Формальные количественные оценки организационной структуры управления

1	2	3
Структурный коэффициент централизации	Ксц = Nцп / Nоп	Nцп - количество структурных подразделений, управляемых из одного центра; Nоп - общее количество структурных подразделений одного уровня.
Количественный коэффициент централизации	Ккц =Nцч /Nоч	Nцч - численность работников подразделений, управляемых из одного центра; Nоч - общая численность работников;
Коэффициент централизации управления	Кцу =Nуц /Nуо	Nуц - количество работников центрального управления; Nуо - общее количество работников управления.
Уровень специализации	Yспец = Nспец/N	Nспец - число специализированных подразделений (бизнес-единиц); N - общее число подразделений.
Уровень формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий	Кф = Чдо/чо	Чдо - количество формализованных должностей (существуют должностные обязанности, регламентирующие вопросы подчиненности, распределения прав и обязанностей); Чо - общее количество должностей по штатному расписанию.
Коэффициент сложности управления	Ксл = Чс/ч	Чм - количество должностей; Ч - общая численность работников предприятия.
Коэффициент структурной напряженности	Ксн = N/d	N - общее число подразделений, находящихся в подчинении данному аппарату управления; d - удельный вес работников аппарата управления в % от общей численности работников.
Коэффициент соблюдения норм управляемости	Купр = Чф/чн	Чф, Чн - соответственно фактическая и нормативная численность работников, подчиненных одному руководителю.

4. Качественный анализ структурных подразделений предусматривает проведение исследования обеспечения предприятия (организации) кадрами нужной квалификации. Исследование проводится на основании фактических данных предприятия о квалификационный уровень работающих, а также на основании анализа требований к должностям на предприятии (организации). Если предприятие, которое анализирует магистрант относится к малых предприятий согласно законодательству Украины, анализировать нужно все управленческие основы. Если предприятие относится к числу средних и крупных качественное обеспечение исследуется только для высшего уровня управления.

5. Характеристика коммуникационно-информационных потоков на предприятии (организации). Для проведения этого анализа всю существующую информацию на предприятии (организации) следует разделить на группы:

- внутренняя и внешняя информация;

- итоговая и промежуточная информация.

При проведении анализа внутренней и внешней информации следует учитывать уровень всего предприятия. При проведении анализа итоговой и промежуточной информации рекомендуется выбрать отдельное подразделение предприятия (отдел, бюро или службу). Результатом анализа должна стать схема потоков информационного обеспечения на предприятии. Магистрант должен дать оценку предприятию по обеспечению информацией и ее своевременностью.

В проектной части в курсовой работе следует отнести разработку регламентационных документов, обеспечивающих процесс управления на предприятии (организации). К таким инструментам следует отнести: функциональную матрицу, документограму (органиграму) и карту специфических прав и ответственности должностного лица.

Для разработки функциональной матрицы в работе предлагается определить основные взаимоотношения и взаимодействие между работниками аппарата управления в процессе реализации функций управления. При построении функциональной матрицы следует учитывать, что в управлении существуют вертикальные и горизонтальные виды взаимодействия подразделений. Горизонтальное взаимодействие предполагает консультацию, обмен информацией, совместное обсуждение, разработка и представление вариантов, согласование. Вертикальная взаимодействие предусматривает утверждение, выдачу задания, представления документа, уточнения, разъяснения. Пример функциональной матрицы приведены в табл. 2.

Таблица 2. Функциональная матрица

Наименование управленческих работ	Перечень структурных подразделений и должностных лиц предприятия
	Директор	Зам. директора по экономике	Зам. директора по производству	Другие (1 рівень)	ПЕВ	Отдел маркетинга	Производственный отдел	Отдел кадров	Бухгалтерия	Другие (2 уровня)
1. Планирование производства продукции на следующий период	Р	С	С К		П	СО	СО		П С
2. Другие управленческие работы

Условные обозначения:

Р - принятие решения; С - согласование; К - контроль; П - подготовка решения; СО - совместное обсуждение; КК - консультация; ОИ - обмен информацией.

При разработке функциональной матрицы магистрант должен отразить и проанализировать основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль, коммуникацию, принятие решений.

В основе разработки документограмы и органиграмы положено определение маршрута прохождения отдельного документа через цепи управления с обязательным определения сроков и характера работы по составлению этого документа каждым структурным подразделением. Пример документограмы приведены в табл. 3.

Таблица 3. Пример оформления документограмы управления.

Наименование документа	Периодичность выполнения	Структурные подразделения и должностные лица
		Производственные участки	ОГТ	ОГИ	Бухгалтерия	Отдел маркетинга	Другие подразделения	Зам. директора	Директор
Рапорт про выполнения плана производства	каждый день	В	В(2) Х		И			У

Условные обозначения:

В - возникновение документа с обязательным определения количества экземпляров;

У - утверждение документа;

И - использования документа;

Х - хранения и использования документа.

Органиграмма, по сути представляет собой разновидность функциональной матрицы распределения прав и обязанностей, поскольку она имеет главная задача - показать распределение полномочий между органами управления в процессе принятия отдельного управленческого решения или выполнения функции управления. С помощью органиграммы можно определить, кто и в какой степени принимает участие работе или принятии решения в том случае, когда при решении отдельной задачи перекрещиваются полномочия нескольких лиц или цепей управления.

При разработке документограмы магистранту предлагается определить отдельное подразделение предприятия и проводить регламентацию управленческих процедур именно для этого подразделения.

Составление карты специфических прав и ответственности для отдельной должности предусматривает, что на основании разработанных регламентационных документов, а именно функциональной матрицы и документограмы магистрант выбирает должность, для которой в дальнейшем будет составлен должностную инструкцию. При составлении карты специфических прав и ответственности необходимо учитывать следующие параметры: сфера ответственности, задачи, критерии и права должностного лица.

Сфера ответственности каждого работника определяется границами объекта управления, на функционирование, состояние или использование которого влияет соответствующее должностное лицо. К сферам ответственности можно отнести один из элементов производственного процесса: готовая продукция (услуги); ресурсы; основные фонды; информация.

Сфера ответственности может быть разделена по отношению объекта управления к одному из процессов производственно-хозяйственной деятельности: основная деятельность, обеспечения и обслуживания; управление.

Согласно месту в организационной структуре управления сфера ответственности может определяться как организация в целом, отдельная организационная подсистема или структурное подразделение.

Сфера ответственности каждого работника определяется границами объекта управления, на функционирование, состояние или использование которого влияет соответствующее должностное лицо. Чтобы обеспечить сбалансированность всех сфер ответственности. охватываемых положениями о должности, производится детальная многоступенчатая классификация объектов управления.

Как признак общего разделения сферы ответственности принимается принадлежность объекта управления к одному из типовых элементов производственного процесса:

готовая продукция или услуги;

ресурсы - материальные, энергетические, финансовые, трудовые;

орудия производства - оборудование, инструментарий, сооружения;

информация.

Как признак частного разделения сферы ответственности принимается отношение объекта управления к одному из типовых процессов, осуществляемых в производственно-хозяйственной организации:

к основной деятельности;

обеспечения и обслуживания;

к управлению.

Как признак единичного разделения сферы ответственности принимаются границы (масштабы) объекта управления, обусловленные по его местные в организационной структуре:

вся организация;

ее подсистема;

конкретное подразделение.

Задачи каждого должностного лица устанавливаются исходя из разработанной системы целей для того структурного уровня, что соответствует принятой сфере ответственности.

Критерии эффективной деятельности для каждого должностного лица определяются по тому, насколько достигнутые им результаты способствуют достижению целей вышестоящего в иерархическом отношении системы. Это очень важное положение, потому что не все задачи могут быть определены и сформулированы достаточно полно и корректно, а кроме того, они, как правило, динамические. Поэтому в организации процесса управления особое значение приобретает регламентировано увязки задач всех работников с целями подразделений и служб, в которых они работают.

Права должностного лица могут быть практически регламентированы возможностями его участия в принятии решений, влияющих на решение поставленных или задач на условия, в которых происходит этот процесс. Эти возможности подвергаются достаточно строгой классификации в соответствии с универсальной структуры процесса принятия решений и основных типов отношений управления. Поскольку большинство решений фиксируется в документах, права обычно регламентируются в терминах некоторых операций с документами. Например, право утвердить документ означает возможность принять решение, связанное с распоряжением ресурсами, определены сферы ответственности. Право согласовать документ соответствует возможности или препятствовать не препятствовать определенным или действиям принятию определенных решений. Право участвовать в разработке документа означает возможность предлагать собственные альтернативные решения и давать оценки другим предлагаемым альтернативам, которые не могут быть отвергнуты без формального рассмотрения. Право контролировать означает возможность влиять на поведение объекта управления, включенного в сферу ответственности должностного лица, и т.д.

Основными проектно-аналитическими документами, с помощью которых формулируются специфические права должностных лиц, функциональные матрицы, органиграммы выполнения управленческих задач и функций и другие документы.

Регламентированные значения четырех названных параметров фиксируются в карте специфических прав и ответственности, которая включается в качестве одного из основных разделов в положение о должности (табл.4).

Таблица 4