2.3. Основные приемы работы с документами

Открытие документа

Чтобы открыть существующий документ, используется команда Открыть меню Файл или нужно нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Открытие документа укажите путь к документу в строке Папка и имя документа в строке Имя файла, а затем нажмите кнопку Открыть (либо дважды щелкните на его имени левой кнопкой мыши).

Перемещение по документу.

Для перемещения по документу можно использовать полосы прокрутки. Чтобы переместиться в нужном направлении, щелкните на бегунке и перемещайте его, не отпуская кнопки мыши. Если щелкать на кнопках прокрутки, то текст будет прокручиваться определенное расстояние. Щелкая на самой полосе, можно листать документ по страницам экрана (над и под бегунком в случае вертикальной полосы прокрутки). Если щелкнуть на бегунке и перетащить его, удерживая нажатой кнопку мыши, появится маленькое окошко с указанием номера страницы, на которую вы перейдете, отпустив кнопку мыши. Если необходимо перейти на определенную страницу документа, нажмите F5 и в появившемся окне введите номер страницы. Кроме того, для перемещения по тексту можно использовать приведенные в таблице клавиши и их комбинации.

Комбинации клавиш	Перемещение курсора
Ctrl+↑	на один абзац вверх
Ctrl+↓	на один абзац вниз
Ctrl+←	на одно слово влево
Ctrl+→	на одно слово вправо
PgUp	на одну страницу вверх
PgDn	на одну страницу вниз
Home	в начало текущей строки
Ctrl+Home	в начало документа
End	в конец текущей строки
Ctr+End	в конец документа

Режим просмотра (редактирования) документа.

Редактировать документ можно в одном из пяти режимов просмотра: обычный, электронного документа, разметки страницы, структуры и главного документа. Режим выбирается из меню Вид или кнопками в левом нижнем углу окна редактора.

Для изменения структуры документа используйте режим структуры. В этом режиме можно просматривать весь документ или основные его заголовки. Данный режим позволяет перемещать целые фрагменты текста на большие расстояния и менять порядок следования разделов документа.

В режиме разметки страницы документ отображается в том виде, в каком он будет выведен на печать, оставаясь при этом доступным для редактирования.

Для работы с «большими» документами используется режим главного документа. В этом режиме один главный документ можно разбить на несколько «маленьких», с которыми легче работать.

Параметры режимов просмотра можно изменять, используя Параметры меню Сервис.

Выделение текста.

Для выделения текста с помощью мыши щелкните левой кнопкой мыши в начале фрагмента выделения и, удерживая её, перетащите указатель в конец фрагмента. Ниже перечислены способы выделения текста.

• Для выделения слова дважды щелкните на нем. Чтобы выделить несколько слов, расположенных друг за другом, после второго щелчка не отпускайте кнопку и перетащите ее указатель

• Для выделения всей строки переместите указатель к её началу и щелкните один раз.

• Для выделения целого предложения щелкните в любом его месте, удерживая клавишу Ctrl.

• Для выделения всего абзаца щелкните на нём трижды.

• Для выделения всего документа нажмите Ctrl+А.

• Для выделения значительной части документа щелкните в её начале, затем переместите в конец части текста и вновь щелкните левой кнопкой мыши, удерживая клавишу Shift.

Перемещение и копирование текста.

Для перемещения текста без помощи буфера можно воспользоваться технологией перетащить и отпустить (выделите фрагмент, щелкните на нем и, не отпуская мышь, перетащите его на нужное место). Если вы хотите перенести блок текста без буфера обмена, выделите фрагмент, щелкните на нем, и перетащите его в нужное место, удерживая кнопку Ctrl. При перемещении текста при помощи буфера обмена используются команды Вырезать, Копировать, Вставить меню Правка или соответствующие кнопки панели инструментов.

Поиск и замена фрагментов текста.

Для поиска и замены фрагментов текста используются команды Найти и Заменить в меню Правка или комбинации клавиш Сtrl+F и Сtrl+Н. Искать можно не только фрагменты текста, но и специальные символы (табуляции, маркеры абзаца, символы новой строки).

Проверка грамматики и орфографии.

Текстовый редактор Word обладает возможностью проверки набранного текста на наличие в нем грамматических и орфографических ошибок. Одной из составных частей проверки грамматики является проверка выделенного фрагмента или всего документа. Если ошибка найдена, Word предлагает несколько способов ее исправления. Можно исправить ошибку в соответствии с этим предложением или сделать это, исходя из собственных соображений. Для проверки орфографии и грамматики используется основной словарь и словарь пользователя – файл Custom.dic. Для проверки правописания вызовите команду Правописание меню Сервис или нажмите клавишу F7.

Форматирование документов.

Существует три уровня форматирования документов.

На уровне символов можно изменять их шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание, эффекты, межсимвольные интервалы, смещение, а также включать эффекты буквицы и анимации. Для получения перечисленных возможностей используется команда Шрифт меню Формат.

На уровне форматирования абзацев регулируются отступы и интервалы, что позволяет изменять положение текста на странице и настраивать межстрочный интервал. При этом можно увеличивать или уменьшать расстояние между абзацами и включать режим обрамления абзацев. Для использования перечисленных возможностей используется команда Шрифт (Абзац) меню Формат. Эта команда позволяет включать следующие режимы форматирования абзацев:

• Запрет висячих строк, т.е. запрещает при разбиении текста на страницы разрывать абзац так, чтобы одна из его строк оставалась внизу (вверху) страницы, в то время как остальной абзац находится на другой странице.

• Не разрывать абзацы, т.е. запрещает перенос части абзаца на другую страницу.

• Не отрывать от следующего, т.е. требует, чтобы данный и следующий абзацы находились на одной странице.

• С новой страницы, т.е. осуществляет автоматическую вставку разрыва страницы перед абзацем.

• Запретить нумерацию строк, т.е. исключает строки абзаца из нумерованного списка.

• Запретить автоматический перенос слов, т.е. отменяет перенос слов в абзаце.

Третий уровень связан с форматированием страниц документа и включает в себя изменение размеров полей бумаги, а также установление источника её подачи при печати. Настройка перечисленных режимов форматирования осуществляется выбором соответствующих характеристик на вкладках диалогового окна Параметры страницы, активизируемого аналогичной командой из меню Файл.

Существует также дополнительный уровень форматирования документов, связанный с понятием разделов. Раздел – это часть документа, форматирование которого не зависит от параметров форматирования других разделов. Для форматирования раздела выделите нужный текст, и в меню Файл выберите команду Параметры страницы, а в открывшемся диалоговом окне вкладку Макет. Здесь вам предстоит определить границы разделов, колонтитулов, а также способ вертикального выравнивания текста.

Предварительный просмотр и печать документов.

По умолчанию Word выполняет печать документов в фоновом режиме, т.е. создает для печати на диске их образы, которые затем образы отправляются на принтер. Чтобы печать выполнялась в фоновом режиме, воспользуйтесь командой Сервис → Параметры, во вкладке Печать появившегося диалогового окна установите флажок Фоновая печать и щелкните на кнопке ОК. Предварительный просмотр предназначен для представления документа в том виде, в котором он будет выведен на печать. Для перехода в режим предварительного просмотра выберите команду Предварительный просмотр из меню Файл или кнопку Предварительный просмотр панели инструментов. Вывод документа на печать осуществляет команда Печать из меню Файл.

Оформление текста с помощью колонок.

1 ) Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки . В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.

2) На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину.

3) Если несколько столбцов текста целиком размещаются на одной странице, можно сделать так, чтобы колонки имели одинаковую длину. Для это надо дать команду Вставка → Разрыв, установить переключатель На текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.

4) Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетворителен, то следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат → Колонки.

5) На панели Тип этого диалогового окна приведены стандартные варианты размещения колонок. Кроме того, число колонок можно задать с помощью счетчика. В этом случае на панели Ширина и промежуток задают размеры колонок и расстояние между колонками.

6) Если установить флажок Колонки одинаковой ширины, то все колонки и все интервалы между ними будут иметь одну и ту же ширину.

7. Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы друг от друга вертикальной линией.

8. Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы. Доступные варианты зависят от того, был ли предварительно выделен фрагмент текста.

9. Если установить флажок Новая колонка, то последующий текст документа располагается в начале нового столбца.

Оформление текста с помощью таблицы.

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках.

Форматирование абзаца	Сочетание клавиш	Комментарий
Увеличение левого отступа абзаца	Ctrl+M	Отступ перемещается к следующей позиции табуляции
Уменьшение левого отступа абзаца	Ctrl+Shift+M	Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек (создать таблицу, изображенную выше, с использованием символов табуляции было бы довольно сложно). Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Вставка таблицы в документ.

Ч тобы создать таблицу в том месте, где находится курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таб-

лице. Новая таблица состоит из строк и столбцов с пустыми

ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки.

Если их не видно, включите опцию Сетка в меню Таблица. Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Ввод текста в таблицу.

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и наберите его точно так же, как в обычном абзаце. Для редактирования и форматирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтесь клавишами со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое –клавиша Таb. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш Shift+Tab. Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатием клавиши Таb добавляется в таблице новая строка.

Вставка и удаление столбцов и ячеек.

Перед тем, как вставлять и удалять строки, столбцы или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть таблицы.

Добавление целых строк или столбцов в таблице происходит так:

чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки столько столбцов, сколько вы собираетесь вставить. Нажмите кнопку Вставить строки или Вставить столбцы на стандартной панели инструментов .

Для вставки в таблицу используется всего одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки. Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц. Чтобы удалить из таблицы строки, столбцы или ячейки, достаточно выделить их и выполнить команду Удалить строки, Удалить столбцы или Удалить ячейки в меню Таблица. Чтобы удалить содержимое строк, столбцов или ячеек, но оставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу Del.

Регулировка размера ячеек.

Ширина столбца в таблице изменяется перетаскиванием линий сетки. Для регулировки ширины одной или нескольких ячеек столбца (а не всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном столбце могут находиться ячейки разной ширины. Обратите внимание, что при перетаскивании крайней левой линии сетки изменяется отступ, отделяющий выделенные строки таблицы от левого поля документа.

Word автоматически перетаскивает высоту строки таблицы под высоту содержащегося в них текста. Однако можно назначить строке минимальное или точное значение высоты командой Высота и ширина ячейки в меню Таблица. Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

Перемещение и копирование строк, столбцов и ячеек.

Чтобы переместить на новое место в таблице целые строки или столбцы, выделите их и мышью перетащите на новое место. Строки или колонки исчезают и появляются на новом месте. Чтобы строки и копировались и перемещались, удерживайте нажатой во время перетаскивания клавишу Ctrl.

Чтобы перемещать содержимое ячеек таблицы, выделите ячейки и перетащите их в другое место. Word удаляет содержимое выделенных ячеек (оставляя их пустыми) и вставляет его в принимающие ячейки, уничтожая то, что в них было раньше. Чтобы скопировать содержимое ячейки, удерживайте при перетаскивании клавишу Ctrl. Обратите внимание на то, что для перемещения или копирования содержимого ячеек не следует включать в выделенный фрагмент целые столбцы. В выделенный фрагмент могут входить все ячейки строки, но маркеры концов строк должны оставаться вне выделения.

Использование команд меню Таблица.

Выше было описано использование стандартной панели инструментов, мыши и контекстных меню при работе с таблицами. Обычно эти интерактивные методы оказываются самыми быстрыми и удобными. Меню Таблица открывает альтернативные возможности для вставки и изменения таблиц; кроме того, оно позволяет выполнить некоторые дополнительные операции, которые невозможны при использовании интерактивных приемов. В таблице указано назначение команд меню:

Команды меню	Описание
Нарисовать таблицу	Создание новой таблицы рисованием
Добавить	Добавление таблицы, строк столбцов или ячеек
Удалить	Удаление таблицы, выделенных столбцов, строк, ячеек, в которых находиться курсор
Выделить	Выделение строки, столбца, ячеек или таблицы целиком
Объединить ячейки	Объединение нескольких выделенных ячеек в одну, при этом все данные также объединяются
Разбить ячейки	Разбиение выделенных ячеек на заданное число строк и столбцов
Разбить таблицу	Разбить таблицы на две
Автоформат	Автоматическое форматирование таблицы. В списке представлены различные стили оформления таблицы
Автоподбор	Автоматическая настройка ширины и высоты столбцов
Заголовки	Использование выделенной строки в качестве заголовка таблицы, который при печати будет выводиться на каждой странице, если таблица располагается на нескольких листах
Преобразовать	Преобразование таблицы в текст или наоборот
Сортировка	Упорядочивание данных в выделенных строках или в списке по алфавиту, величине или дате
Формула	Выполнение математических операций в формуле
Отображать сетку	Команда позволяет включать и отключать отображение сетки из точечных линий
Свойства таблицы	Задание различных параметров таблицы

Таблица Word – это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Она позволяет вводить данные, форматировать их по своему усмотрению, задавать формулы в ячейках, а также сортировать информацию. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных, необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.