2.3. Підведення підсумків й оформлення результатів перевірки

На завершальному етапі перевірки бібліотечних фондів (до складання акта) працівники, відповідальні за збереження фонду, зобов’язані підвести підсумки. На цьому етапі:

• розшукуються книги, які не були виявлені під час перевірки;

• переглядаються інвентарні книги й на невиявлений документ

виписується картка згідно із записом в інвентарній книзі.

На кожній сторінці інвентарної книги проставляється підрахунок вартості перевірених документів. Підсумкова вартість наявних документів звіряється з вартістю видань, зафіксованих у бухгалтерскому обліку.

Перевірка фонду може вважатися завершеною лише в тому випадку, якщо її результати оформлені відповідним актом (додаток 1), який складається комісією не пізніше, як через 15 днів після завершення перевірки. Акт перевірки бібліотечного фонду, надрукований у двох (трьох) примірниках, підписується членами комісії й затверджується директором установи. Один примірник акта залишається у відповідальної особи за фонд і зберігається постійно, другий передається до бухгалтерії. Якщо результати перевірки своєчасно не зафіксовані в акті, вона фактично втрачає своє значення. Список втраченої літератури додається до акта. Видання, що не підлягають інвентарному обліку, списуються за окремими актами, в яких кількість примірників та їхня вартість вказані сумарно. У списках до актів на списання підручників зазначається автор, назва, клас, рік видання, ціна і кількість примірників, що списується, а також вказується сума. Після затвердження акта бібліотека списує з облікових документів та з довідково-пошукового апарату (ДПА) всі втрачені видання.

За результатами перевірки видається наказ, плануються заходи щодо усунення виявлених недоліків в організації обліку та зберіганні фонду, які доводяться до відома всіх членів колективу.

Комісія разом із директором вирішує порядок регулювання інвентаризаційних різниць. Розходження, виявлені між даними в облікових документах та наявними у бібліотечному фонді документами, регулюються у такому порядку:

• виявлені необліковані документи у бібліотечному фонді підлягають оцінюванню та зарахуванню до нього;

• матеріальну відповідальність за нестачу документів у фонді несуть бібліотечні працівники у разі, якщо збиток завдано з їхньої вини під час приймання, обліку або зберігання фонду;

• стягнення з винних осіб втрат, заподіяних крадіжкою або нестачею, встановлення суми збитків здійснюється відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116 „Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей”;

• користувачі, які загубили книжку, зобов’язані замінити її таким самим виданням чи рівноцінним йому, або вони відшкодовують її вартість за ринковими цінами у розмірах, встановлених правилами користування бібліотекою [13, ст. 23];

• розмір втрати і недостачі бібліотечного фонду у випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на зменшення фінансування.

Нестача документів списується з балансу книгозбірні лише після ретельної перевірки, відсутності винних осіб і вжитих застережних заходів для недопущення фактів втрат надалі.