2. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Основными пользователями управленческой отчетности явля­ются менеджеры всех иерархических уровней организаций.

Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающимся оценки деятель­ности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостат­ков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя от­четность является информационным обеспечением управленческих решений и оптимизации деятельности организации в целом.

Например, отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли организации и оценить риск новых долгосрочных вложений.

Ознакомление персонала организации с данными управленче­ской отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Сроки представления и периодичность управленческой отчет­ности - важный параметр, существенно влияющий на результатив­ность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетности - вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов со­ставления отчетности является своевременность принятия управ­ленческих решений по данным отчетности. На нижних уровнях управления роль оперативности принятия решений выше, чем на верхних. В связи с этим периоды представления отчетности на ниж­них уровнях должны быть короче.

Условно можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и представ­ления:

• краткосрочная отчетность;

• среднесрочная отчетность;

• периодическая (стратегическая или долгосрочная) управлен­ческая отчетность.

Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневно и еженедельно. Однако в связи со спе­цификой производства, в качестве краткосрочной может выступать ежемесячная отчетность. Краткосрочная отчетность - это предос­тавление информации из первичных документов в тех или иных аспектах, т. е. это информация, которая наиболее актуальна для организации и отражает важные и динамические стороны ее дея­тельности. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Они долж­ны принимать управленческие решения на основе данной инфор­мации.

Второй временной период - это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от одного раза в неделю до одного раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе показатели деятельности организации и обязательно содер­жит прогнозные показатели на следующий период.

Например, анализируя себестоимость продукции за месяц, мож­но делать прогнозы ее изменений на следующий месяц в соответ­ствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектую­щие, т. е. отслеживать изменения стоимости сырья. На основании данных такой отчетности можно прогнозировать изменения цен на производимую продукцию и показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высо­кого уровня: руководство организации, менеджеры высшего звена. Многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на деятельность организации в целом.

Долгосрочная управленческая отчетность составляется с перио­дичностью от одного раза в месяц, до одного раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетно­стью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленче­скими показателями и отчетными данными. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В связи с использованием системы квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управ­ленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необхо­димо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодич­ностью финансовой отчетности. В соответствии с этим огромное значение приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в на­логовом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет сама организация, для каждой группы центров ответственности и сегментов она индивидуальна. При этом важно иметь четкий график представления отчетности. Внутренняя управленческой отчетности является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контро­ля в организации.

При отсутствии своевременной обратной связи возникает боль­шая вероятность того, что работа управляющего выйдет из-под контроля, а его цели и планы утратят актуальность, останутся на бумаге. Руководитель всегда должен знать, насколько эффективна его деятельность. Если его планы не выполняются, он должен узнать об этом как можно раньше. В противном случае он лишен возмож­ности предпринять корректирующие меры и вносить изменения, которые необходимы для актуализации поставленных задач. Внут­ренняя управленческая отчетность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение поставленных целей.

Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной акцент делается на ошибки вместо того, чтобы дать управ­ляющим информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает руководи­теля к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.