Характеристика деятельности фирмы по оказанию услуг

Перечень основных и дополнительных услуг:

1) услуги службы приема и размещения

2) услуги службы питания: Ресторан "Европа" предлагает завтрак по системе "шведский стол". В течении дня здесь можно пообедать и поужинать по меню а lа carte.

3) услуги термального комплекса и кабинета массажных методик «Nautilus Spa»

4)услуги, предоставляемые в номерах: авторской мебелью, центральной системой отопления, кондиционерами с индивидуальной регулировкой, современными LCD панелями, электронными сейфами, мини-барами. Ванная комната оборудована душевой кабиной, укомплектована феном, халатами, тапочками и предметами мелкого сервиса..

5) конференц-услуги: конференц-зал "Диалог" рассчитан на 20 персон и оборудован современной техникой, такой как TV экран, ноутбук, флип-чарт, интернет, комната для индивидуальной работы. Естественное дневное освещение в переговорной комнате, индивидуальный климат-контроль делают конференц-пространство идеальным для проведения тренингов, собеседований, совещаний и семинаров.

6) Отель Грин Хаус предлагает своим гостям: банкомат, заказ авиа - и ж/д билетов, трансфер. Услуги копирования, сканирования, печати и факса. Организация корпоративных экскурсий.

Организационная структура отеля «Green House»

Организационная структура отеля представлена в приложении 1.

Исходя из организационной структуры отеля можно сказать, что инструмент документооборота находится на канцелярском уровне и не обладает отдельным управленческим органом. Существуют прочные, отработанные, регламентированные принципы работы, однако они контроль за исполнением данной работы полностью ложится на плечи отделов, участвующих в работе.

Вывод

Отель «Green House» современное отвечающее высоким требованиям средство размещения, обладающее широким спектром дополнительных услуг, таких как ресторан, Spa центр, конференц-зал, лобби бар, прачечная, трансфер позволяющих сделать процесс формирования своей поездки исключительным и уникальным. В тоже время рынок средств размещения в постолимпийский Сочи перенасыщен предложениями, что приводит к снижению конкурентной цены и нивелирует все преимущества отеля, кроме одного, которое, по моему мнению, самое главное составляющее пребывания. Это индивидуальный подход к каждому гостю отеля и, вследствие, этого высокие отзывы гостей на независимых интернет порталах.

2.2 Анализ делопроизводства отеля.

В отеле «Green House Hotel управление осуществляется с помощью 1С: Предприятие – 1С-Рарус: управление саноторно-курортным комплексом - системы управления отелем.

Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

1С: Предприятие представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации.

Универсальность системы 1С: Предприятие позволяет разрабатывать типовые, специализированные и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных задач автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий.

Очень важным преимуществом 1С: Предприятия является открытость системы.

Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет для предприятия "черным ящиком", и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Эта работа может быть выполнена как франчайзинговыми организациями, специализирующимися на поддержке 1С: Предприятия, так и специалистами ИТ-служб самого предприятия.

В комплект поставки системы входят средства, необходимые для изменения прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документации к ним. Специалист, осуществляющий поддержку системы в конкретной организации, использует тот же инструмент, что и разработчики фирмы "1С" или фирм, разрабатывающих тиражные решения. Возможности 1С: Предприятия позволяют минимизировать усилия по изменению системы автоматизации и ее последующему сопровождению.

Таким образом, отчетная документация в большей степени не автоматизирована и формируется сотрудниками отделов. Существуют общие отчеты, и отчеты, создаваемые для отдельных отделов.

В отеле Green House доступом к прикладной программе 1С Рарус Управление Санаторно-курортным комплексом обладают следующие сотрудники:

1) Администраторы службы размещения и продаж, данные сотрудники осуществляют работу в 1С посредством изъятия, внесения наличных средств, созданием, управлением, удалением бронирований, размещение гостей, начислением дополнительных услуг, проведением оплаты гостем своего счета, созданием карточки гостя.

2) Руководитель службы размещения и продаж обладает расширенными права пользователя 1С, кроме выше перечисленных прав, руководитель может вводить новые тарифные планы, менять сезонность действия тарифных планов, создавать категории номеров.

3) главный бухгалтер и бухгалтер, отслеживают движение денежных средств по прикладной программе 1С.

В большинстве случаев, созданием отчетной документации занимается Служба Приема и Размещения.

В целом отчеты службы приема и размещения можно разделить на 3 группы:

1) отчеты заполняемые, формируемые непосредственно в определенный момент работы администратор;

2) отчеты заполняемые, формируемые в конце смены;

3) отчеты заполняемые, формируемые ночной сменой;

К отчетам первого типа относятся «Анкеты гостей РФ»- этот отчет необходим для регистрации и учета гостей, являющихся гражданами РФ. Данный документ заполняется непосредственно в момент приезда гостя и сдается в тот же день исполнительному директору, который проверяет верности введенных данных, подписывает, и ставить печать организации. После чего данный отчет отправляется в картотеку учета граждан РФ проживавших в гостинице. Отчет представляет собой утвержденную форму №5 для регистрации граждан в гостинице.

Также существует форма УФМС для граждан, не являющихся подданными РФ «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место прибытия», которая заполняется непосредственно в момент поселения гостя, после чего отправляется к исполнительному директору отеля на проверку верности введенных данных, далее исполнительный директор подает данные отчеты в подразделение УФМС РФ, для получения отрывной части уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывании. Данная отрывная часть отдается гостю отеля, что является его адресом пребывания в РФ. Представленный документ является формой утвержденной УФМС РФ. Стоит отметить, что после выезда данного гостя отеля необходимо подать «Уведомление об убытии соответствующего иностранного гражданина с места пребывания» в соответствующий орган УФМС РФ, который представляет собой форму, утвержденную УФМС РФ, и формируется администратором службы приема и размещения, в момент выезд данного гостя.

К следующему типу отчетов относятся отчеты, заполняемые в конце смены, пред приемом передачей смен.

К таким отчетам относится «СПРАВКА - ОТЧЕТ кассира-операциониста Спа», где сотрудник заполняет форму, утвержденную отелем, указывая:

1) услуги, оказанные в его рабочую смену термальным комплексом и кабинетом массажных методик;

2) оплату от гостей, принятую сотрудником, за оказанные услуги термального комплекса и кабинета массажных методик;

Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

Следующим отчетом такого типа является «Финансовый отчет по платежам», который сотрудник формирует в прикладной программе 1С, где:

1. сотрудник, формирует отчет на основе даты его рабочей смены;

2. отчет представляет собой таблицу с ФИО гостя и соответствующие оплаты, проведенные сотрудником

3. сотрудник, выделяет ФИО тех гостей, от которых он лично принимал оплату;

4. прикрепляется к «Справка-отчет кассира операциониста» и сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

После этого сотрудник службы приема и размещения заполняет унифицированную форму №КМ-6 «Справка-отчет кассира операциониста», утвержденную постановление Госкомстата России от 25.12.98 №132, где

1. сотрудник заполняет форму, используя Z-отчет ККМ;

2. прикрепляет Z-отчет ККМ и результат терминальной сверки итогов;

3. сотрудник ставит подпись на соответствующей форме;

Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

В конце рабочей смены сотрудник службы приема и размещения, используя отчеты второго типа, заполняет «акт приема-передачи денежных средств», утвержденный отелем, где:

1) указывает дату его рабочей смены и количество наличных денежных средств, находящихся в кассе;

2) подписывает, данный акт перед приемом-передачей смены

3) сотрудник, передающий смену, контролирует процесс принятия денежных средств, находящихся в кассе.

4) сотрудник, принимающий смену, пересчитывает денежные средства, находящиеся в кассе и ставит подпись, т.е. принимает смену, на акте.

Последний тип отчетной документации, которой занимается служба приема и размещения отеля, это заполнение и формирование отчетов ночной смены.

К типу таких отчетов относится «Лист работы горничной», утвержденный отелем, который регламентирует работу горничных, где:

1) указывается количество номеров на уборку на следующий день;

2) указывается тип уборки для каждого номера;

3) количество гостей, проживающих в номере и которым полагается услуга «вечерний сервис»

4) в комментарии указывается номера, которые необходимо убрать в первую очередь и также номера, которые уже свободны.

5) указывается дата уборки номеров и ФИО администратора, заполнявшего данную форму;

Данный отчет сдается горничным на начало их рабочей смены.

Следующим отчетом является «Заявка для Лобби-Бара», утвержденная отелем, которая позволяет контролировать наполняемость мини-баров, находящихся в номерах, где

1)сотрудник, согласно форме, указывает номера на выезд;

2)указывает, номера на заезд;

3) указывает номера, где проживают гости;

4) указывает дату проверки мини-баров;

5) ставит свою подпись и инициалы;

Данный отчет сдается сотруднику лобби-бара, на начало дня указанного в отчет.

Последним отчет заполняемым ночной сменой является «заявка на завтрак», утвержденный отелем, который регламентирует работу официантов и работников кухни на завтрак, где:

1. сотрудник указывает ФИО гостей проживающих в номере;

2. отмечает тип размещения «с завтраком» / «без завтрака»

3. общее количество гостей, которые оплатили и которым полагается завтрак

4. общее количество гостей без завтрака

5. указывает дату и ставит подпись и расшифровку

6. отмечает гостей, заказавших завтрак в номер

Данный отчет печатается в трех экземплярах, где один отдается официанту в начале его рабочей смены, второй отдается повару в начале его рабочей смены, третий сдается в бухгалтерию.

Данные отчеты можно представить в виде схемы представленной в приложении 2.

Исходя из этого можно сделать вывод, что сотрудник службы приема и продаж выполняет ряд работоорганизующих задач, при этом на данного возлагается большая ответственность, что не исключает человеческого фактора.