1.2. Основные определения.
Как уже говорилось выше, реляционная база данных состоит из множества таблиц. В этих таблицах столбцы называются полями или атрибутами, а строки - записями или кортежами. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится
Непременным правилом создания таблицы в СУБД является строгое определение содержимого самой таблицы. В ее ячейках может храниться только фактическая, и только неизменяемая информация - в ячейках базовых таблиц принципиально не может быть вычисляемых значений.
Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно. Если данные в разных записях начинают повторяться, это может говорить о том, что база имеет плохую структуру.
Для того чтобы связи между таблицами работали надежно, и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.
Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут повторяться. Если ни одно поле таблицы не приемлемо в качестве уникального, его можно создать искусственно. Кроме этого, существует понятие ключевого поля. При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями СУБД работает особо. Она проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле - очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.
В реляционных базах данных важную роль играет еще один ключ - внешний ключ. Внешний ключ - это поле одной таблицы, которое ссылается на первичный ключ другой таблицы.
В качестве первичного ключа в таблицах часто используют поле, имеющее тип "Счетчик". Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Структура связей между таблицами называется схемой данных.
Во многих случаях первичного ключа оказывается недостаточно для индексации содержимого таблицы, особенно в случаях больших таблиц со множеством полей почти наверняка в процессе работы придется отбирать из них данные и по другим критериям, отличным от простого номера строки в таблице. Таким образом, в определенных случаях возникает потребность в создании так называемых индексов или вторичных ключей. Индекс - это средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существует два вида индексов: допускающие и не допускающие повторение значений поля. Почти так же, как и по одному полю, индекс можно составить по двум и более полям. Применение индексов значительно ускоряет просмотр и выборку данных. Недостатки индексов - каждый из них занимает дополнительное место на жестком диске, а также в оперативной памяти. Кроме этого, увеличивается время добавления или удаления записи (особенно если в таблице содержится большое количество записей), поскольку индексы приходится создавать заново. Хотя эффект снижения быстродействия здесь не так важен, как эффект ускорения операций поиска и сортировки, все же следует следить за тем, чтобы не индексировать в таблице слишком много полей.
ВОПРОС №11 Электронная таблица Excel. Основные понятия.
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.
Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.
Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.
Основные элементы электронной таблицы Excel
Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).
Рис. 79. Элементы таблицы
Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.
Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.
Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.
Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.
Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.
ВОПРОС №12 Построение графиков с помощью электронной таблицы Excel.
Во-первых, составьте нужную таблицу. Исходите из того, что график имеет две оси – горизонтальную (ось X) и вертикальную (ось Y). Соответственно в таблице это будут столбцы и строки. Наименование столбцов и строк в дальнейшем будет наименованием осей. Пример таблицы.
После того, как таблица построена, выделите ее и нажмите кнопку «Мастер диаграмм». По умолчанию она расположена на стандартной панели инструментов рядом со значком справки. Откроется окно «Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы». В этом окне выберите тот вариант графика, который вам больше подходит. Чтобы узнать, как ваши данные будет смотреться в том или ином варианте, имеется клавиша «Просмотр результатов». Нажмите на нее и удерживайте некоторое время – на месте «Вид» будет изображен график применительно к вашей таблице. Если в числе стандартных диаграмм не нашлось нужной, посмотрите на вкладке «Нестандартные».
Определившись с типом диаграммы, жмите кнопку «Далее» - переходим к шагу 2. В верхней части окна образец вашего будущего графика, далее «диапазон» - это выделенная область. Если вы забыли выделить таблицу вначале, или хотите изменить выделение – меняйте здесь. Также, поменяв указатель «Ряды в строках/столбцах», можете поменять данные по осям X и Y. Результат виден сразу, если не понравилось, возвращайте, как было.
3На шаге 3 вы сможете задать все нужные параметры: обозначение осей, цвет и толщину линий, заливки, маркеров, шрифт и пр. В том числе здесь, во вкладке «Легенда», создайте ее (поставив галочку в соответствующем окне), определите положение по отношению к графику. Легенда нужна для того, чтобы сразу видеть, какие данные на графике что означают. Здесь же можно прикрепить к графику табличные данные.
4На завершающем шаге выберите, как хотите видеть созданный график, диаграмму – на том же листе, где таблица, или на другом (можете выбрать любой имеющийся лист в книге или создать новый). Выбрав, нажмите на клавишу «Готово». Ваш график будет выглядеть так.
5Если вдруг, по какой-то причине, вас не устраивает результат, это легко поправить. Исправлять график можно прямо в нем (щелчком правой кнопкой мыши из контекстного меню) или в главном меню «Диаграмма». Подпункты этой вкладки содержат все четыре рассмотренных выше шага.
Теперь вы знаете, что изменив данные в основной таблице, сразу же получите обновленный график. Выгоды на лицо – не нужно каждый раз делать новый график, обновляйте его хоть ежечасно. Именно по такому принципу формируются различные суточные, месячные и пр. отчеты – красочно и наглядно.
ВОПРОС №13 Создание в электронной таблице списка (простейшей базы данных)
Списком Excel называется таблица, оформление которой отвечает следующим требованиям:
список состоит из строк, называемых записями;
столбцы списка, называемые полями, должны содержать однородную (однотипную) информацию;
верхняя строка списка, называемая заголовком, должна содержать метки (имена) соответствующих полей, и ее формат (шрифт, цвет фона и т.п.) должен отличаться от формата записей;
внутри списка не должно быть пустых строк и столбцов, которыми список отделяется от остальной части рабочего листа;
не рекомендуется на рабочем листе располагать еще что–либо, кроме списка, но если что–то и присутствует, то должно быть расположено либо выше, либо ниже списка, и рабочий лист рекомендуется именовать названием списка.
В общем случае база данных может состоять из нескольких списков, количество которых сверху ограничено только здравым смыслом и опытом разработчика.