2.9 Выходные данные

Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

Для создания отчета следует нужно открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» .

Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных , нажимаем «Далее».

Добавляем уровни группировки, нажимаем «Далее»

В следующем окне выбираем пункт «Итоги» и в открывшемся окне ставим галочку в поле «Sum».

Нажимаем «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя отчета и нажимаем «Готово»

Выписка о наличии товара в магазине.

Для создании выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора».

Откроется окно конструктора.

На панели элементов выбираем значок «Надпись» . И вставляем элемент надписи в верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара». На панели элементов нажимаем значок «Починенная форма/отчет» и вносим этот элемент в область данных. В появившемся окне выбираем пункт «Имеющиеся отчеты и формы» и в списке выделяем форму «Наличие товара». Нажимаем «Далее». В открывшемся окне задаем имя формы и нажимаем кнопу «Готово».

Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

Разработанная в данном проекте база данных для решения задач в продаже компакт дисков, позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

Описанная в этом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

В ходе проделанной работы, были созданы:

• 6 таблиц.

• 5 запросов, из них 4 на выборку и 1 на удаление.

• 9 форм

• 2 отчета, (один для печати выписки на товар в наличии и один на выбор поставщика и приобретенных у него товаров)

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).