Тема 4 регистрация документов 61

4.1. Понятие «регистрация». Цели регистрации 61

4.2. Формы организации регистрации документов 63

4.3. Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки 64

Вопросы для самоконтроля 70

Задание 71

Тест 4 73

Тема 5. Организация контроля исполнения документов 74

5.1. Понятие «контроля исполнения документов» и его цель 74

5.2. Сроковый контроль и контроль исполнения по существу 75

5.3. Задачи делопроизводственной службы при сроковом контроле исполнения 75

5.4. Сроки исполнения документов 76

5.5. Ведение контроля исполнения документов 77

5.6. Автоматизация контроля исполнения документов 78

Вопросы для самоконтроля 79

Задание 79

Тест 5 80

Тема 6. Формирование дел 81

6.1. Порядок формирования дел 81

6.2. Принципы систематизации документов внутри дела 83

6.3. Правила оформления дел 85

Вопросы для самоконтроля 87

Задание 88

Тест 6 89

Тема 7. Номенклатура дел 90

7.1. Функциональное назначение номенклатуры дел 90

7.2. Основные требования к составлению номенклатуры 90

7.3. Разработка номенклатуры дел 92

7.4. Требования к заголовкам дел и их систематизации 98

7.5. Определение сроков хранения документов и дел 101

7.6. Оформление номенклатуры дел организации 102

7.7. Работа с номенклатурой дел в течение года 103

Вопросы для самоконтроля 104

Задание 105

Тест 7 105

Тема 8. Оперативное хранение дел 107

8.1. Понятие оперативного хранения дел 107

8.2. Проверка наличия документов 107

8.3. Порядок выдачи документов и дел 107

Вопросы для самоконтроля 109

Задание 109

Тест 8 110

Тема 9. Экспертиза ценности документов 111

9.1. Понятие экспертизы ценности документов 111

9.2. Организация работы экспертной комиссии 112

9.3. Определение сроков хранения 116

9.4. Порядок проведения экспертизы ценности документов 117

9.5. Документы, передаваемые на архивное хранение 119

Вопросы для самоконтроля 120

Тест 9 120

Тема 10. Подготовка дел к передаче в архив 121

10.1. Оформление дел, сдаваемых в архив 121

10.2. Передача дел в архив 125

Вопросы для самоконтроля 126

Тест 10 126

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА (методические указания и задание к выполнению 127

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ ТЕСТОВ 129

Тест 1 129

Тест 2 129

Тест 3 129

Тест 4 129

Тест 5 129

Тест 6 129

Тест 7 129

Тест 8 129

Тест 9 129

Тест 10 129

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ 130

Введение

Управление возникает из информации, осуществляется посредством информации, совершенствуется на ее основе. Все виды управленческой деятельности (принятие решений, планирование, работа с кадрами) связаны с оформлением документов, работой с документами, то есть с делопроизводством.

Процесс управления во многом зависит от информации об управляемых объектах и является основой принятия любого решения. Если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Поэтому в любом управленческом аппарате важно организовать поступление, движение и обработку информации, носителем которой выступает документ.

Учебное пособие посвящено важной части документационного обеспечения управления, являющегося одной из отраслей деятельности в сфере управления, организации работы с управленческими документами.

Пособие подготовлено на базе действующих нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления.