Глава 1. Управленческие решения в системе управления организацией.

1.1. Сущность и организационно-экономическое содержание управленческих решений

В процессе любой деятельности человек или группа людей сталкиваются с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов ее результатов и (или) действий для их получения. Выбранный вариант называется решением. Если нет выбора вариантов, то нет и принятия решения. Решения в процессе управленческой деятельности называются управленческими.

Управленческая деятельность – это процесс преобразования человеком информации о фактическом и прошлом состоянии и поведении управляемой системы (объекта, или процесса, или их внешней среды) – осведомительной информации – в информацию о ее необходимом состоянии и (или) поведении – управляющую информацию (управленческое решение). Осведомительная и управляющая информация обеспечивают взаимосвязь и единство субъекта и объекта управления, процессов управления и управляемых процессов организации, ее взаимосвязь с внешней средой (рис. 1).

Субъект управления

Процессы управления

В

А

Объект управления

Управляемые процессы

Организация

движение управляющей информации (прямая связь);

движение осведомительной информации (обратная связь);

Рис. 1 Взаимодействие процессов управления с управляемыми процессами организации и ее внешней средой

При этом во взаимодействии с внешней средой осуществляется как воздействие организации на внешнюю среду, так и воздействие внешней среды на данную организацию (А). Например, при заключении договоров на поставку какого-либо ресурса организация при согласовании с поставщиком определяет ему параметры поставок. В тоже время организация обязана выполнять предписания, регламенты и другие распорядительные документы органов государственной власти. Аналогичная ситуация и в отношении осведомительной информации (В). Организация выдает во внешний мир информацию о своем состоянии и деятельности (консолидированные бухгалтерские балансы, статистические отчеты, справки и т.д.), и получает от других организаций различную информацию о состоянии и поведении внешней среды (статистические материалы, отчеты других организаций, рейтинги, информационные бюллетени и т.д).

Из вышеизложенного следует, что управленческое решение (в дальнейшем – решение):

принимается человеком и во многом зависит от проявления в данный момент многих его качеств как специалиста и личности;

имеет информационный характер и в системе управления передается по каналам связи (коммуникациям) в виде документированного или недокументированного сообщения от одного человека (или группы людей) к другому человеку (или группе людей);

при прохождении через уровни иерархии управления (сверху вниз) трансформируется в другие решения, его конкретизирующие, детализирующие и возможно искажающие. Например, на основании решения директора организации, в котором указаны ответственные за отдельные его разделы нижестоящие руководители, последние принимают свои решения, в которых с учетом задач, функций и загруженности подчиненных конкретизируется, детализируется и разъясняется содержание директора. Согласно теории информации искажение информации при передаче ее по каналам связи, особенно с ее преобразованием, может искажать ее содержание. Особенно это характерно для каналов связи между людьми, где каждый человек может по-своему понимать и трактовать содержащуюся в сообщении (в данном случае в управленческом решении) информацию. Указанные свойства управленческого решения определяют его субъективность и вероятность правильной реализации (получения заложенной в нем эффективности). Например, на основании решения директора организации, в котором указаны ответственные за отдельные его разделы нижестоящие руководители, последние принимают свои решения, в которых с учетом задач, функций и загруженности подчиненных конкретизируется, детализируется и разъясняется содержание директора. При этом каждый из них при принятии своего решения исходит из своего понятия содержания решения директора и своих интересов в его реализации;

направлены на внутренние и внешние объекты и процессы.

Управленческое решение – это информационный вариант будущего, желаемого для лица, его принимающего (в дальнейшем – ЛПР), состояния и (или) поведения управляемой системы и ее внешней среды, который еще необходимо реализовать на практике, материализовать. Так как это осуществляется людьми, то так же определяет высокую субъективность и вероятность реализации решения. Человек принимает тот вариант, который, по его мнению, в момент выбора является наилучшим или наиболее для него желательным (целесообразным). Таким образом, принятие решений – это сознательный процесс, выбор из имеющихся вариантов (альтернатив) одного единственного, сокращающего разрыв между настоящим и будущим желательным состоянием (или поведением, действием).

Принимаемый ЛПР в качестве решения целесообразный вариант решения необязательно должен быть оптимальным с позиций математической оптимизации. Академика АН СССР Л.А. Мелентьева доказал, что в экономике по каждой проблеме имеется не одно, а зона оптимальных решений, из которых ЛПР выбирает наиболее желательное для него (целесообразное). Для этого он ввел понятия экономической устойчивости и экономической неопределенности управленческих решений.

Экономическая устойчивость определяется тем, что в зоне оптимума кривая минимизируемого (максимизируемого) функционала идет очень полого и есть несколько (а не одна) точек с практически одинаковым значением, т. е. частная производная от функционала (Ф) по рассматриваемому параметру (П) близка или равна нулю, т.е. .

Экономическая неопределенность заключается в том, что в силу погрешностей исходной информации (в том числе и интервалов значений ограничений) минимизируемый (максимизируемый) функционал описывается не математической кривой, а зоной. Сочетание экономической устойчивости и экономической неопределенности приводит к тому, что в результате оптимизации получается не один, а несколько оптимальных вариантов, находящихся в зоне АВС (Рис. 2). То есть, при том или ином отклонении прогнозируемой исходной величины от ее математического ожидания, каждое значение функционала (Ф), находящееся в зоне АВС, может оказаться оптимальным. Поэтому выбирается не просто оптимальный вариант решения, а целесообразный с точки зрения ЛПР из находящегося в зоне оптимума множества оптимальных его вариантов.

Содержащаяся в решении информация определяет:

1. Цель – представление о действии (или результате), которое человек стремится осуществить (или получить). В понятие цели входит определенное представление, стремление к его осуществлению и представление о тех средствах, какими цель может быть осуществлена.

Условные обозначения:

МФ — математическое ожидание минимизируемого функционала Ф;

ф' и Ф" — крайние значения функционала при заданном уровне обеспечения;

МП — математическое ожидание оптимального значения параметра П;

П' и П" — возможные крайние отклонения оптимального значения параметра.

Рис. 2. Экономическая устойчивость и экономическая неопределенность вариантов решения

Пример: начало приказа Министерства образования и науки РФ от 30 декабря 2010 г. № 2232 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации» - «В целях установления единого порядка работы с документами в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Министерство) и подведомственных ему федеральных службах и в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, приказываю:

1. Утвердить по согласованию с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации (далее - Инструкция).

2. Возложить на Административно-хозяйственный департамент (Смирнова В.В.):

методическое руководство организацией делопроизводства в Министерстве;

определение технологии ведения делопроизводства в структурных подразделениях Министерства.

3. Руководителям структурных подразделений Министерства:

организовать изучение Инструкции работниками;

обеспечить строгое соблюдение требований Инструкции…..».

Понятие цель есть продукт деятельности сознания и воли, субъективная априорная форма волевой мотивации к действию. То есть сначала у человека появляется желание (мечта), представление о чем-либо. Затем человек выбирает, необходимо ли ему из мечты сделать цель. То есть уже не просто мечтать о чем-либо, а составить план достижения мечты. Разница между мечтой и целью заключается в том, что мечта – это простое желание, цель – это уже руководство к действию. Причем данное руководство содержит сведения о средствах, необходимых для достижения представляемого желания.

2. Будущее, желательное для ЛПР, значение одного или совокупности параметров, характеризующих состояние управляемого объекта (или процесса, или внешней среды). Состояние организации, как объекта управления, в определенный момент (или) промежуток (период) времени характеризуется рядом показателей. Это – затраты, объем продаж, численность работающих, производительность труда, стоимость объектов недвижимости, фондоотдача и др. Наиболее существенные для данного решения показатели называются управляемыми параметрами. Их изменение при реализации решения переводит фактическое состояние объекта управления (процесса управления, или внешней среды) в желаемой для ЛПР и обеспечивает достижение цели;

3. Действие (или совокупность взаимосвязанных во времени и в пространстве действий), выполнение которого обеспечивает реализацию цели и перевод объекта управления (процесса или внешней среды) из фактического состояния в желаемое для ЛПР. Совокупность необходимых действий выражается в плане или программе действий (деятельности) управляемого объекта, т. е. в составе и взаимосвязях его действий, обеспечивающих достижение целей.

Управленческие решения от множества других, принимаемых людьми в повседневной жизни решений, отличают:

1. Характер цели. Субъект управления (индивид или группа) принимает решение исходя не только и не столько из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации, коллектива.

2. Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и её работников. Его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей. В крупных, особенно градообразующих организациях, решения руководителей могут серьёзно отразиться на социально-экономической ситуации целых регионов и городов. Например, решение организации закрыть нерентабельное производство может существенно повысить уровень безработицы в городе или районе расположения этого производства.

3. Разделение и кооперация труда. В любой организации имеется определённое разделение труда, при котором процессы разработки, принятия и реализации различных решений распределены между ее работниками. В то же время деятельность и этих работников объединена (кооперирована) по различным признакам в относительно самостоятельные группы и в деятельность управляющей системы в целом. Например, один работник принимает решения по материальному обеспечению организации, другой по финансовому обеспечению, третий по обеспечению трудовыми ресурсами, а в целом их деятельность направлена на процессы обеспечения организации ресурсами и составляет часть управления ее деятельностью в целом.

4. Профессионализм. В управлении организацией разработка, принятие и реализация решений – сложный, ответственный и часто формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Не любой сотрудник организации наделяется полномочиями самостоятельно принимать определённые решения. Он должен обладать определёнными профессиональными знаниями, навыками, интуицией, иметь способности к данному виду деятельности.

Решение всегда имеет конечный период времени действия. Этот период определяется содержанием самого решения или моментом начала действия нового решения, принятого в развитие или вместо него. Например, приказ должен быть выполнен в установленные в нем сроки. Если сроки действия в приказе не определены, то он действует до издания нового приказа, прекращающего его действие. В практической деятельности используется два понятия решения: решение как результат деятельности человека и решение как процесс его получения (например, решение задачи).

Любое решение требует реализации, претворения в жизнь. Выше решение рассматривалось как промежуточный информационный результат деятельности, требующий дальнейших действий по его материализации, сопровождающихся чаще всего принятием новых решений, уточняющих или корректирующих ранее принятое. Без реализации устное решение остается мечтой ЛПР, а документированное еще и «испорченной бумагой» и бесполезно затраченными ресурсами. Любое высокоэффективное решение при плохой его реализации может оказаться неэффективным. Реализация решения — это процесс обеспечения функционирования и развития управляемой системы в соответствии с отраженной в нем программой или в рамках определенных в нем величин параметров состояния. Решение как процесс характеризуется тем, что он протекает во времени и осуществляется в несколько этапов. Выделяют три крупных специфических этапа – разработка, принятие и реализация решений.

Из вышеизложенного следует, что

управленческих оптимумаминимизируемогомаксимизируемогозаключаетсяматематическойэкономической (Рис. 2),,. Пвариант решения управленческое решение – это целесообразный с точки зрения ЛПР вариант будущего, желаемого состояния и (или) поведения управляемой системы и (или) внешней среды в конкретных условиях и в определенный промежуток времени.

При выявлении влияния решений на эффективность деятельности организации (независимо от ее размеров, целей, особенностей деятельности) в ее системе управления необходимо рассматривать три укрупненных относительно самостоятельных контура управления, в рамках которых разрабатываются, принимаются и реализуются решения (рис. 3). Их выделение соответствует системному подходу к анализу и синтезу деятельности организаций (вход, выход и процесс) и обусловлены тремя стадиями движения их ресурсов: обеспечение ресурсами (трудовыми, материальными, энергетическими, информационными, финансовыми), использование ресурсов для деятельности организации и реализация ее продукции и (или) услуг. В теории и практике управления деятельностью компаний многие управленческие процессы, входящие в состав контуров 1 и 2 рассматривают, как правило, в составе так называемого внутрифирменного управления, то есть управления процессами, протекающими в рамках данной организации, как элементы контура 3. Такой подход исключает из состава системы управления организацией ряд важнейших для эффективной ее деятельности функций и процессов, а, следовательно, и соответствующих им решений. Контуры 1 и 2 следует рассматривать как контуры взаимодействия организации с внешней средой.

О рганизация функционирует и развивается с целью удовлетворения определенных потребностей общества в производимых ей продукции и (или) услугах и (для коммерческих организаций) на этой основе получения прибыли. Для обеспечения достижения цели система управления осуществляет поиск и обработку информации о структуре и динамике потребностей в данной продукции, степени их удовлетворения по количественным и качественным ее параметрам. Следует подчеркнуть, что она не пассивно изучает потребности и потребление, а активно воздействует на их формирование и развитие через научно-техническую информацию, рекламу и заключение договоров на поставки, через потребительские свойства продукции и систему обслуживания у потребителя. В процессах реализации этого контура управления принимаются решения о составе потребителей; направлениях, формах и методах воздействия, стимулирующих потребителей приобретать продукцию, пользоваться услугами данной организации, формах и содержании договоров и т. д.

2

У

Р

ФМ

СУ – система управления деятельностью организации

ДО – деятельность организации

ИР – источники ресурсов (трудовых, материальных, информационных, энергетических, финансовых).

Р – ресурсы.

П – потребности в продукции и услугах,

У – продукция и услуги организации.

П_р– потери ресурсов в процессах организации..

ФМ – форс-мажорные условия, воздействующие на состояние и процессы организации.

УП – удовлетворение потребностей в продукции и услугах организации.

I – управление потребностями и потреблением

2– управление обеспечением ресурсами и их источниками.

3– внутрифирменное управление.

Рис. 3. Принципиальная схема управления деятельностью организации

Управление потребностями и потреблением продукции и (или) услуг организации — это первый контур управления. Принимаемые и реализуемые в нем решения во многом определяют всю ее деятельность. В практике его часто называют управлением маркетингом. Однако в реальных системах управление маркетингом составляет часть процессов первого и второго контуров управления деятельностью организации.

Второй контур — это управление обеспечением ресурсами и их источниками. В процессах этого контура управления собираются и изучаются данные о предполагаемых и имеющихся поставщиках необходимых для организации ресурсов, их возможностях и планах развития, свойствах их продукции и услуг. Управление обеспечением ресурсами осуществляется через систему являющихся формой принимаемых в этом контуре решений заключаемых договоров, договоренностей и санкций за отклонения от них. Эта система состоит из относительно самостоятельных подсистем управления отдельными видами ресурсов, часто представленных соответствующими подразделениями организации: управление трудовыми ресурсами – отдел управления персоналом (или отдел кадров), финансами – финансовый отдел, энергетическими – отдел энергетики, материальными – отдел материального обеспечения и т.д. Поступающие в организацию исходные ресурсы распределяются между производственно-хозяйственными процессами, подразделениями и в конечном итоге между ее рабочими местами (рис. 4).

полезные результаты деятельности;

отходы и потери;

ресурсы.

Рис. 4. Распределение потоков ресурсов и результатов деятельности организации

Рабочие места – основа структуры организации, ее атомы. В их рамках протекают все процессы организации и используются или теряются (превращаются в отходы и потери) все ее ресурсы (рис. 5).

Основным элементом рабочего места, как системы, выступает человек, который в его рамках используя различные, составляющие рабочее место, средства труда воздействует на предметы труда и тем самым осуществляет закрепленные за данным рабочим местом процессы и реализует соответствующие им функции.

На формирование рабочих мест, их взаимосвязей и совокупностей (структуры системы), побуждение работников эффективно осуществлять в их рамках необходимые процессы направлены решения, принимаемые и реализуемые в третьем контуре управления организацией — управление производственно-хозяйственными процессами организации – управление использованием ресурсов (внутрифирменное управление). Он осуществляется на основе сбора и обработки информации о: