5. Організація діловодства фінансово-економічної служби та службового листування з фінансово-економічних питань.

У фінансово-економічній службі, як і в інших службах, організовується своє діловодство, тобто здійснюється службове листування, організується зберігання документів, проводиться передача справ та книг в архів.

Діловодство, яке організовує і веде начальник фінансово-економічної служби, є однією з важливих і відповідальних ділянок його роботи. В першу чергу, дотримання всіх вимог Інструкції з діловодства у Збройних Силах України, затвердженої наказом МО України від 1998 року №400, забезпечує зберігання державної таємниці. Правильна організація діловодства у фінансовому органі - необхідна передумова досягнення відмінних результатів фінансово-господарської діяльності військ.

Як правило, у військовій частині здійснюється службове листування з фінансових питань по наступним напрямам:

• із забезпечуючим фінансовим органом;

• з іншими військовими частинами;

• з органами Державного казначейства України, установами банків;

• з постачальниками (кредиторами, дебіторами);

• з підрядчиками, замовниками;

• з окремими громадянами - з питань, що торкаються їх особистих прав та інтересів, в тому числі з питань грошового забезпечення і заробітної плати;

• з органами податкової інспекції;

• з місцевими фінансовими органами;

• з іншими організаціями.

В усіх документах, що спрямовуються до забезпечуючого фінансового органу в правому верхньому кутку проставляється номер особового рахунку, який військовим частинам присвоюється у забезпечуючому фінансовому органі.

Листування з фінансових питань у військовій частині підписується командиром військової частини і начальником фінансового органу.

Всі службові документи, що готуються до відправки повинні бути зареєстровані в діловодстві штабу військової частини в журналі обліку вихідних документів.

Для зберігання листування у фінансово-економічної службі військової частини заводяться такі нетаємні справи:

• керівні документи та вказівки – для зберігання нетаємних вказівок забезпечуючих фінансових органів, роз’яснень з фінансових питань;

• листування з договірно-претензійної роботи військової частини;

• листування з податковими службами, цільовими фондами;

• скарги та заяви по забезпеченню;

• документи по контрольно-ревізійній роботі;

• листування по капітальному будівництву і ремонту.

6. Вимоги щодо зберігання грошових виправдних документів. Справи, що заводяться фінансово-економічною службою військової частини.

Справи, які заводяться у фінансово-економічній службі реєструються у нетаємному діловодстві штабу, де їм присвоюється порядковий номер. Для цього щорічно в кінці року начальник фінансового органу подає начальнику штабу перелік справ та книг, які необхідні для фінансово-економічної служби на наступний рік, для включення їх у номенклатуру справ, книг та журналів, що заводяться у військовій частині. Після отримання витягу із затвердженої номенклатури начальник фінансового органу повинен завести справи та книги на новий рік, присвоюючи справам номери згідно переліку.

Крім нетаємного листування, у військовій частині може бути і таємне листування по фінансовим питанням, для зберіганні якого в таємному діловодстві заводиться, як правило, одна-дві справи на таємні документи фінансово-економічної служби.

Для зручності у роботі начальника фінансового органу мусить мати окремі папки з клапанами, а саме:

• з документами на доповідь командиру частини;

• з документами оплаченими, але непроведеними за обліком;

• з документами до підшивання в справи;

• з меморіальними ордерами на місяць;

• для роботи з іншими посадовими особами.

Крім справ для зберігання листування, у фінансово-економічній службі військової частини щорічно заводяться справи для зберігання поточних документів:

• з роздавальними відомостями на виплату грошового забезпечення офіцерам, прапорщикам та військовослужбовцям, які проходять службу за контрактом (форма №13);

• з роздавальними відомостями на виплату грошового забезпечення військовослужбовцям строкової служби (форми №№16,17);

• з розрахунково-платіжними відомостями на виплату заробітної плати робітникам і службовцям, незалежно від того, за рахунок яких джерел вона виплачується (форми №№П-49,50,51,52,53);

• з документами, що послужили підставою для нарахування і виплати грошового забезпечення і заробітної плати;

• із закінченими меморіальними ордерами з доданням до них відповідних грошових виправдальних документів;

• з документами по нестачам та крадіжкам;

• з витягами з реєстраційних та спеціальних реєстраційних рахунків в органі Державного казначейства України;

• з грошовими атестатами.

Справи заводяться з 1 січня терміном на один рік. При великій кількості документів одна справа може бути розбита на декілька томів.