§3. Конструювання таблиць і форм

У цьому параграфі ви вивчите:

• задання структури таблиці;

• типи даних передбачені в Access;

• створення форми;

Основою реляційної бази даних є таблиці. Тому з їх побудови доречно почати створення бази даних.

Режими створення таблиць

Таблиці бази даних описують певні теми. Наприклад табель успішності описує оцінки учня по чвертях і за рік. У зв’язку з цим табель є таблицею, у якій є поле з назвою предмета, а також поля з четвертними оцінками і поле з оцінкою за рік.

Ви можете самі вигадати багато всіляких таблиць. Однак, перед тим, як розпочати створення таблиці, потрібно добре уявити її структуру, тобто склад полів, типи даних і властивості полів.

Для створення таблиці в додатку Access відкрийте вікно бази даних. Перейдіть у цьому вікні до об’єктів Таблицы (мал. 2.2) та оберіть режим створення таблиці. У Access передбачено кілька таких режимів, які обираються зі списку у вікні бази даних:

• Создание таблицы в режиме конструктора – режим для задання структури таблиці, тобто імен полів і типів даних.

• Создание таблицы с помощью мастера – створення таблиці за допомогою програми майстра.

• Создание таблицы путем ввода данных – застосовується для заповнення і редагування полів таблиці.

Розглянемо режим конструктора, у якому створення таблиці найпростіше.

Задання структури таблиці

Припустимо, що ви запустили процедуру створення нової таблиці. Далі виберіть Создание таблицы в режиме конструктора і натисніть кнопку Открыть, після чого з’явиться вікно конструктора (мал. 3.1).

У цьому вікні потрібно визначити склад таблиці, заповнивши для кожного поля таблиці три колонки: Имя поля, Тип данных и Описание. У першій колонці задається ім’я поля майбутньої таблиці, у другій – вказується його тип, а в третій – вводиться інформація про призначення поля. Кількість записів у вікні конструктора повинно збігатися з кількістю полів у створюваній таблиці.

Складемо таблицю, у якій будуть вміщені відомості про путівки, запропоновані туристичною фірмою «Подорож».

• У вікні конструктора (мал. 3.1) введіть ім’я першого поля – «Код путівки» - і натисніть клавішу Enter. Курсор переміститься до другої колонки типу даних.

• У другій колонці списку задайте тип Счетчик. Задання типу Счетчик дозволить при додаванні запису в таблицю автоматично змінювати значення даного поля на одиницю. Отже, у полі «Код путівки» не буде повторюваних значень. Натисніть клавішу Enter.

• У третій колонці, призначеній для введення якогось коментарю про створюване поле, можете набрати текст «Служить для ідентифікації путівки». Але можете залишити цю комірку порожньою. Натисніть Enter або клацніть Мишею по початку другого рядка.

• Введіть ім’я поля «Країна» і тип Текстовый, закінчуючи кожне введення натисканням на Enter.

• Аналогічно задайте дані інших полів таблиці: «Вид», «Проїзд» і «Ціна». Полю «Ціна» надайте тип Числовой (для типу Денежный у русифікованій версії Access як одиниці передбачено лише карбованці).

Мал. 3.1. Вікно конструктора таблиці

У створюваній таблиці зручно мати так зване ключове поле, що містить числа, які однозначно визначають той або інший запис таблиці. При створенні таблиці «Путівки» задамо як ключове поле «Код путівки». Для цього установіть курсор у рядок цього поля і натисніть кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. Ліворуч від імені поля з’явиться значок ключа, а для властивості Индексированное поле программа автоматично установить значення Да (Совпадения не допускаются).

Зверніть увагу, що активне поле (у ньому в даний момент розміщений курсор) позначено зліва індикатором – трикутною стрілкою. Властивості активного поля названі в нижній частині діалогу (мал. 3.1).

Якщо потрібно видалити будь-який рядок з таблиці, клацніть мишею по цьому рядку у вікні конструктора, а потім виконайте команду меню Правка→Удалить строки. Для вставки нового рядка потрібно активізувати поле нижче рядка, що вставляється, і виконати команду меню Вставка→Строки.

Типи даних

У попередньому пункті ми визначили типи даних для розглянутого прикладу таблиці «Путівки». Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля (наприклад, текст або число). Якщо надалі доведеться задати інший тип даних, це можна виконати у режимі конструктора.

У Access передбачено такі типи даних:

• Текстовый – для введення тексту завдовжки до 255 символів. Цей тип даних установлюється за замовчуванням.

• Поле МЕМО – для введення заміток або довгих описів (можливе введення до 64000 символів).

• Числовой – для введення числових даних, для яких виділяється 1, 2 або 4 байти.

• Дата/время – для введення дати і часу, для яких передбачено 8 байтів.

• Денежный – використовується для роботи з грошовими одиницями. Цей тип даних займає 8 байтів і допускає до 15 символів у цілій частині числа і 4 – у дробовій. Використання грошового типу запобігає помилці округлень під час обчислень.

• Счетчик – для введення числа, що автоматично збільшується на одиницю при додаванні до таблиці нового запису. Дані цього типу займають 4 байти.

• Логический – для збереження логічного значення Истина або Ложь. Таке поле займає 1 біт.

• Объекты OLE – для збереження в таблиці OLE-об’єктів (наприклад, малюнків, звуків, документів Word тощо). Об’єкти можуть бути пов’язані або введені до таблиці. Розмір збережених об’єктів OLE обмежується лише ємністю диска.

• Гиперссылки – служить для запису до таблиці гіперпосилань (шляху URL).

У списку Тип данных конструктора є також позиція Мастер подстановок, за допомогою якої обираються значення з іншої таблиці або зі списку значень.

Зберігання таблиці

Отже, структура таблиці задана, і ви можете закрити вікно конструктора таблиці клацанням по кнопці закриття вікна. Якщо таблиця нова і раніше не зберігалася, з’явиться запит щодо того, чи варто зберігати структуру таблиці. Клацніть по кнопці Да і в діалозі Сохранение (мал. 3.2) введіть ім’я таблиці (воно може містити будь-які символи, крім крапки, знака оклику і кутових дужок), після цього натисніть кнопку Ok.

У розглянутому нами прикладі (мал. 3.1) таблицю збережено під ім’ям «Путівки». Після зберігання у вікні бази даних (мал. 2.2) з’явиться піктограма створеної таблиці.

Мал. 3.2. Діалог задання імені таблиці

Таблицю можна зберегти також поза базою даних. Для цього виконайте команду Файл→Експорт... З’явиться стандартний діалог зберігання файлу, в якому потрібно задати ім’я, тип і місце розташування файла. Можливе зберігання таблиці у форматі електронних таблиць Excel, у форматі текстового файла тощо.

Форми та їх створення

До бази даних інформація звичайно вводиться за допомогою форм, а зберігається – у вигляді таблиць. Про те, як створити таблицю, ви вже знаєте. Розглянемо тепер побудову форми.

Форма – це об’єкт бази даних, призначений для введення і відображення інформації. Форма обов’язково містить елементи (поля), до яких користувач вводить дані.

Користувач Access може створити форму самостійно, Але краще звернутися до послуг програми-майстра. Це прискорить процес побудови форми, оскільки майстер виконає всю основну роботу.

Відкрийте вікно БД. Якщо у вас відкрито вікно таблиці, яка буде основою форми, закрийте його. Перейдіть до об’єкту Формы.

• У правій частині вікна виберіть Создание формы с помощью мастера та натисніть кнопку Открыть (мал. 3.3).

• Відкривається діалог для вибору вигляду форми. За замовчуванням пропонується форма, в якій поля введення розміщаються в стовпчик. Погодьтеся з цією пропозицією і клацніть по кнопці Далее.

• У першому діалозі майстра створення форми (мал. 3.4, а) вкажіть таблицю, для якої створюється форма, а також поля, які будуть присутні на формі. Ми розглянемо створення форми для таблиці «Путівки». У списку Доступные поля виділіть поле «Країна» і натисніть кнопку із символом >, розташовану праворуч від списку. Вказане вами поле переміститься до списку Выбранные поля. Аналогічно перемістіть до списку Выбранные поля всі інші поля таблиці «Путівки» (крім поля «Код путівки»). Далі натисніть кнопку Далее.

Мал. 3.3. Діалог вибору режиму створення форми
А	б
Мал. 3.4. Створення форми: а – задання полів; б – задання стилю форми

• У наступному діалозі (мал. 3.4, б) вам потрібно вибрати стиль оформлення (фон, кольори полів і написів форми). У поданому списку стилів зазначте потрібний вам стиль і натисніть кнопку Далее.

• У новому діалозі введіть ім’я форми (за замовчуванням пропонується ім’я таблиці-джерела). Переконайтеся також, що встановлений перемикач Открыть форму для просмотра и ввода данных і натисніть кнопку Готово.

Мал. 3.5. Приклад форми «Путівки»

Внаслідок виконання дій на екрані з’явиться вікно форми (мал. 3.5), до якої можна відразу вводити дані (на малюнку показані заповнені поля). Ця форма буде використана нами в наступному параграфі для введення даних у таблицю.

Контрольні запитання

1. Назвіть режими Аccess, призначені для роботи з таблицями.

2. Як викликається режим конструктора таблиці?

3. Опишіть операції задання структури таблиці за допомогою конструктора.

4. Які типи даних передбачені в Microsoft Access?

5. У чому полягає особливість поля типу Счетчик?

6. Як і навіщо вводиться до таблиці ключове поле?

7. Яким способом здійснюється зберігання таблиці поза базою даних?

8. Що таке форми і для чого вони потрібні?