Основные требования к форме первичного документа.

Первичные документы составляют единый информационный массив, обрабатываемый с

использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом и общеэкономическом уровне. Эти документы обычно составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Ранее Госкомстат РФ утверждал обязательные к применению организациями всех форм собственности унифицированные формы первичных документов, теперь они носят лишь рекомендательный характер.

Ведомственные формы первичной учетной документации обязательны к применению только в организациях, состоящих в подчинении этим ведомствам, однако, если форма документа отвечает потребностям прочих организаций, они могут взять его на вооружение.

Во всех остальных случаях организации обязаны самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов в количестве и в том виде, в котором они необходимы для отражения хозяйственной деятельности организации. При этом документы, формы которых созданы в организации, должны быть формализованы таким образом, чтобы их содержание полностью обеспечивало необходимой информацией учетные задачи.

Основные требования к форме первичного документа:

1. Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

2. Структура документа остается постоянной в течение длительного времени.

3. Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4. Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5. Измерители информации, содержащейся в документе (денежные, натуральные), обеспечивают

необходимую достоверность, точность и понятность сведений.

6. Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7. Документ содержит как можно меньше избыточной, обычно не используемой информации.

8. Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

9. Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде.

10. Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных

подразделениях организации (включая обособленные).

11. Составляется своевременно.

Обязательные реквизиты первичных документов:

1. Наименование документа (формы).

2. Код формы.

3. Дата составления.

4. Наименование организации, от имени которой составлен документ.

5. Содержание хозяйственной операции.

6. Измерители хозяйственной операции.

7. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка.

Документооборот и сроки хранения документов

Создание первич.документов, порядок и сроки передачи их для отражения в б/у производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Этапы движения документов на предприятии:

1. поступление документа извне ( от поставщика, из банка ) или создание на предприятии (накладная, табель учета рабочего времени)

2. передача в бухгалтерию.

а) проверка

б) обработка

в) хранение или выбытие документов на сторону

3. уничтожение или передача в архив.

В бухгалтерии поступивший документ проверяют с трех точек зрения:

- проверка по существу совершенной операции (законность, соответствие условиям договоров, распоряжениям руководителя (к-во, цены, тарифы)).

- проверяется форма и обязательные реквизиты документа, подписи, разборчивость заполнения.

- арифметическая проверка. Устанавливается правильность подсчетов итогов по строкам, столбцам, округления НДС)

Сроки хранения документов.

1 год – внутренняя переписка, докладные и т.д.

5 лет – квартальные отчеты, протоколы заседаний комиссии по утверждению этих отчетов. Б/журналы, ведомости, кассовые книги, накопительные, оборотно-сальдовые ведомости по синтетическим счетам, первичные документы

10 лет – годовые, ликвидационные, передаточные балансы (при реорганизации и ликвидации п/п), инвентаризационные описи, сличительные ведомости.

Паспорта зданий, сооружений, оборудования и механизмов хранятся не менее срока службы этого объекта или до его выбытия.

75 лет – кадровые документы, содержащие информацию о начислении доходов работникам предприятия. Если фирма прекратит свою деятельность раньше этого срока, то такие документы нужно передать в госархив.