Рекомендації менеджеру щодо раціоналізації витрат часу на проведення ділової наради:

■ майте попередню думку з обговорюваного питання;

■ починайте нараду в чітко призначений час, навіть якщо не всі з'явилися.

■ якщо відсутні працівники, відповідальні за питання, що розглядаються, з'ясуйте причину відсутності і перенесіть нараду. Проведіть з ними відповідну бесіду. Якщо треба, накладіть стягнення;

■ упевнено керуйте ходом наради;

■ по-діловому, конкретно сформулюйте мету, запропонуйте регламент, визначте загальну тривалість наради;

■ домагайтеся в ході обговорення діловитості, спрямовуйте суперечки в потрібне русло, стежте за регламентом;

■ питання ставте перед усіма або конкретно запропонуйте висловитися працівнику, думка якого є важливою. Виступаючи, будьте зосереджені, враховуйте склад, рівень та інтереси присутніх, володійте собою;

■ завершуючи нараду, підведіть підсумки. Доручіть підготовку рішення чи сформулюйте програму подальшої роботи над проблемою;

■ 10. забезпечте наявність стенограми чи протоколу магнітофонного запису. Робіть так, щоб у підлеглих залишилося враження дієвості та необхідності наради.

Таблиця 9.2

Характерні типи учасників нарад

Тип	Способи впливу на їх поведінку
"сперечальник"	- ведучий повинен зберігати спокій і діловитість. Краще, якщо твердження сперечальника спростовують учасники;
"позитивіст"	- такому працівникові слід доручити висновки наради, свідомо залучаючи його до дискусії;
"всезнайка"	- висміювати його не слід. Краще закликати учасників наради зайняти певну позицію щодо його промови;
"балакучий"	- такого учасника треба тактовно переривати, нагадуючи про регламент;
"сором'язливий"	- постановкою нескладних запитань слід зміцнити його впевненість у собі;
"негативіст"	- визнати, оцінити його знання та досвід;
"байдужий"	- запитати його про роботу, навести приклад з його сфери інтересів;
"значний керівник"	- уникати прямої критики, використовуючи техніку "так, але..."
"той, що багато розпитує"	- краще не відповідати на його запитання, адресуючи їх учасникам наради

Продуктивність наради = інформація "на виході" наради/інформація на її "вході".

Кошторис наради = витрати на підготовку + заробіток учасників + витрати на відрядження + накладні витрати + витрачений час.

Технологія ефективного проведення зборів

Збори - це, по суті різнопланові бесіди. Дуже легко проводити збори у формі бесіди, якщо розглядати всю аудиторію як одну особа й звертатися до неї як до складної людини. Правда, підготовка є більш кропіткою, а визначити досягнуті результати складніше, але правила поведінки як на зборах, так і в приватній бесіді залишаються однаковими.

Проаналізуємо наведені нижче дев'ять правил проведення зборів одне за одним і в подальшому будемо пристосовувати їх до наших специфічних умов.

1. Поставте перед собою чіткі й важливі завдання. Якщо Ви збираєтеся просто повідомити щось, що не потребує жодних пояснень, то це легко зробити за допомогою записки або повідомлення на дошці оголошень. Перш ніж збирати людей, переконайтеся, що збори необхідні.