4.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов эцд в учреждениях

Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

• при составлении номенклатуры дел;

• при оформлении дел и проверке правильности формирования дел

• перед передачей в архив организации;

• при проверке правильности отнесения документов к тем или иным

делам;

• при проверке правильности установления сроков хранения доку­ментов;

• при проверки дел на дублетность и т. д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описей:

• на дела постоянного хранения;

• на дела по личному составу;

• актов о выделении дел к уничтожению и т. п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению.

Особое значение при экспертизе ценности документов имеет факт повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации.

Состав учетных документов:

• опись дел постоянного хранения;

• опись дел по личному составу;

• опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

• акт о выделении дел и документов к уничтожению.

Экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год).

Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок их хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с документами, срок хранения которых 5 лет, законченные в 1994 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 года. Указанные акты рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями за данный хронологический период. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4.5. Организация работы по эцд в государственных архивах

Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п. Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с утвержденными текущими и перспективными планами, в которых предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива.

Проверка проводится строго по фондам, очередность проверки определяется по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-справочного аппарата.

Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории — раз в 10 лет, фонды II и III категорий — раз в 20 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела, которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из хранилищ.

Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела, номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов) с описанием дела на его обложке.

Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел.

Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его продолжение.

При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их художественной ценности или по иным причинам, например материалы личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого проставляются не номера дел, а номера листов.

В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также количество дел, оказавшихся в наличии.

В акте указывается также количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов.

Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других документов проверки рассматриваются директором архива, который утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей работе.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета, реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий микрофотокопировання и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда (экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы, или следствием утраты материалов. В любом случае факт отсутствия дел свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия неотложных мер.

О недостаче дел архив обязан проинформировать вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску, который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в течение одного года. Розыск необнаруженных материалов требует тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории

(когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива. Таким образом, проверка наличия является важным элементом в обеспечении сохранности архивных материалов.