А) Создание списка сотрудников в Excel

На основе произвольной информации создадим список, содержащий данные о сотрудниках авиапредприятия. Для каждого сотрудника создадим отдельную запись (строку в таблице). Запись будет содержать значения в следующих полях (столбцах): Отдел, Должность, Фамилия, Оклад, Табельный номер. (рис 3)

Рис.3 Список сотрудников, созданный в Excel

С помощью команды ФОРМАТ ЯЧЕЕК определим полям (столбцам) следующие форматы: «Отдел», «Должность», «Фамилия» - текстовый; «Оклад» - числовой, с разделителем групп разрядов, два десятичных знака после запятой; «Табельный номер» - текстовый. Данные в поле «Табельный номер» уникальные (не повторяются), т.е. однозначно идентифицированы каждого сотрудника фирмы.

Б) Импорт списка сотрудников в Access

Импортируем созданную нами таблицу Excel в предварительно созданную базу данных Access с помощью команды Импорт таблиц.

Рис.4 и 5. Окно базы данных и окно создания новой таблицы.

В) В Режиме Таблица создала таблицу КОНТАКТЫ, которая содержит следующие поля:

Табельный номер	Домашний адрес	Домашний телефон

Информацию о Табельных номерах мы возьмем из имеющейся таблицы Сотрудники, а остальную информацию зададим произвольно.

В режиме Конструктор для назначения ключевого поля в созданной таблице выполним следующие шаги:

- выделим строку «Табельный номер» и щелкнем на кнопке с изображением ключа на панели инструментов. Обратим внимание на тип данных ключевого поля – он должен быть текстовым. В таблице «Свойства поля» (в нижней части окна) зададим размер поля 255.

Рис.6. Таблица КОНТАКТЫ, открытая в режиме Конструктор

Г) В Режиме Таблица создала также таблицу ОТДЕЛЫ, которая содержит следующие поля:

Отдел

Рабочий телефон

При вводе данных в таблицу ОТДЕЛЫ названия отделов мы возмем из таблицы «Сотрудники. xls», а номера телефонов зададим произвольно.

(Рис.7)

4. Создать схему связей между таблицами базы данных персонал.

Связь между таблицами определяет отношение подчиненности, при котором одна таблица является главной (или родительской), а вторая – подчиненной (или дочерней). В данной задаче при связывании таблиц ФИО и КОНТАКТЫ главной будет таблица ФИО, подчиненной – таблица КОНТАКТЫ, а при связывании таблиц ФИО и ОТДЕЛЫ главной будет таблица ОТДЕЛЫ, подчиненной – таблица ФИО. Таблицы КОНТАКТЫ и ОТДЕЛЫ между собой не связаны.

Для создания связей необходимо установить соответствие величин одной таблицы величинам из другой таблицы. Связи устанавливаются через определенные пользователем ключевые поля. Обычно связывают ключевое поле родительской таблицы с соответствующим ему полем дочерней таблицы. В таблицах ФИО и КОНТАКТЫ ключом является поле «Табельный номер». По значению ключа записям из таблицы ФИО могут быть поставлены в соответствие записи из таблицы КОНТАКТЫ. Схема базы данных позволяет Access автоматически использовать связи данных при конструировании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц.

- поместим таблицы КОНТАКТЫ, ФИО и ОТДЕЛЫ в окно Схема данных;

- устанавливая связь между таблицами ФИО и КОНТАКТЫ, в таблице ФИО выделим поле «Табельный номер» и перетащим его на соответствующее поле таблицы КОНТАКТЫ с помощью мыши;

- открывается окно Изменение связей. В левой части окна указано связываемое поле «Табельный номер» родительской таблицы ФИО, в правой - связываемое поле «Табельный номер» дочерней таблицы КОНТАКТЫ. При необходимости поля можно изменить, щелкнув по стрелке прокрутки и затем выбрав желаемое значение;

- установим флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей;

- нажимая кнопку Создать, будет создана связь типа «один к одному» (1:1).

Рис.8 Окно создания схемы данных.

Установим связь между таблицами ОТДЕЛЫ и ФИО аналогичным способом. Будет установлена связь один ко многим:

Рис.9 и 10. Окно, используемое для создания связей между таблицами.