2.2. Организационно-правовая документация службы персонала.

Основополагающим документом в организационно-распорядительной документации службы персонала является политика управления персоналом.

- Политика управления персоналом предприятия – это принятая на определенное время система идей и взглядов на характер и общее содержание управление персоналом как специфический вид управленческой деятельности его цели и задачи, а также на методы и средства их решения. Разработка политики предприятия в области управления персоналом осуществляется на основе соответствующей концепции и с учетом положений единой политики развития предприятия. Реализация политики управления персоналом осуществляется в несколько этапов, общее содержание, последовательность и продолжительность которых отражаются в документе. При этом содержание каждого этапа зависит от решения определенной задачи в области управления персоналом, а его продолжительность – со сложностью этой задачи и наличием у предприятия соответствующих ресурсов: организационных, финансовых и др. С учетом последнего обстоятельства руководством предприятия производится окончательный выбор ключевых методов и средств достижения (решения) цели и задач в области управления персоналом. Руководитель вправе отказаться от применения тех или иных методов и средств, в пользу других методов и средств на его взгляд более эффективных и новых. Примерная структура политики управления персоналом строится следующим образом:

1. Общие положения. Взаимосвязь политики с ключевыми положениями миссии предприятия, концепции предприятия в области управления персоналом и единой политики развития предприятия на предстоящий период.

2. Взгляды руководства на управление персоналом предприятия в предстоящий период, приоритеты предприятия в указанной области.

3. Цель политики управления персоналом предприятия основные этапы, методы и средства ее реализации.

4. Задачи политики в области рекрутинга персонала, методы и средства их решения.

5. Задачи политики в области адаптации персонала, методы и средства их решения.

6. Задачи политики в области мотивации персонала, методы и средства их решения.

7. Задачи политики в области тренинга персонала, методы и средства их решения.

8. Задачи политики в области контроллинга персонала, методы и средства их решения.

9. Задачи политики в области ротации персонала, методы и средства их решения.

10. Совершенствование методов и средств управления персоналом.

11. Оптимизация и повышение эффективности системы управления персоналом предприятия

12. Заключительные положения.

Не менее важным документом является и инструкция об организации управления персоналом

- Инструкция об организации управления персоналом – это документ, устанавливающий единый порядок осуществления деятельности по управлению персоналом и применения положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом соответствующими структурными подразделениями предприятия. Функциональное назначение документа состоит:

а) в установлении единого порядка действий структурных подразделений (должностных лиц) в наиболее типичных управленческих ситуациях, возникающих в процессе управления персоналом.

б) установлении единого порядка применения структурными подразделениями (должностными лицами) положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом.

Содержание инструкции об организации управления персоналом формулируется таким образом, чтобы в краткой, ясной, но в то же время полной форме довести до сведения структурных подразделений (должностных лиц) предприятия информации о порядке осуществления указанной деятельности исходя из положений нормативно-правовых актов по вопросам организации управления персоналом и с учетом особенностей функционирования предприятия.

Оформление документа предполагает наличие следующих реквизитов:

-эмблемы предприятия

- кода формы документа

- наименование предприятия

- наименование вида документа

-даты документа

- регистрационного номера документа

- места составления (издания документа)

- грифа утверждения документа

-заголовка к тексту

- текста документа

- подписи

- отметки о наличии приложения

- отметки об исполнителе

Общая организация повседневной деятельности службы персонала и входящих в нее структурных подразделений регламентируется особыми документами – положениями.

- Положение о службе персонала предприятия – это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, утверждаемый руководителем предприятия. Общий порядок разработки положения о службе персонала предприятия, включая требования к его содержанию, оформлению и структуре, определен типовой инструкцией по делопроизводству, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТ Р 6.30-2003.

Содержание положения о службе персонала предприятия излагается в последовательности от «главного к второстепенному». Центральное место в содержании документа отводится вопросам статуса службы персонала в интегрированной системе управления предприятия, раскрытию основных направлений ее деятельности, общей организации руководства службой. Текст содержания документа излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже. Структура положения о персонале предприятия включает следующие основные разделы:

Раздел 1: Общие положения.

Раздел 2: Задачи службы

Раздел 3: Функции службы

Раздел 4: Права службы

Раздел 5: Ответственность службы

Раздел 6: Взаимоотношения службы

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел. В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам. Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

- должностные инструкции работников службы персонала.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) положения законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Должная инструкция, например, начальника службы персонала утверждается руководителем предприятия, а должностные инструкции других работников службы – начальником службы персонала предприятия. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже. Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь название и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Содержание документа формулируется таким образом, чтобы ясно, точно и кратко осветить ключевые вопросы деятельности работника – его функции, полномочия, ответственность, взаимоотношения и т.п.

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.