Основные элементы процессного подхода

В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система – это система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуг. В процессном подходе используются следующие ключевые роли:

1. Владелец процесса – человек, отвечающий за ход и результаты процесса в целом.

2. Лидер команды – работник, обладающий знаниями о бизнес-процессе и имеющий позитивные личные качества.

3. Коммуникатор – работник, обучающий команду различным методам работы, подготавливающий совместно с лидером совещания и анализирующий их результаты.

4. Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами.

5. Участники команды – специалисты различных уровней иерархии, которые получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и коммуникатора, вместе с лидером проводят моделирование, анализ и оценку бизнес-процесса. Одним из основных элементов процессного подхода является команда. Существует несколько типов процессных команд:

   1. Ситуационная команда – работает на постоянной основе и выполняет периодически повторяющуюся работу.

   2. Виртуальная команда – создается для разработки нового продукта или услуги.

   3. Ситуационный менеджер – высококвалифицированный специалист, способный самостоятельно выполнить до 90% объема работ.

При процессном описании должны решаться как минимум две задачи:

1. Идентификация всей системы функциональных областей и процессов компании и их взаимосвязей.

2. Выделение «ключевых» интегрированных процессов и их описание на потоковом уровне.

Выделяют следующие классы процессов:

• основные бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товаров и услуг, представляющих ценность для клиента и обеспечивающих получение дохода, и образуют «жизненный цикл» продукции компании;

• процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс процесса управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом. Их цель – выработка и принятие управленческого решения;

• процессы обеспечения – это процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов, и ориентированные на поддержку из универсальных средств (процесс финансового обеспечения, процесс обеспечения кадрами, процесс юридического обеспечения);

• сопутствующие;

• вспомогательные;

• процессы развития.

Рисунок 10 – Упрощенная модель деятельности компании

07.06.13

Автоматизация управления проектами на предприятии

Управление проектами отличается от управления предприятием, прежде всего тем, что даже на родственных предприятиях одной отрасли промышленности каждый проект является уникальным. Как следствие, для получения отдачи от проекта, менеджер должен разбираться не только в тонкостях производственных процессов своего предприятия, но и во всех нюансах управления проектами – их планировании, мониторинге и выполнении.

Проект – это комплекс мероприятий, в результате выполнения которых к назначенному сроку должна быть достигнута система взаимосвязанных целей, обладающих определенной уникальностью.

Операция – это элемент проекта, для исполнения которого назначаются ресурсы.

Ресурсы – возобновляемые (рабочее время исполнителей, основные фонды) и невозобновляемые (финансы, материалы, энергия) средства, необходимые для выполнения проекта.

Ранний старт – момент графика проекта, начиная с которого операция может быть поставлена на выполнение. Поздний финиш – момент графика проекта, позже которого операция не может быть завершена (иначе сдвинется начало всех зависимых от нее операций).

Свободный резерв времени = поздний финиш – ранний старт – длительность операций.

Критическая операция – операция с нулевым свободным резервом времени.

Критический путь – множество всех критических операций проекта; совокупность таких операций, увеличение длительности которых приводит к увеличению длительности проекта в целом.

Базовый план – эталонный график следования и продолжительности операций проекта.

Методы, применяемые при управлении проектами:

Метод Монте Карло – методика оценки риска, связанная с многократным моделированием проекта с целью определения вероятностного распределения результатов.

Ленточная диаграмма – способ графического представления расписания исполнения работ проекта.

Диаграмма Ганта – график, отображающий план работ по времени (работы и другие табличные данные помещаются с левой стороны, а продолжительности работ отображаются с помощью горизонтальных отрезков, размещенных в соответствии с датами их начала и окончания).

Сетевая диаграмма (PERT-диаграмма) – графическое представление проекта, в котором логика проекта является определяющим фактором размещения работ (операции изображаются в виде прямоугольников, а связи между ними с помощью стрелок).

Сетевое планирование и управление включает три основных этапа:

1. Структурное планирование. Производится разбиение проекта на отдельные операции и строится сетевая модель (логическая схема связей между операциями).

2. Календарное планирование. Строится календарный график (определяет моменты начала и окончания каждой операции), который в совокупности с сетевой моделью позволяет выявить критические операции.

3. Оперативное управление использования сетевой модели и календарного графика для формирования отчетной информации о ходе выполнения проекта, а также их возможная корректировка в зависимости от фактического состояния дел.

Типовые задачи, решаемые автоматизированными системами управления проектами:

• разработка расписания проекта без учета ограничений по ресурсам;

• разработка расписания проекта с учетом ограничений по ресурсам;

• определение критического пути и резервов времени выполнения операций проекта;

• определение проекта в финансировании, материалах и оборудовании;

• определение распределения по времени загрузки возобновляемых ресурсов;

• анализ рисков и планирование расписания с учетом рисков;

• учет исполнения проекта;

• анализ отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

В зависимости от возможностей все системы управления проектами можно разделить на системы начального и среднего уровня и профессиональные системы. Системы начального и среднего уровня – программные средства индивидуального использования, основной функцией которых является составление коллективного расписания работ и контроль реализации проекта. Базовый набор функций систем начального уровня:

1. Поддержка расписаний с учетом приоритетов операций, расчет критического пути, вычисление резервов времени, виды деятельности в часах, днях, месяцах.

2. Поддержка различных видов связей и типов работ (задача, блок задач, критическая точка).

3. Поддержка различных видов ресурсов.

4. Возможность работы с иерархической структурой работ.

5. Возможности различных видов выборок.

6. Построение различных визуальных графиков (диаграммы Ганта, PERT-диаграммы, таблицы работ/ресурсов, таблицы связей).

Системы профессионального уровня, перекрывая множество базовых функций, дополнительно обеспечивают выполнение более специализированных функций. Они часто входят как соответствующие подсистемы в большие корпоративные информационные системы класса SAP R/3, Oracle, BAAN, Primavera Project Planner (P3). Нередко решение дополнительных задач управления проектами в таких системах выносится в отдельные программные продукты, например в системе P3 анализ рисков осуществляется пакетом Monte Carlo, для управления контактами служит Expedition, для анализа проектной информации используется Portfolio Analyst.

Рассмотрим ряд популярных систем среднего уровня.

1. Microsoft Project 2000 – этот пакет не входит в состав MS Office и распространяется в виде отдельного продукта, тем не менее интерфейс и основные концепции работы выдержаны в общем для MS Office стиле, с учетом возможностей операционной среды Windows. Общая схема работы в MS Project:

• ввод данных по проекту;

• формирование и представление графика работ;

• управление циклом реализации и ресурсами проекта;

• финансовое управление проектом.

2. Sure Track Project Manager фирмы Primavera – он представляет широкие возможности планирования и оптимизации расписания, управления ресурсами, контроля стоимости проекта. Пакет поддерживает использование иерархической структуры разделения проекта (Work Breakdown Structure – WBS). В этой системе используется технология «луча» на этапе отслеживания входов выполнения проекта и состоит в следующем: все реально выполняющиеся работы выделяются в так называемый «горизонт управления»; работы, которые должны изменяться в этом периоде отмечаются подсвеченным на временном графике интервале корректировки, который приобретает вид луча. Попутно эти попавшие в горизонт управления работы выделяются и в колонках таблицы работ, формируется графический список «надо сделать», определяющий первоочередные приоритетные работы.

3. Open Plan 2.6 (Welcome Software) – выпускается в трех версиях:

• Desktop – для индивидуального использования и небольших проектов;

• Professional – предназначена для работы менеджеров крупных проектов;

• Enterprise – служит для управления проектами, охватывающими целое предприятия, имеет возможность интеграции с системами BAAN, SAP R3.

4. Интегрированная система управления проектами Spider Project (Spider Management Technologies) – российская система, популярная на территории СНГ. Пакет имеет представительный набор всех стандартных функций календарного планирования и контроля, а также обладает рядом уникальных возможностей (задание работы не длительностью, а объемом; работа с версиями описания проекта; анализ плана работ по оптимистическому, пессимистическому и реальному прогнозу).

14.06.13