36. Контроль за выполнением учетных работ в ксбу

В условиях стремительного роста объемов информации на всех уровнях управления стоит вопрос об обеспечении компьютерной обработки контрольной информации. Это связано, прежде всего, с увеличением количества объектов контроля расширением круга вопросов в связи с осложнением хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, использование контрольной информации для анализа состояния предприятия также требует расширение количества показателей, их детализации. Однако, своевременное складывание годовых группирований за разными показателями и с разной степенью детализации для совершения анализа почти невозможное в условиях ручной работы.

При компьютеризации существенно изменяется ряд контрольных функций, которые раньше выполнялись бухгалтерами только вручную. Информационная система обеспечивает беспрерывный контроль как складывания документов, так и текущих учетных записал. Это обусловлен тем, что грамотно построенная компьютерная система бухгалтерского учета (а еще лучшее - компьютерная система управления предприятием) обязательно имеет свою структуру и встроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности ошибок как через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера, так и через намеренный вред.

Контрольные функции являются такими, которые тяжелейшее автоматизировать. Самая по себе компьютеризация учета не может устранить утаивания краж и злоупотреблений через неправильное перенесение на электронные носители реквизитов, указанных в документах, введение фальсифицированных документов и т.п.. Компьютер всегда одинаково оценивает ситуацию и процесс, поэтому вероятность ошибок контроля в условиях применения компьютеров значительно низшая. Итак, компьютерная программа обеспечивает лишь беспристрастность и точность контроля.

39. Назначение справочников 1C Справочник является списком возможных значений того или иного реквизита. Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации.Например, для того, чтобы покупатель, продавец, кладовщик, директор понимали, о каком товаре идет речь, каждый должен называть его одинаково. И в этом случае необходим справочник. Обычно в торговом предприятии он имеет вид прайс-листа, а если такой справочник хранится в компьютере, то в него заносят всю возможную номенклатуру товаров, с которыми работает торговая фирма.

Система 1С:Предприятие позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его «поведения».

36. . Контроль за выполнением учетных работ в КСБУ

В условиях стремительного роста объемов информации на всех уровнях управления стоит вопрос об обеспечении компьютерной обработки контрольной информации. Это связано, прежде всего, с увеличением количества объектов контроля расширением круга вопросов в связи с осложнением хозяйственной деятельности предприятий. С другой стороны, использование контрольной информации для анализа состояния предприятия также требует расширение количества показателей, их детализации. Однако, своевременное складывание годовых группирований за разными показателями и с разной степенью детализации для совершения анализа почти невозможное в условиях ручной работы.

При компьютеризации существенно изменяется ряд контрольных функций, которые раньше выполнялись бухгалтерами только вручную. Информационная система обеспечивает беспрерывный контроль как складывания документов, так и текущих учетных записал. Это обусловлен тем, что грамотно построенная компьютерная система бухгалтерского учета (а еще лучшее - компьютерная система управления предприятием) обязательно имеет свою структуру и встроенные алгоритмы, навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в структуре системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности ошибок как через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера, так и через намеренный вред.

Контрольные функции являются такими, которые тяжелейшее автоматизировать. Самая по себе компьютеризация учета не может устранить утаивания краж и злоупотреблений через неправильное перенесение на электронные носители реквизитов, указанных в документах, введение фальсифицированных документов и т.п.. Компьютер всегда одинаково оценивает ситуацию и процесс, поэтому вероятность ошибок контроля в условиях применения компьютеров значительно низшая. Итак, компьютерная программа обеспечивает лишь беспристрастность и точность контроля.

Рассмотрим основные варианты компьютеризации учета.

При первом варианте компьютеризации подлежат отдельные участки учетной работы. Предприятие оборудуют набором автоматизированных рабочих мест (АРМ), любое из которых предназначенное для решение определенной учетной задачи. АРМ осуществляют автономную обработку информации без использования информации из других АРМ. Информационные связи между автономными АРМ разорванные, что дает возможность для намеренных искривлений и злоупотреблений. Итак, есть необходимость в дополнительном контроле и дублировании информации, которая обеспечивается организационными методами.

За вторым вариантом происходит системная компьютеризация учета, которая предусматривает объединение АРМ в единую компьютерную сеть. В этом случае весь объем информации в сети становится доступной всем пользователям. Поэтому во время системной компьютеризации разрыв любой информационной цепи сигнализирует об аварии и локализует ее источник. Кроме того, становится возможной непосредственная колация (сравнение) учетных данных. В условиях системного компьютерного учета повышается интеграция процессов контроля, который разрешает обеспечить взаимосвязь объектов контроля при проверке хозяйственных операций и процессов.

Существенно изменяются также функции контроля бухгалтерских данных. Информационная программная система при наличии адекватного сопровождения с стороны разработчика или дилера обеспечивает, в сущности, беспрерывный контроль за ведением учетных записей и складыванием документов. Правильно построенная система обязательно имеет "защита", навязывает бухгалтеру и управленцу правила учета и схему документооборота, заданные ответственными лицами и зафиксированные в настройке системы. Практический результат для предприятия - уменьшение вероятности штрафа через неграмотность или случайную ошибку бухгалтера.

Оперативность результатной учетной информации разрешает также усилить контроль за законностью и экономической эффективностью хозяйственных операций. На базе компьютера есть возможность, усилить функцию контроля, не повышая и не усложняя при этом трудоемкость ведения учета.

35. Особенности построения учетного процесса как основы формирования структуры службы бухгалтерского дела

  Рациональная организация бухгалтерского учета - это система элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и уместной (полезной) для управления информации о деятельности предприятия и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.   Основные элементы и средства системы организации бухгалтерского учета:   1. Рабочий план счетов бухгалтерского учета.   2. Регистры бухгалтерского учета.   3. Первичные учетные документы.   4. Внутренняя бухгалтерская отчетность.   5. Документооборот.   6. Использование средств механизации и автоматизации учета.   7. Построение учетного аппарата и определение выполняемых им функций.   Организация для осуществления постановки бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов РФ и органов, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности. (Согласно п.3 ст.8 и ст.6 Закона РФ «О бухгалтерском учете», организация непрерывно, с момента ее регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации ведет бухгалтерский учет).   Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации.   Руководитель организации может в зависимости от объема учетной работы:   1. Учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером.   2. Ввести в штат должность бухгалтера.   3. Передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.   4. Вести бухгалтерский учет лично.   Основными предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета является: изучение организации, законоположений и инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; установление наиболее рациональных взаимоотношений производственных участков организации с ее бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.   При изучении специфики функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную структуру и структуру управления, определить наличие видов производств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных подразделений и их территориальное расположение. Изучению подлежат также организационно- технологические особенности и системы методов управления видами деятельности организации. Все эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических аспектов бухгалтерского учета при разработке и принятии учетной политики организации.   Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т. д.   При организации учета важным условием являются знание работниками бухгалтерской службы законодательных актов и инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно отражать хозяйственные операции..   При организации бухгалтерского учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов.   Для определения объема и характера бухгалтерской информации, необходимо установление направлений и характера учетных работ (определение штата бухгалтерии и распределение работ между отдельными работниками бухгалтерии).   Рациональное распределение труда между работниками бухгалтерии означает составление перечня учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление норм времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. Он включает:   1. План документации - перечень необходимых документов, график документооборота.   2. План инвентаризации - порядок, сроки и количество проведения инвентаризаций.   3. План отчетности - определяют калькуляционный период определения финансовых результатов, сроки составления и представления отчетности.   4. План технического оформления учета - определяется форма бухгалтерского учета.   5. План организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии - определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по повышению их квалификации.   6. План (проект) корреспонденции счетов рабочего плана счетов.   7. План проверок и ревизий.   8. Организация бухгалтерского архива.   Рациональная организация бухгалтерского учета в значительной степени зависит от правильности определения структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.   Количественный состав бухгалтерии зависит от размеров организации, от видов деятельности и их отраслевой принадлежности, от организации и технологии производства, от наличия структурных подразделений и их территориального расположения, от квалификации работников учета и автоматизации учетных работ и др.   Структура аппарата бухгалтерии зависит от особенностей каждой организации. Она бывает:   1. Линейная - все работники подчиняются главному бухгалтеру (небольшие организации).   2. Вертикальная - создаются промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими бухгалтерами (средние и крупные организации). Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Отделы бывают : расчетный, материальный, учет готовой продукции, производства и калькуляции себестоимости; общий отдел.   3. При функциональной (комбинированной) организации структуры бухгалтерии ее специальные структурные подразделения ( по центрам ответственности и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленных компетенций (на крупных предприятиях).