4 Формы данных
В Access существует несколько способов ввода, редактирования и просмотра хранящейся в базе данных информации. Простейшим из них является следующий открыть таблицу базы данных или запрос в табличном режиме - и можно вводить новые записи, удалять или редактировать старые, просматривать данные, относящиеся к этой таблице или запросу.
Однако есть и другой способ - подготовить формы данных, которые специально предназначены именно для наглядного представления информации из базы данных и могут существенно облегчить как ввод данных, так и восприятие хранящейся в базе данных информации.
4.1 Создание формы
Пользователь может создать простейшую форму на основе уже существующей таблицы Access. Может выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть представлены в форме, разбить их на логически связанные группы и задать их расположение на экране.
Access позволяет создать несколько форм для различного вида информации, например, формы счетов, заказов, адресов покупателей (клиентов) и другие. Данные одной таблицы могут быть представлены в нескольких различных формах, в то же время в одной форме может быть представлена информация из различных таблиц базы данных. Формы могут содержать иллюстрации, а также графическое представление информации из базы данных в виде диаграмм.
Как и при разработке таблиц и запросов, при разработке форм можно воспользоваться помощью соответствующего Мастера. При создании формы с помощью Мастера пользователь отвечает на его вопросы в серии диалоговых окон. Результатом такого диалога с Мастером форм будет служить готовая к употреблению форма, которую при желании можно будет подвергнуть дальнейшему усовершенствованию.
Для создания простейшей формы в MS Access достаточно выполнить следующие действия:
В окне базы данных выбрать объект «Таблицы».
Установить указатель на таблицу, для которой нужно создать форму (таблица Абонент).
Выполнить команду Вставка | Автоформа или нажать кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выбрать опцию Автоформа.
Н
а
экране появится готовая к использованию
форма (рисунок 4.1). В эту форму включены
все поля таблицы. Их названия расположены
вертикально в том же порядке, в каком
они находятся в таблице. Справа от
названия каждого поля отображается
значение его первой записи в таблице.
В такой форме для каждой записи таблицы отведена своя страница. Чтобы перелистывать записи можно нажать клавиши PageDown или РageUp. Можно переходить по записям, используя кнопки перемещения, расположенные внизу формы (рисунок 4.2).
К
роме
простейшего способа создания формы,
рассмотренного выше, в MS
Access
для создания форм можно использовать
следующие способы:
Конструктор форм. В нем разрабатываются самостоятельно собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.
Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей.
Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с полями, расположенными в один или несколько столбцов.
Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму.
Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму.
Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.
Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной таблицей MS Excel.