2. Деловые встречи
Большими исследованиями по данной теме занимались Д. Карнеги, И. Атватера, Дж. Харрисона. В них представлен хороший материал о том, как провести беседу, деловые переговоры. На деловых встречах так же необходимо соблюдать целый «ритуал» приветствия.
Наиболее важные встречи лучше назначать на 10-12 часов дневного времени. Необходимо наметить предварительный план беседы, когда речь пойдет о длительных переговорах и деловых контактах.
В разных странах приняты различные дистанции, которые выдерживаются во время беседы. Интимная дистанция – до 0,5 метра. Такая дистанция используется между самыми близкими людьми. Личная дистанция – от 0,5 до 1,2 метра (между близкими людьми, но без оттенка интимности). Социальная дистанция –от 1,2 до 3,5 метров выдерживается в деловой беседе. Общественная дистанция – 3,5 метра и более, характерна для проведения официальных мероприятий.
При конструктивном диалоге расстояние лучше всего установить в 1,5 метра и постараться, чтобы стороны не разделяла преграда в виде огромного письменного стола.
Во время разговора сидят ровно, свободно, не откидываются на спинку стула, не перекидываю ногу на ногу, не вертят ничего в руках и не рисуют фигурки. Беседу надо вести спокойно, не повышая голоса, не показывая раздражение даже тогда, когда есть основания для этого. Д. Карнеги пишет: «Помните, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке». Это следует учитывать в беседе. Наполеон III, император Франции, племянник великого Наполеона, гордился тем, что мог запомнить имя каждого, с кем приходилось встречаться.
Нужно знать, что кивок головой действует одобряюще на собеседника. В развитых странах мира уже давно готовят менеджеров к проведению деловых бесед.
В общении собеседник должен чувствовать, что его уважают и ценят, с его мнением считаются. Говорящий должен следовать логике беседы, выбирая тему, понятную партнеру, интересную и важную. Время устного сообщения без паузы может длиться от 45 сек. до 1,5 мин. Значит, рекомендуется употреблять короткие фразы.
Слушать собеседника – сложное дело. Из-за неумения слушать в деловых кругах допускаются ошибки. Общение может стать безрезультатным, если партнеры не слушали друг друга. Старайтесь не перебивать собеседника, не сбивать его с мысли. Так как скорость мышления в 4 раза больше скорости речи, надо использовать свободное время на критический анализ и выводы из того, что услышали. Следует сконцентрироваться на сущности обсуждаемого вопроса и вытеснить из головы все второстепенное.
К. Чапек заметил: «Представьте себе, какая была бы тишина, если бы люди говорили только то, что знают».
Нередко деловые контакты оказываются несостоявшимися не в силу их неприемлемости для партнеров, а вследствие неправильного построения беседы, нечеткого выражения деловых предложений. Не следует с самого начала встречи заводить разговор о деле. Желательно начать разговор на отвлеченные темы. При возникшем напряжении можно воспользоваться теплыми словами, приятными фразами.