Начальные правила работы в редакторе.

Не следует рассматривать Word, как замену печатающей машинки. Нобходимо, особенно при освоении редактора, жестко придержи- ваться следующих правил:

- текст документа вводится не строчками, а абзацами. Word автоматически разобьет абзацы на строчки. Клавишу «Enter» нужно использовать ТОЛЬКО в конце абзаца;

- не допустимо нажимать подряд несколько раз клавиши «Пробел», «Enter», «Tab»; - «красную строку» в начале абзаца нельзя создавать клавишей «Tab»;

- не допустимо разделять пробелом буквы в заголовках разде- лов (следует использовать разреженный межсимвольный интервал);

- знаки препинания вводятся непосредственно после слова БЕЗ ПРОБЕЛА. Пробел должен отделять знак препинания от следующего слова;

- Если текст на экране слишком мелкий, нужно увеличить МАСШТАБ (но не размер шрифта!).

Подготовительные операции

Работа с документом начинается с выбора размера и ориентации листа бумаги. Наиболее распространен формат А4 (размер бумаги 210x297 мм). Ориентация страницы бывает книжная и альбомная. WORD допускает использование в одном документе оба типа ориентации страниц. В этом случае документ разбивают на разделы, в пределах которых применяют один тип ориентации страниц. У страницы документа имеются поля относительно края листа бумаги. Для оформления курсовых и дипломных работ используют следующие размеры полей:

- левое поле 30 мм;

- правое поле 15 мм;

- верхнее поле 20 мм;

- нижнее поле 20 мм.

Установка параметров страницы производится на вкладке Разметка страницы ленты. На закладке Поля устанавливаются требуемые размеры полей. На закладке Размер выбирают размер бумаги. На закладке Ориентация выбирают Книжную или Альбомную ориентацию бумаги. В многостраничном документе используют так называемые колонтитулы - области наверху или внизу каждой страницы документа. В этих областях документа проставляются номера страниц и краткие заголовки. Колонтитулы располагаются в областях верхнего и нижнего полей листа и могут использоваться как отдельно (только верхний или только нижний), так и совместно.

Можно рекомендовать для основного текста шрифт Times New Roman обычного начертания. Для основного текста формата А4 принято использовать 12, 13 или 14 пунктов. Формат, опции Абзац приведен на рисунке 2.6. Отступ - это расстояние абзаца от левого или правого края страницы. Обычно используется для специального выделения абзаца из общего текста. Отдельно регулируется отступ первой строки. Величина отступа первой строки устанавливается отдельно и, по требованию ГОСТа должна быть 1,5 см.

Интервал - расстояние между абзацами. Интервал задается значениями «перед» и «после» абзаца. Особо устанавливается междустрочный интервал. Обычно его устанавливают значением Полуторный или значением Множителя - 1,5

Ввод и редактирование текста

Текст может вводиться в режиме вставки или замещения. В режиме Вставки вводимые по месту расположения курсора символы автоматически сдвигают находящийся справа текст. В режиме Замещения вводимый по месту расположения курсора текст замешает на- ходящиеся справа от курсора символы. Переключение между режимами вставки и замещения выполняется с помощью клавиши Insert. При вводе текста документа требуется помнить одно правило - абзац вводится как единая строка бесконечной длины. Разбивки его на строки в зависимости от настройки параметров абзаца выполняется редактором автоматически.

Часто в документах встречаются фрагменты, содержащие перечисления действий или предметов. Для улучшения восприятия таких фрагментов используются Списки. Word позволяет формировать списки двух типов: маркированные и нумерованные. Построение спи- сков возможно как в автоматическом режиме, так и в режиме форматирования. В автоматическом режиме в начало абзаца вносится цифра с точкой (скобкой) - нумерованный список, или символ с пробелом - маркированный список. При нажатии клавиши Enter для перехода к следующему абзацу он будет автоматически получать очередной номер или указанный маркер.

Запись математических формул

В MS Word 2007 имеется встроенная поддержка записи и изменения формул. Для перехода в режим ввода формулы следует на вкладке Вставка в группе Символы выполнить команду Формула. Такого же результата можно добиться, нажав клавишу Ctrl+=. Ввод в формулу букв русского и латинского алфавитов, а также простейших арифметических операторов, выполняется с клавиатуры. Прочие символы вводятся с помощью панели инструментов выведенных взамен ленты (рисунок 2.7)

Использование таблиц

Таблицы используются для наглядного и компактного представления данных. Они являются необходимым элементом научно-технической и экономической документации.

При создании таблиц следует использовать группу Таблица вкладки Вставка ленты. В результате выполнения команды Вставить таблицу открывается окно Вставка таблицы, где надо указать число строк и столбцов создаваемой таблицы, а также установить нужные переключатели Автоподбор ширины столбцов (рисунок 2.8). Если выбрать переключатель Автоподбор ширины столбцов - Постоянная, то устанавливаются равные значения ширины для всех столбцов. Значения вводятся в поле рядом. При выборе переключателя По содержимому – ширина столбцов изменяется в соответствии с вводимым текстом. Переключатель По ширине окна устанавливает общую ширину таблицы равной ширине бумаги.27 В программу Word заложено представление о таблице, как о некотором аналоге Базы данных.

В поле окна Формула, после знака равенства вводится вычисляемое выражение, записанное через адреса ячеек таблицы, хранящих исходные данные. В поле Формат числа, если необходимо, вводится фор- мат результата вычислений, а поле Вставить функцию используется для ввода в формулу математических функций, например: sum() – сумма; count() – количество; max() – максимум; abs() – модуль, average() – вычисление среднего значения и другие. После нажатия на кнопку ОK вычисляется математическое выражение, а полученный результат помещается в ячейку таблицы.

Для указания диапазона ячеек при вычислении функции используются: имена ячеек (а2;а5), сверху (above) от активной ячейки, слева (left) от активной ячейки и др. Например, для вычисления среднего значения чисел в столбце можно задать функцию average(с2:с4), либо sum(above)/3.