3 Понятия и характеристика коммуникаций

Коммуникации сопровождают все процессы, которые происходят в организации, их сущностью с взаимосвязи между работниками, подразделами, организациями и тому подобное.

Коммуникации классифицируют по нескольким признакам:

По сфере охвата: коммуникации между организацией и внешней средой, межличностные коммуникации

По способу возникновения: формальные (официальные), неформальные.

По способу передачи информации: вертикальные, коммуникации, горизонтальные коммуникации, диагональные коммуникации.

По способу осуществления: вербальные (словесные) коммуникации, невербальные (несловесные) коммуникации.

Коммуникации могут происходить разными способами — в письменном виде, устно, невербально. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, что и предопределяет сферы их использования.

Выбирая способ коммуникаций, следует учитывать:

- способность собеседника воспринимать символы, которыми кодируется Информация (человек без инженерной подготовки не поймет чертежей, ему лучше объяснить суть задания устно);

• установленные требования к точности воссоздания и неоднозначности понимания информации (законы, инструкции, правила, приказы следует направлять в письменной форме);

• степень неотложности ситуации, которая нуждается в обмене информацией (если информация нужна немедленно, лучше ее подавать устно);

• способность выбранного способа в определенное время предоставить информацию нужному количеству адресатов.

• обеспечение доступности информации для ее восприятия (доклад, насыщенный цифрами, лучше воспринимается, если усиленная вспомогательным материалом в виде графиков, таблиц, плакатов);

• соблюдение требований относительно минимизации расходов на обмен информацией (если все распоряжения и указания будут оформлены в письменном виде, это повлечет рост бумажных потоков).

Правильный выбор способов коммуникации и их сочетания обеспечивает эффективный обмен информацией, а неправильный — осложняет общение, приводит к недоразумениям, которые даже могут повлечь конфликтную ситуацию

4 Основные этапы и элементы коммуникационного процесса

Качество работы подразделов организации, отдельных исполнителей, групп работников в значительной мере зависит от хорошо настроенного коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс — процесс обмена информацией с целью решения конкретно/" проблемы.

Неотъемлемыми элементами коммуникационного процесса являются:

• отправитель (источник) (лицо, группа лиц (подраздел), организация, которая генерирует идеи, собирает и передает информацию);

• сообщение (информационная идея, закодированная с помощью символов);

—канал (средство передачи информации);

— получатель (потребитель) (лицо, группа лиц (подраздел), организация, для которых предназначена информация).

Коммуникационный процесс охватывает такие этапы:

• формирование или выбор идеи (зарождение идеи);

• кодировка (превращение идеи на сообщение с помощью слов, жестов, интонации);

• выбор канала (выбор способа передачи с помощью телефонной, электронной связи, видеолент и тому подобное);

• передача идее (сообщение);

• декодирование (трансформация символов отправителя в мнения получателя);

• оценивание и уточнение сообщения;

• осуществление обратной связи (отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями).

Эффективность организационных коммуникаций в большой мере зависит от правильно избранного канала передачи информации.

Коммуникационный канал — путь, которым передается информация

Коммуникационная сеть — совокупность источников и каналов поступления и распространения информации, созданной субъектом управления для принятия обоснованных решений и доведения их до исполнителей.

Классифицируют коммуникационные каналы по их пропускной способности и по пригодности для разных видов сообщений. По этим признакам выделяют: физическое присутствие (личный контакт), интерактивные каналы, личные и обезличенные статические каналы.

Пропускная способность канала — объем информации, который может быть передан через канал за один прием, определяется:

— способностью прорабатывать несколько сигналов одновременно;

• возможностью осуществлять быструю двустороннюю связь;

• способностью обеспечить личный подход к коммуникации.

Физическое присутствие (личное общение) является самым эффективным каналом, поскольку гарантирует прямую взаимодействую, передача многих информационных сигналов, мгновенная обратная связь и личный подход.

Интерактивные каналы — это общение по телефону с помощью электронных средств связи. Характеризуется ускоренным обменом информацией. Но в этом случае отсутствует личный контакт, через что из коммуникационного процесса выпадает «язык тела

Личные статические каналы — это персональные письменные сообщения — записки, письма, замечания.

К обезличенным коммуникационным каналам принадлежат отчеты, бюллетени и тому подобное. Они имеют наименьшую пропускную способность и не обеспечивают никакой обратной связи.