2.Функциональная система управления. Принципы и правила функциональной системы.

 

Рис. 3 Функциональная схема управления

Функциональная систем ауправления характерна для устоявшихся крупных организаций. Организационная структура такой компании строится на основе группировки по функциям: Финансы, Снабжение, Производство и т.д. Здесь (Рис.3) можно видеть четкие иерархические связи между организационными единицами, каждая из которых находится в своем функциональном колодце. Но что происходит с потоком работ? Видно (Рис.3), что он идет через верхний уровень: с нижних уровней наверх идет поток информации, на верхнем уровне руководители определяют, как решать задачу и спускают вниз задачи по всей иерархии. Горизонтальные связи между сотрудниками при такой схеме управления практически отсутствуют. Следствием этого является то, что самостоятельно исполнители не могут принять решения, поэтому  функциональные подразделения тонут в согласованиях. А учитывая, что интересы различных служб подчас противоречивы, то эта схема не позволяет достичь требуемых результатов. Активная смена персонала и частые ротации не решают проблему. Компания, достигнув определенного размера, ощущает резкое снижение эффективности. Говоря о плюсах и минусах подобной схемы управления можно отметить:

Плюсы.  1. Позволяет найти решение любой задачи, направленной в функциональное подразделение (в какой срок  - другой вопрос).

2.Потенциально обеспечивает обмен знаниями между сотрудниками, их профессиональный рост.

Минусы: 1. Низкая скорость выполнения, перекладывание ответственности при решении задач, требующих участия нескольких подразделений.

2. Низкая скорость принятия решений в случае отклонений от нормального хода вещей. 3.Мотивация персонала, ориентированная не на достижение конечного результата, а, в лучшем случае, на выполнение своей функции.

4. Руководители вынуждены заниматься администрированием текущей деятельности, а не развитием компании или своих подразделений.

3.Методика моделирования бизнес-процессов ariSeEpc.

Сравнительный анализ нотаций ARISeEPC и IDEF.

Описание нотации ARIS eEPC Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом — extended Event Driven Process Chain — расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация ARIS eEPC относится к классу нотаций work flow1), которые предназначены для описания деятельности в динамике.

Модели потоков работ (ARIS eEPC, IDEF3 и др.) позволяют отобразить последовательность выполнения отдельных функций процесса.

На рисунке 3.1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса.

Нотация ARIS eEPC построена на определенных семантических правилах описания:

1) каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;

2) в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.

Кроме этих правил существуют и другие важные правила формирования моделей в методике ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер одновременно с демоверсией продукта.

На рисунке 3.2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.

Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. При этом предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов, или ограниченным количеством так называемых пользовательских атрибутов.

Из рисунка 3.1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность функций, расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это при-

водит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Гантта в системе MS Project.

Описание нотации IDEF0, IDEF3

Нотация IDEF0 была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий.

Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания потоков работ (work flow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур во времени. Нотации IDEF0 и IDEF3 используют следующие объекты (см. табл. 3.2). Важно отметить, что модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 являются статичными, т.е. они не отображают динамику выполнения процесса. На схеме IDEF0 можно показать функции,  из  которых  состоит  процесс,  и  взаимодействие  между этими  функциями. Поэтому  нотацию  IDEF0  целесообразно использовать  при  описании  организации  на  верхнем  уровне, когда не стоит задача детально описывать логику выполнения процессов.

Схема в IDEF0 позволяет наглядно структурировать процессы организации и  графически отобразить  взаимодействие между этими процессами.

Особенно важно, что в нотации IDEF0 при помощи специальных стрелок можно показывать управленческие воздействия, что дает возможность описывать систему управления процессами и организацией.

Примеры формирования моделей в нотации IDEF0 можно найти в [1] и на сайте www.finexpert.ru.

На  рисунке  3.6  показан  бизнес-процесс,  описанный  при помощи нотации IDEF3 (этот же процесс представлен в нотации ARIS eEPC на рис. 3.4.).

В нотации IDEF3 так же, как и в нотации ARIS eEPC, используются символы логики, отражающие ветвление процесса

Один из важнейших аспектов описания моделей бизнес- процессов — отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процессом. В нотации ARIS eEPC управление может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS eEPC, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления —стрелка сверху). Если при создании модели в ARIS eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не

заботясь об отражении управляющих воздействий (например,документов и управленческой информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования руководителями. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель work flow (поток работы), отражающая простую последовательность выполнения функций и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются.

Если пытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей). Модель станет сложной и плохо читаемой. Эти недостатки присущи и нотации IDEF3.

Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса, поэтому нотация IDEF0 не может быть использована для описании динамики выполнения процесса.

Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации ARIS eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение функций процесса.