Вопрос 2.2. Организация деятельности подразделения по защите информации

Организация защиты информации – это процесс создания такой структуры подразделения по защите информации, которая дает возможность сотрудникам подразделения эффективно работать вместе для достижения целей защиты информации.

Основными задачами организации такой деятельности являются:

формирование структуры подразделения по защите информации исходя из размера организации (предприятия), её целей, рода деятельности, используемой технологии, количества сотрудников и других факторов;

обеспечение деятельности подразделения по защите информации ресурсами (человеческими, финансовыми, материальными, информационными).

Функция организации деятельности подразделения защиты информациизаключается в создании необходимых условий для достижения поставленных целей защиты информации в организации (на предприятии).

Основным показателем высокой организации управления подразделением по защите информации – быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.

Этапыфункцииорганизации деятельности подразделения по защите информации

Для лучшего понимания сущности функции организации ее следует разбить на несколько этапов,из которых можно выделить два основных этапа функции организации.

1. Построение организационной структуры подразделения по защите информации. На этом этапе происходит деление подразделения в соответствии с решаемыми задачами, определяются задачи и функции выделенных подразделений.

2. Установление взаимоотношений полномочий, которые связывают руководителя подразделения с нижестоящими уровнями управления и сотрудниками и обеспечивают возможность распределения и координации задач, т.е. делегирование полномочий.

Для более детального описания функции организации деятельности по защите информации в ней следует выделить три этапа.

1. Построение организационной структуры: выделение подразделений по защите информации, определение их состава, задач и функций.

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей. Здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений по защите информации и отдельных лиц. Это достигается путем разработки положений о структурных подразделениях и инструкций, определяющих внутренний порядок, границы деятельности каждого подразделения и сотрудника подразделения.

Предусматривается персональная ответственность должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления. С помощью инструктирования создаются условия для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления. Задачами инструктирования являются знакомство с условиями выполняемых работ по защите информации; обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти задачи реализуются как посредством инструкций (должностных, рабочих), так и с помощью методических указаний. На этом этапе разрабатываются также нормы, правила действия и взаимодействия подразделений и служб. Таким образом, второй этап - это предусмотрение взаимоотношений в подразделении(как горизонтальных, так и вертикальных).

3. Обеспечение этих взаимоотношений - распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Перед управляющей и управляемой системами ставятся конкретные задачи обеспечения технического, организационного и экономического регулирования процесса производства, предупреждаются отклонения, восстанавливаются ранее предусмотренные параметры. Этот этап тесно связан с функцией контроля (третий этап контроля – принятие необходимых корректирующих действий). Однако регулирование в рамках функции организации имеет скорее превентивный (предупреждающий) характер, в рамках же функции контроля – это реакция на отклонение. Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Опыт показывает, что чем больше внимания уделяется регламентированию, нормированию и инструктированию (второй этап функции организации), тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.

Принципыосуществления функцииорганизациидеятельности подразделения по защите информации

Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функции организации:

1. неразрывная связь с целями организации, определяемыми в ходе планирования;

2. поручение различных задач сотрудникам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

3. координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), т.е. каждый член группы должен знать, что он должен делать, фоки выполнения работ и кто им руководит (управляет);

4. единство цели – каждое подразделение и конкретный сотрудник подразделения должны работать на общую цель, т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации;

5. использование эффективных норм управляемости.

Делегирование полномочий как важная составная часть функции организации подразделения по защите информации

Выиграл сражение не тот, кто дал хороший совет, а тот, кто взял на себя ответственность за его выполнение и приказал выполнить.

Наполеон Бонапарт

Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления является делегирование полномочий.

Делегирование означает передачу задач и полномочий сверху вниз лицу или группе, которые принимают на себя ответственность за их выполнение. Делегирование – акт, превращающий сотрудника в руководителя.

Цели делегирования:

разгрузить вышестоящих руководителей, освободить их от текущей рутинной работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления;

повысить дееспособность нижестоящих звеньев;

активизировать «человеческий фактор», как можно больше вовлечь и заинтересовать сотрудников.

При этом необходим такой объем и масштаб делегируемых полномочий, который способствует профессиональному росту сотрудников, мотивирует их, обеспечивает удовлетворенность содержанием труда. Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов и прежде всего от возможностей реализации делегируемых полномочий данным работником; соответствия передаваемых работнику полномочий характеру принимаемых им задач.

Процесс делегирования полномочий включает следующие этапы:

поручение сотрудникам индивидуальных конкретных заданий;

предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;

формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

К числу основных принципов рационального делегирования в управлении относятся:

единоначалие – сотрудник получает задания и отвечает за их выполнение перед одним начальником;

соответствие – состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника;

координация – состав полномочий должен динамично корректироваться в соответствии с новыми заданиями сотрудника;

достаточность – масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника;

мотивированность – расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты, влияния или лидерства.

Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.

Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение. При делегировании полномочий ответственность не делегируется, не снимается с самого руководителя, хотя и распространяется на подчиненного.

Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

Полномочия являются именно ограниченным правом, так как имеют пределы, определяемые правилами, должностными инструкциями. Сотрудник, выходящий за рамки этих правил, превышает свои полномочия. Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления. Но даже полномочия высшего руководства ограничены законами, культурными ценностями общества.

Полномочия бывают следующих типов: линейные и штабные.

Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.

Штабные полномочия – это право советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

Штабные полномочия бывают четырех видов:

рекомендательные;

обязательного согласования;

параллельные;

функциональные.

Рекомендательные полномочияштабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства.

Обязательное согласованиеобеспечивает расширение рекомендательных полномочий и обязывает линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом.

Параллельные полномочияпредставляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства.

Функциональные полномочияозначают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловливает формирование специального штабного (административного) аппарата в организациях. В связи с различными полномочиями выделяют следующие основные разновидности административного аппарата:

консультативный;

обслуживающий;

личный.

Консультативный аппарат формируется на временной илипостоянной основе из специалистов определенного профиля, в обязанности которых входит консультирование линейного руководства по проблемам, требующим специальной подготовки (правовые проблемы, новейшая или специальная технология, обучение и повышение квалификации персонала и др.).

Обслуживающий аппарат наряду с консультативными функциями выполняет обслуживающие функции. К областям, в которых находит применение обслуживающий аппарат, относятся маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение и др.

Личный аппарат – это разновидность обслуживающего аппарата, формируемого из секретарей и помощников руководителя. Хотя в организациях сотрудники личного аппарата не имеют формальных полномочий, они могут обладать большой властью.

Делегирование полномочий тесно связано с понятиями «централизация» и «децентрализация»

На практике часто эффективная реализация делегирования затруднена. Причинами этого могут быть как руководители, так и подчиненные. Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по существу причины: создать систему стимулирования, контроля, обучения, информирования, обеспечить необходимыми ресурсами и т.п.