1.3 Облік трудових книжок та їх зберігання

При виписуванні трудової книжки (вкладки до неї або дублікат) власник або вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством у наслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або впоноважений ним орган зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

На підприємстві ведеться також документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;

• книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі операції, що пов’язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівникі розписуються в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й відбитком гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) печатки.

Бланки трудових книжок і вкладок до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заяву під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, що місяця подає до бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладок до них складається акт за типовою формою № П-11. [1, 321]

1.4 Витяг з трудової книжки

Якщо, наприклад, працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформлення на роботу за сумісництвом, то йому видають (у разі потреби) завірений витяг з його трудової книжки, який оформляють на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язковим є реквізит 27 (позначка про завірення копії); слово “Копія” у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

Відповідно до пункту 2.7 Інструкції № 58 у разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх про­хання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Конкретного нормативного акта щодо оформлення витягу з трудо­вої книжки не існує. Це пов'язано з тим, що в законодавстві не передбаче­но випадків, коли працівник зобов'язаний десь пред'являти такий витяг.

Пунктом 1.1 Інструкції № 58 передбачено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

При влаштуванні на роботу працівники зобов'язані подавати тру­дову книжку, оформлену в установленому порядку (п. 1.3 Інструкції № 58), а не її витяг чи копію.

Інструкцією № 58 також передбачені випадки і порядок видачі дублікатів трудових книжок

Таким чином, витяг з трудової книжки не є офіційним документом, а тому складається за аналогією з витягом з будь-якого документа. Тоб­то, записується перша сторінка трудової книжки та необхідні записи.

(ДОДАТОК Д)

Для підтвердження факту, що працівник працює у закладі освіти, працівнику достатньо отримати про це відповідну довідку, в якій за­значається посада, а в певних випадках — середня заробітна плата.

На практиці трапляються випадки, коли з певною метою подають ксерокопію трудової книжки або її частини, що звіряють з оригіналом. [4, 421]