1.2. Эффективное совместное использование сведений.

В предыдущих версиях приложения PowerPoint большой размер файлов затруднял совместное использование содержимого или отправку презентаций по электронной почте. Кроме того, не гарантировалась надежность при совместном использовании презентаций пользователями с различными операционными системами.

Теперь при необходимости можно применять многочисленные существующие способы совместного использования презентаций, создания рабочих процессов для утверждения и рецензирования или совместной работы с людьми в Интернете, не использующими приложение Office PowerPoint 2007.

Библиотеки слайдов.

В приложении Office PowerPoint 2007 имеется возможность совместного и повторного использования содержимого слайдов путем хранения отдельных файлов слайдов в централизованной библиотеке слайдов на сервере с приложением Microsoft Office SharePoint Server 2007. Публикуйте слайды PowerPoint 2007 в библиотеке слайдов и добавляйте слайды в презентацию PowerPoint из библиотеки слайдов. Благодаря хранению содержимого в библиотеке слайдов менее острой становится проблема обновления содержимого, поскольку существующее содержимое легко переориентировать.

При использовании библиотек слайдов можно убедиться в актуальности содержимого, связывая слайды презентации со слайдами, хранящимися на сервере. Если версия на сервере изменится, будет выведено предложение обновить слайды.

Форматы файлов PowerPoint XML.

Форматы файлов PowerPoint XML сжаты, поэтому имеют существенно меньший размер, что позволяет снизить требования к объему хранилища и пропускной способности. Сегментированное хранение данных в форматах Open XML помогает при восстановлении поврежденных документов, поскольку повреждение одной части документа не мешает открытию остальной его части.

Сохранение в формате PDF и XPS.

Приложение Office PowerPoint 2007 поддерживает экспорт файлов в следующие форматы.

Portable Document Format (PDF).   PDF — это электронный формат файлов с фиксированным макетом, сохраняющий форматирование документов и поддерживающий совместное использование файлов. Формат PDF гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или при печати его формат полностью сохранится и что данные файла нельзя с легкостью изменить. Формат PDF также можно использовать для документов, которые будут размножены с помощью методов профессиональной печати.

XML Paper Specification (XPS).   XPS — это электронный формат файлов, сохраняющий форматирование документов и поддерживающий совместное использование файлов. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла в Интернете или при печати его формат полностью сохранится и что данные файла нельзя с легкостью изменить.

1.3. Защита и управление сведениями.

При совместном использовании презентации нужна уверенность в том, что к ней не получат доступ люди, которым не следует ее смотреть. Также нужно удостовериться, что презентация не включает несанкционированное содержимое, личные сведения и редакторские правки, содержащие слова, которые не распознает словарь получателя. Более того, может возникнуть необходимость в ограничении доступа к содержимому презентации, чтобы потенциально секретные сведения открыто не распространялись.

Приложение Office PowerPoint 2007 предоставляет много способов защиты и управления сведениями.

Обеспечение безопасности презентаций.

Приложение Office PowerPoint 2007 имеет ряд новых средств защиты, обеспечивающих безопасность управления презентацией после ее выпуска путем скрытия имени автора, удаления всех комментариев и ограничения числа лиц, которые могут вносить в нее изменения.

Запрет на редактирование окончательной версии документа.

Перед предоставлением доступа к окончательной версии презентации другим пользователям применяйте команду Пометить как окончательный, чтобы сделать презентацию доступной только для чтения и сообщить другим пользователям, что это окончательная версия презентации. Когда презентация помечена как окончательная, в ней отключаются команды ввода, редактирования и проверки правописания; пользователи, просматривающие документ, не могут случайно его изменить. Команда Пометить как окончательный не обеспечивает полной безопасности. Любой пользователь может изменить документ, помеченный как окончательный, отключив команду Пометить как окончательный.

Поиск и удаление скрытых метаданных и личных сведений в документах.

Перед предоставлением доступа к презентации другим пользователям применяйте инспектор документов для поиска в презентации скрытых метаданных, личных сведений и содержимого, которое может храниться в презентации. Инспектор документов находит и удаляет такие сведения, как комментарии, рукописные примечания, свойства документа, сведения о сервере управления документами, невидимые объекты, содержимое вне слайда, заметки к презентации и настраиваемые XML-данные. Инспектор документов поможет убедиться, что презентации, к которым предоставляется доступ другим пользователям, не содержат личных сведений или скрытого содержимого, которое организация не желает распространять. Кроме того, организация может настроить инспектор документов так, чтобы добавить проверки на дополнительные типы скрытого содержимого.

Добавление цифровой подписи к презентации.

Путем добавления невидимой цифровой подписи к презентации обеспечивается уверенность в подлинности, целостности и происхождении презентации. Цифровая подпись — это запись, точно воспроизводящая написанное, подпись можно проверить в будущем.

Управление правами на доступ к данным.

Может возникнуть необходимость контроля доступа к сведениям компании, особенно при создании презентаций, содержащих строго конфиденциальные сведения. С помощью приложений выпуска 2007 Office и службы управления правами Microsoft Windows для операционной системы Windows Server 2003 можно давать разрешения, это вводит запрет на копирование, печать и изменение презентации для других пользователей.

Управление свойствами документа в области сведений о документе.

Область сведений о документе облегчает просмотр и изменение свойств документа при работе над презентациями приложения Office PowerPoint 2007. Область сведений о документе отображается в верхней части документа в приложении Office PowerPoint 2007. Область сведений о документе служит для просмотра и изменения как свойств обычных документов Microsoft Office, так и свойств файлов, хранящихся на сервере управления документами. При использовании области сведений о документе для изменения свойств серверного документа обновленные свойства будут сохранены непосредственно на сервере.

Центр диагностики Office.

Центр диагностики Microsoft Office — это ряд диагностических тестов, позволяющих выяснить причину сбоев в работе компьютера. Диагностические тесты могут сразу решить одни проблемы и определить пути решения других проблем. Центр диагностики Microsoft Office заменяет следующие средства Microsoft Office 2003: «Найти и восстановить» и «Восстановление приложений Microsoft Office».

Восстановление приложений.

В приложении Office PowerPoint 2007 имеются улучшенные возможности, помогающие избежать потери данных при аварийном завершении работы приложения. При любой возможности приложение Office PowerPoint 2007 пытается восстановить свое состояние после перезапуска.

Например, выполняется работа сразу над несколькими файлами. Каждый файл открыт в отдельном окне, в котором отображаются данные конкретного файла. Возник сбой приложения Office PowerPoint 2007. При перезапуске приложения Office PowerPoint 2007 оно открывает файлы и восстанавливает окна до сбоя приложения Office PowerPoint 2007.