперативному прийняттю обґрунтованих рішень, допомагає визначити досягнення поставлених цілей, вчасно вносити коригування, також є способом оптимізації процесу управління підприємством. В результаті, зазначене позитивно впливає на рівень отриманого прибутку підприємства та підвищення його конкурентоспроможності.

Аналізуючи стан документування та документообігу в бухгалтерському обліку на сучасному етапі, можна виділити декілька основних моментів, що потребують досліджень та регламентування на державному рівні:

• трактування термінів: документ, бухгалтерський документ, первинний документ, документація, первинний облік, документування господарських операцій;

• визначення та розробка основних напрямів вдосконалення процесів організації первинного обліку на основі принципу: мінімум документів – максимум корисної інформації;

• надання підприємствам можливості самостійно стандартизувати документування;

• регламентація необхідності складання графіку документообігу тощо.

Актуальними завданнями автоматизації облікової інформації підприємства на сучасному етапі є:

• розробка інформаційних технологій відповідно до розмірів підприємства та галузі діяльності;

• створення єдиної інформаційної мережі підприємства з можливістю її розширення в процесі експлуатації інформаційної технології;

• розробка інформаційних систем, що дозволяють гнучке налагодження принципів автоматизації облікової інформації в залежності від індивідуальних потреб підприємства;

• забезпечення можливості налагодження функціональності інформаційної системи користувачем з використанням інструментів, що не вимагають глибоких знань програмування.

Актуальними завданнями автоматизації облікової інформації підприємства на сучасному етапі є:

• розробка інформаційних технологій відповідно до розмірів підприємства та галузі діяльності;

• створення єдиної інформаційної мережі підприємства з можливістю її розширення в процесі експлуатації інформаційної технології;

• розробка інформаційних систем, що дозволяють гнучке налагодження принципів автоматизації облікової інформації в залежності від індивідуальних потреб підприємства;

• забезпечення можливості налагодження функціональності інформаційної системи користувачем з використанням інструментів, що не вимагають глибоких знань програмування.

Функціональні можливості сучасних інформаційних систем повинні забезпечувати користувачу підключати власні типи документів та розробляти їх шаблони для друку. Така необхідність викликана потребою формування специфічних внутрішніх документів чи звітів, які не входять у стандартну комплектацію інформаційної технології.

Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведено в таблиці 5.

Таблиця 5