Технологічна схема обробки замовлень Зміст складових циклу замовлення
Сучасне комплексне споживче навколишнє середовище потребує від фірм пошуку всіх можливих шляхів і джерел отримання інформації відносно замовлення за допомогою комунікаційних технологій (рис. 8.1).
Традиційно замовлення надходять у фірму, що виробляє ГП або в певний дистрибутивний центр від пунктів роздрібної торгівлі, торговельних агентів або інших джерел поштою, телефоном, телеграфом, факсимільним зв'язком.
Рисунок 8.1. – Інтегрована схема процесу прийому-передачі інформації про замовлення
Замовлення, що надходять безпосередньо від споживачів поштою, факсом, телефонним або кур'єрським зв'язком, можуть бути документованим або бездокументним (мовним ).
Усе більше поширюються для прийому й передачі замовлень із підприємств роздрібної торгівлі й від торговельних посередників системи, засновані на сучасних інформаційних технологіях, зокрема з використанням оптичного сканування й наступної комп'ютерної обробки штрих-кодів товарів .
Таблиця 8.2 – Порівняльні характеристики процедури введення інформації стосовно замовлення
У контексті менеджменту замовлень кожне замовлення складається з певних реквізитів, що являють собою сукупність продуктових і сервісних атрибутів.
Для подальшого визначення джерел виконання замовлень і складання плану необхідно мати конфігурований список параметрів замовлення, що у багатьох фірмах являє собою стандартний бланк замовлення.
Процедура обробки замовлень представлена на рис. 8.2.
Рис. 8.2. – Характеристика процедури попередньої обробки замовлень
Менеджмент замовлень після їхнього отримання й попередньої обробки повинен визначити ті джерела в логістичному каналі, які здатні виконати агреговані вимоги на замовлення.
Після визначення джерел виконання замовлень необхідно розробити план реалізації кожного замовлення з відповідного джерела й доставки його споживачам. Якщо джерел виконання замовлень небагато, то основне завдання планування полягає у виборі:
1) відповідного перевізника,
2) виду транспорту,
3) вантажних обсягів,
4) графіків відправлення замовлень споживачам.
Це стосується до випадків високо централізованої дистрибуції з великих територіальних розподільних центрів при продажі по каталогах, наприклад, верстатів, автомобілів, будівельної технік й т.п.
При продажі таких товарів широкого вжитку як бакалійні товари , побутова електроніка, косметика й т.п. використовуються розгалужені дистрибутивні мережі, тому завдання планування виконання замовлень ускладнюється.
У таких дистрибутивних мережах необхідно підтримувати інтенсивне поповнення запасів і високу швидкість їхнього обігу. Менеджмент виконання замовлень у них повинен бути більш швидким і гнучким. У деяких фірмах, особливо у таких, чия продукція є комплексною (комп'ютер , верстат , медичне встаткування й ін.) план виконання замовлень звичайно спрямований на координацію усіх елементів доставки замовлень споживачам. Цей план схожий на проект-менеджмент план, що включає повну схему (графік) виробництва-доставки замовлення у вигляді відповідної вантажовідправки з певного джерела (рис. 8.3).
Рисунок 8.3. - План-графік виконання замовлення
План-графік виконання замовлення може включати не тільки логістичні активності у збуті (доставку, передпродажний сервіс й ін.), але й власне виробництво (зборку) ГП.
З погляду логістичного менеджменту важливі інформаційні й фінансові активності плану виконання замовлень.
Планування менеджменту замовлень дозволяє мати наступні переваг :
- по-перше, приймати більш ефективні рішення стосовно реалізації плану з позицій зниження витрат і поліпшення логістичного сервісу ЛЛС (наприклад, перевізник може оптимальним способом організувати експедицювання, підібрати транспортні засоби, що забезпечують максимальне використання вантажопідйомності (місткості) і надійність доставки й т.д.);
- по-друге, дозволяє знаходити вузькі місця й резерви зниження витрат і часу циклу виконання замовлення, координувати функціонування окремих джерел і ЛЛС в інформаційному, фінансовому й дистрибутивному аспектах.
Ключовим фактором менеджменту замовлень є здатність до моніторингу й контролю за планом виконання замовлень, що забезпечує зворотний зв'язок для прийняття логістичним персоналом фірми ефективних рішень при виникненні нестандартних ситуацій.
Кінцева стадія процесу керування замовленням укладається в складанні звіту про виконання замовлення й оцінки ступеня задоволеності споживача.
Процес обробки замовлень включає усі стадії, починаючи зі надходження запиту і кінчаючи доставкою товарів до кінцевого споживача.
Процес складається з наступних операцій – рисунок 8.1
Структура замовлень(кількість замовлень, позиції в замовленнях) істотно впливає на дизайн системи обробки замовлень