4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов: договоры, контракты, соглашения

Проект соглашения, договора, контракта подготавливается структурным подразделением - инициатором заключения соглашения, договора, контракта, визируется руководителем данного подразделения, при необходимости финансовыми службами университета и юридической службой и передаются на подпись ректору, либо проректору, в соответствии с распределением обязанностей и доверенностью.

Регистрация соглашений, договоров и контрактов осуществляется в структурных подразделениях ЮФУ (регистрация в журнале структурного подразделения-исполнителя). Зарегистрированный оригинал соглашения, договора, контракта направляется курирующим структурным подразделением в бухгалтерию ЮФУ. Второй экземпляр соглашения, договора, контракта направляется контрагенту.

Другими словами договор визируется руководителем подразделения, в нашем случае - Председателем ОСО Ивановым Николаем, а подписывается сторона-заказчик - ЮФУ Проректор

сторона-исполнитель - ИП, ООО, ОАО, ФизЛицо и т.д. т.п.

А) Закупочный процесс

В Южном Федеральном Университете действует определенная система закупки товара или услуги. Честно говоря, не хочется углубляться в порядок заключения и исполнения договоров, ведь сие регулируются Гражданским Кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами РФ, условиями заключенного договора, локальными актами Заказчика.

Нам нужно понять, что существует две формы договоров: заключенные с физическими лицами (т.е. на возмездное оказание услуги) и с юридическими лицами (на поставку товара, оказание услуги).

Остановимся на специфической организации закупочной деятельности в бюджетном заведении - ЮФУ. Все договора делятся на:

• до 30 тыс. руб., тогда при заключении и проведении договора не предусмотрены конкурсные мероприятия, коммерческие предложения.

• от 30 до 70 тыс. руб., для проведения договоров этого типа, Вам потребуется служебная записка на совершение сделки, где будет прописано для чего сделка проводится, какую важность она имеет для ЮФУ и почему заключается именно с данным Исполнителем. Также Вам предстоит приложить коммерческие предложения, по-моему не меньше трех, но этот момент я рекомендую проверить. что же такое коммерческое предложение, это предложения одного и того же товара или услуги от разных фирм, т.е. Вам предлагают определенные условия совершения сделки, Вы выбираете наиболее оптимальный, и предоставляете Отделу организации и планирования закупок, отчетность, что выбор пал на лучшем, дешевом, оптимальном, рациональном заказе.

• выше 100 тыс. руб. в данном случае нужно оформлять все через технические задания, конкурсы и тендеры. А это уже совсем другая история.

Стоит отметить, что на сайте ЮФУ имеется подробнейшая информация о закупочном процессе, также представлены образцы всех договоров. Найти всю эту прелесть вы сможете следующим образом:

Главный страница сайта ЮФУ / Структура ЮФУ / Управления / Управление финансового планирования и бухгалтерского учета / Отдел организации и планирования закупок.

Чтоб наверняка, мы предоставляем образцы договоров в Приложении №4, №5, №6.

Б) договоры с физическими лицами

Договор возмездного оказания услуги - это соглашение, по которому одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик — оплатить эти услуги. Договор является консенсуальным, возмездным, двусторонне обязывающим. Договор заключается по общепринятому типу - есть услуга, есть плата.

Главный нюанс, о котором хочется рассказать - сумма выплаты: существует налог - НДФЛ, который равен 13%, то есть расплачиваясь с исполнителем услуги, Вам стоит плюсом к обговоренной цене договора прибавить этот процент, ведь только в этом случае, на руки исполнителю придет начальная сумма договора.

Далее остальные нюансы обычно будут зависеть от пунктов заключенного договора, к примеру рассчитаться Университет может по принципу 30-70, то есть 30 процентов до оказания услуги и 70 процентов после, т.е. после подписания акта сдачи-приемки договора возмездного оказания услуги, но зачастую 100% плата идет после сдачи акта о выполненной работе.

Стоит заметить, что сначала заключается договор, затем подписывается акт, следовательно, дата подписания акта не может быть раньше даты подписания договора.

Подписывается 2 оригинала договора и 2 оригинала акта. Образцы и бланки договора Вы найдете по линку выше (подпункт А - Закупочный процесс) или в приложении №4.

В) Договоры с Юридическими лицами на закупку товаров и услуг

Договоры исполняются также по общему правилу, закупочный процесс идет по регламенту ЮФУ, описанному выше. Что хотелось бы уточнить:

при заказе товара, расчет с поставщиками идет по системе 30-70, то есть после подписания договора, счета на оплату ЮФУ перечисляет 30 процентов от стоимости, остальные 70 процентов ЮФУ перечислит после того, как товар окажется на руках у заказчика (материально-ответственного лица), соответственно после того, как будут подписаны товарная накладная и акт приемки товара (локальный документ Южного Федерального Университета).

Договора подписываются в двух экземплярах, живой подпись и печатью. Счет на оплату выставляется в одном экземпляре, также с живыми подписью и печатью.

Образцы и бланки договоров Вы найдете по линку выше (подпункт А - Закупочный процесс) или

Договор на услугу в Приложении №5

Договор на закупку товара в Приложении №6