2.2. Обеспечение организационно-управленческой структуры документацией.
В отеле «Park Inn By Radisson Sochi City Centre» как и в остальных отелях сети Carlson Rezidor Hotel Group, управление осуществляется с помощью программы OPERA Enterprise Solution - системы управления отелем.
OPERA
Enterprise Solution - это система, состоящая
из модулей, которые с легкостью могут
быть настроены и добавлены в зависимости
от пожеланий конкретного отеля. В ее
состав входят: система автоматизации
службы приема и размещения гостей;
система автоматизации отдела продаж и
маркетинга; система управления качеством
обслуживания; система оптимизации
прибыли; система управления мероприятиями;
система централизованного бронирования;
модуль бронирования через Интернет;
централизованная информационная система
по клиентам (рис1).
Рисунок 1
Таким образом, вся отчетная документация формируется в этой системе. Существуют общие отчеты, и отчеты, создаваемые для отдельных отделов.
В большинстве случаев, созданием общей отчетной документации занимается Отдел Приема и Размещения. К таким отчетам относятся «History and Forecast» - этот отчет дает ясную картину прошлых и ожидаемых в будущем бронирований. По умолчанию выдаются сведения за прошедшую неделю и на 4 недели вперед. На выходе отчет состоит из статистических данных и прогнозов.
«Guest in House by room» (приложение 1) - отражает информацию о проживающих гостях и сортирует по номеру комнаты (рис 2). В отчете отображаются следующие данные:
Рисунок 2
Номер комнаты
Имя
VIP статус
Название группы
Компания/Тур агент/Источник - отображает имя учетной записи какого-либо дополнительного профиля прикреплённого к брони. Приставка перед именем обозначает тип профиля. Например, C – профиль компании.
Дата прибытия
Дата отъезда
Категория номера
Количество взрослых
Количество детей
Метод оплаты
Код тарифного плана
Тариф
Баланс – общая сумма к оплате
«Departure report» (приложение 2) - выводятся все выезды, запланированные на указанную дату (рис 3). Отчет также учитывает номера дневного пользования. Отчет включает в себя следующие данные:
Рисунок 3
Номер комнаты
Имя
VIP статус
Компания/Тур агент/Источник - отображает имя учетной записи какого-либо дополнительного профиля прикреплённого к брони. Приставка перед именем обозначает тип профиля. Например, C – профиль компании.
Дата прибытия
Дата отъезда
Количество взрослых
Количество детей
Общее количество номеров на выезд
Количество ночей
Код тарифного плана
Тариф
Категория номера
Название группы
Метод оплаты
Баланс – общая сумма к оплате
«Guests in House Rate Variance Report» - отображает статистические данные по тарифам проживающих гостей (рис 4). В зависимости от выбранных критериев, отчет может отображать данные по заселенным сегодня гостям, занятым номерам или по всем номерам. Потенциальная чистая прибыль вычисляется на основе кодов тарифных планов прикрепленных к категориям номеров. Этот отчет состоит из следующих данных:
Номер комнаты
Имя
Дата прибытия
Дата отъезда
Количество ночей
Код тарифного плана
Учтенная сумма – отображает общий доход от номеров
Размер скидок – отображает скидки, если они имеются.
Потенциальная чистая прибыль
Рисунок 4
Разница
в прибыли – подсчитывается разница
между потенциальной и реальной прибылью.
«Package Forecast Report» (приложение 3) - этот отчет отображает прикрепленные к брони дополнительные пакеты, например, завтрак. Обычно, выдаются данные за один день.
Данный отчет содержит следующие данные:
Номер комнаты
категория номера
Номер подтверждения брони
Имя
Дату прибытия
Дату отъезда
Статус брони
Количество взрослых
Количество детей
Тариф
Пакет
«Key report» - отчет для проверки создаваемых и выданных ключей. Включает в себя следующую информацию:
Номер комнаты, для которой был создан ключ
Время создания
тип ключа
порядковый номер операции
имя гостя
количество ключей
информация об ошибках системы
«Room Discrepancy Report» (приложение 4) - отображает все несоответствующие номера – список всех номеров в статусах которых есть расхождения. Этот отчет используется для контроля за статусами номеров.
Этот отчет состоит из следующих данных:
Номер комнаты
Категория номера
Статус номера
Количество человек в соответствии со службой размещения
Количество человек в соответствии со службой обслуживания номерного фонда
Статус номера в соответствии со службой размещения
Статус номера в соответствии со службой обслуживания номерного фонда
Причина противоречия
Вывод. Таким образом, все отчеты, которые заполняются администратором службы приема и размещения автоматизированы. Сотруднику лишь остается выбрать нужные параметры.
Безусловно, это очень удобная система, к тому же, она исключает человеческий фактор, который всегда предполагает некоторые ошибки, связанные с невнимательностью или с какими-либо другими причинами.
Но, с другой стороны, техника тоже может давать сбой. И в этом случае неполадки гораздо сложнее устранить. А так как на предприятии нет альтернативной системы отчетов, которые бы заполнялись вручную, внести изменения в отчетную документацию практически невозможно.