Создание таблицы в режиме конструктора
Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора необходимо определить поля таблицы, типы данных этих полей и, иногда, некоторые дополнительные свойства этих полей. Для этого:
1) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Создать Конструктор
2) в окне БД: выберите пункт Создание таблицы в режиме конструктора
3) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Конструктор
При создании таблицы в режиме Конструктора необходимо указать Имя поля и Тип данных. Тип данных определяет значения, которые может принимать данное, сохраненное в этом поле. Для ввода данных в таблицу ее нужно открыть.
Создание таблицы с помощью мастера
Чтобы создать таблицу с помощью Мастера:
1) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Создать Мастер таблиц
2) в окне БД: выберите пункт Создание таблицы с помощью мастера
MS Access предлагает большое количество таблиц-примеров, содержащих данные из различных областей. Выберите интересующий вас тип таблиц (Деловые или Личные) и.в списке Образцы таблиц выберите таблицу, подходящую вам. В списке Образцы полей появится список полей данных, которые можно выделить и поместить с помощью кнопки “>” в список Поля новой таблицы. Если имена полей недостаточно информативны, их можно изменить, нажав на кнопку Переименовать поле.
Далее задайте имя для новой таблицы и введите данные в созданную таблицу либо путем ввода данных непосредственно в таблицу, либо путем ввода данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером.
Создание таблицы путем ввода данных
Чтобы создать таблицу путем ввода данных:
1) на панели инструментов окна БД: нажмите кнопку Создать Режим таблицы
2) в окне БД: выберите пункт Создание таблицы путем ввода данных
Двойной щелчок мыши на заголовке столбца позволит изменить имя соответствующего поля (Поле1, Поле2 и т.д)
Задание ключевого поля
Связь таблиц устанавливается с помощью уникальных полей, в которых значения не могут повторяться (серия паспорта, табельный номер). Такие поля в главной таблице называют первичным ключом. Для подчиненной таблицы надо определить поле вторичного ключа, тип данных и размер, которые совпадают с полем первичного ключа главной таблицы. Связь таблиц осуществляется подключением первичного ключа к вторичному ключу.
При создании таблиц с помощью Конструктора MS Access автоматически задает ключ. Для выбора другого ключевого поля откройте нужную таблицу в режиме Конструктора:
1) в контекстном меню поля выберите Ключевое поле
2) нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов: MS Access
Построение отношений (реляций) между таблицами бд
Межтабличные связи связывают 2 таблицы с помощью общего поля, которое имеется в обеих таблицах, причем в одной из них оно должно быть ключевым.
Существует 3 типа связей:
Один к одному – одна запись таблицы А связана с одной записью таблицы В
Один ко многим – одна запись таблицы А может быть связана со многими записями таблицы В
Многие ко многим – каждая запись таблицы А может быть связана со многими записями таблицы В, а каждая запись таблицы В – со многими записями таблицы А
Для создания отношений:
1) выберите команду меню Сервис Схема данных
2)
нажмите на кнопку
Схема
данных
на панели инструментов MS
Access
После чего появится окно Схема данных, а поверх него будет окно Добавление таблицы в котором можно выбирать таблицы, между которыми нужно установить связь. Это делается двойным щелчком мыши по имени таблицы или же с помощью кнопки Добавить. После того как все нужные таблицы будут добавлены, нажмите кнопку Закрыть. Теперь в окне Схема данных присутствуют таблицы, между которыми нужно установить связи. Установить связи между таблицами можно простым перетаскиванием мышью поля одной таблицы к полю другой таблицы (это поля, по которым нужно установить связь). После перетаскивания или после щелчка по линии, соединяющей поля двух таблиц, сразу возникает окно Изменение связей, в котором можно уточнить все нюансы связей между таблицами. (Главная таблица участвует в связи своим ключевым полем!). Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей, то операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. Таким образом, вы поручаете Access’у отслеживать правильность связей между таблицами, ссылочную целостность БД,
Если вас все устраивает, нажмите на кнопку Создать, после чего вы автоматически вернетесь в окно Схема данных, в котором уже будет отображена новая межтабличная связь.