Справочник проводок
Для формирования справочника допустимых проводок присвоим Листу 2 имя «ГлКнига». В колонке А будут указываться коды проводок, в колонке В – код дебетуемого субсчета проводки, а в колонке С – код кредитуемого субсчета. Пример ввода данных приведен на рис. 4.
Рис. 4. Справочник проводок
Колонки А, В, С должны быть отформатированы так, чтобы вводимая в них информация воспринималась Excel как текстовая. Первую строку мы оставим для указания названий колонок.
Для задания расчетных формул следует определить имена:
ГлКнига.Код – для диапазона $A$2:$A$100;
ГлКнига.Дебет – для диапазона $B$2:$B$100;
ГлКнига.Кредит – для диапазона $C$2:$C$100;
ГлКнига.Сумма – для диапазона $D$2:$D$100.
Помимо указанных имен, следует задать имя «ДопустимыеПроводки» для диапазона $A$2:$C$100. Из рис. 4 видно, что в качестве кодов проводок используются шестизначные числа. Первые три цифры обозначают код дебетуемого субсчета, а вторые три – код кредитуемого субсчета. Важно, чтобы способ кодирования легко запоминался, был уникальным, а также чтобы коды субсчетов проводки в колонках В и С были заданы правильно. В последующем они будут автоматически подставляться при вводе проводок. Коды субсчетов в образцах проводок обязательно должны быть заданы на листе «Субсчета».
Проводки
Теперь рассмотрим порядок ввода проводок.
Ручные проводки будем выполнять на листе 3, присвоив ему имя «Проводки». При вводе проводок вручную задают ее код и сумму, при этом дебетуемый и кредитуемый субсчета подставляются автоматически.
Код проводки вводим в колонке А, а сумму – в колонке В. В колонках С и D должны отображаться дебетуемый и кредитуемый субсчета.
Как и ранее, в первой строке зададим названия колонок: «Код» для колонки А, «Сумма» для колонки В, «Дебет» для колонки С, «Кредит» для колонки D.
Для того чтобы дебетуемый субсчет подставлялся автоматически, введем в ячейку С2 формулу =ВПР(A2;ДопустимыеПроводки;2;ЛОЖЬ).
Аналогичную формулу следует внести и в ячейку D2, записав ее в виде:
=ВПР(A2;ДопустимыеПроводки;3;ЛОЖЬ).
Отличие состоит в том, что здесь формула формирует код кредитуемого субсчета. После того как формулы заданы, скопируйте их на последующие строки колонок С и D листа «Проводки».
Таким образом, лист подготовлен для ввода проводок.
Теперь попробуйте вводить проводки, задавая только их код и сумму.
На рис. 5 видно, что там, где заданы коды проводок, имеющиеся на листе «ГлКнига», автоматически проставлены и коды дебетуемого и кредитуемого субсчетов. Там же, где указаны несуществующие коды проводок (в том числе и пустые), вместо кодов субсчетов стоит значение #Н/Д, что свидетельствует об ошибке или отсутствии кода проводки.
Рис. 5. Справочник проводки
Определим имена:
Проводки.Код – для диапазона $A$2:$A$100;
Проводки.Сумма – для диапазона $В$2:$В$100;
Проводки.Дебет – для диапазона $С$2:$С$100;
Проводки.Кредит – для диапазона $D$2:$D$100.
Предполагается, что в течение каждого периода вводятся не более 100 проводок. Если за месяц (квартал) вводится больше проводок, увеличьте диапазон.