1 Устройство Access 2007

1.1Вход в Access 2007

Вход в программу Access 2007 и выход из неё происходит точно так же, как и для других Windows программ, но ввиду важности вопроса – повторим. Делается это следующим порядком:

1. Включить питание компьютера кнопкой POWER на системном блоке.

2. Немного подождать. Через некоторое время на экране возникнет диалоговое окно Операционная система Windows (рис.1.1). После чего необходимо нажать сочетание клавиш на клавиатуре {Ctrl + Alt + Delete}, о чем дана инструкция в этом окне.

Рис. 1.1 Диалоговое окно Операционная система Windows

3. После нажатия сочетания клавиш {Ctrl + Alt + Delete} появится диалоговое окно Вход в Widows. В строке Пользователь вводится имя под которым вы будете работать в сети (назначается преподавателем), например z1. В следующей строке Пароль надо ввести с клавиатуры пароль, соответствующий имени пользователя (назначается преподавателем). Вместо букв и цифр в этой строчке компьютер ставит жирные точки •. В строке Вход в вводится домен Student. Пример заполнения окна Вход в Widows на рисунке 1.2. После заполнения строк диалогового окна надо щёлкнуть по кнопке [ОК]. Появится рабочий стол Windows, а в нём группа рисунков – значков.

Рис. 1.2 Диалоговое окно Вход в Widows

4. Проще всего вызвать окно Access 2007, щёлкнув мышью по значку Access с рисунком ключика – на рабочем столе системы Windows или через кнопку [Пуск] выбрать Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007.

5. На экране возникнет окно Access 2007 (рис. 1.3).

Рис. 1.3 Окно программы Access 2007 сразу после его открытия

1.2Выход из Access 2007 и Windows

Чтобы выйти из Access 2007, надо щёлкнуть мышью по кнопке – Закрыть в правом верхнем углу экрана.

Когда окно Access 2007 исчезнет, то прежде чем выключить компьютер, надо правильно завершить работу в Windows. Для завершения работы щелкните по кнопке [Пуск] в левом нижнем углу экрана. Выберите Завершение работы. Возникнет диалоговое окно Завершение работы Windows. В нём надо убедиться, что в окошке Выберите желаемое действие стоит Завершение работы. Если это не так, надо из списка в этом окошке выбрать Завершение работы (список открывается щелчком мыши по кнопке ). Щелкнуть по кнопке [OK]. После этого компьютер выключиться самостоятельно.

1.3 Рабочее окно Access 2007

Окно Access 2007 сразу после его открытия изображено на рисунке 1.3. Оно похоже на окна других программ Windows. В этом окне можно выбрать вариант работы с базой либо создать новую базу данных, либо открыть одну из существующих. Мы будем использовать существующие базы данных – те, которые заданы для выполнения лабораторной и контрольной работы. Нужная база данных может находиться в списке Открыть последнюю базу данных (справа в окне Access 2007, рисунок 1.3). После щелчка по названию базы она появится в окне программы.

Если нужной базы данных в списке Открыть последнюю базу данных нет, то надо щелкнуть по надписи Другие…. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (рис. 1.4). Через него можно найти и открыть нужный файл непосредственно по адресу его хранения. Подробнее об этом можно прочитать в пункте 1.4. После щелчка по кнопке [Открыть] появится окно выбранной вами базы, например, База53: база данных, как на рисунке 1.5.

Рис. 1.4 Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Рассмотрим рисунок 1.5 сверху вниз. В самой верхней его строке находится заголовок программы, кнопка Office и панель быстрого доступа. Под заголовком расположена инструментальная лента с различными командными вкладками. Количество командных вкладок и их назначение может различаться в зависимости от того с каким объектом ведется работа в настоящий момент. На рис.1.5 отображается вкладка Режим таблицы, так как открыт объект таблица Заказы. С помощью инструментальной ленты и командных вкладок на ней можно исполнить любую команду Access 2007.

Рис. 1.5. Рабочее окно программы Access c базой данных База53 и открытой таблицей Заказы

Рисунки на командных вкладках выполняют функции кнопок, подающих команды от щелчка мышью. Кнопки распределены на вкладках в группах. Например, на рисунке 1.5 на открытой командной вкладке Главная можно увидеть следующие группы: Режим, Буфер обмена, Шрифт, Текст RTF, Записи и др.

Внутри окна программы во время работы можно открывать окна объектов базы данных, с которой ведется работа. На рисунке 1.5 окно объекта – таблицы Заказы.

Область переходов появляется сразу после открытия файла базы данных (слева под инструментальной лентой, рисунок 1.5). В нём после надписи Все объекты Access имеется перечень для выбора объектов базы данных. В нашем примере отображены только объекты Таблицы базы данных База53, так как других объектов в базе пока нет. Из таблиц базы данных выбрана таблица Заказы. Именно она и видна на экране.

Окно объекта (в нашем примере – таблицы Заказы) содержит только кнопку закрытия и полосы прокрутки. Кроме этих обычных атрибутов, окно объекта имеет органы управления записями (строками таблицы) в базе данных. На рисунке 1.5 они показаны внизу окна таблицы (первая запись, предыдущая запись, следующая запись, последняя запись, новая (пустая) запись).