Тема 2. Организация, планирование и информационное обеспечение анализа

1. Основные правила организации анализа финансово-хозяйственной деятельности (АФХД).

Основные правила организации:

-научный характер;

-обоснованное распределение обязанностей;

-эффективность (макс-й результат);

-унификация.

Организационные этапы:

1) Выделение субъектов и объектов анализа, выбор организационных форм исследования и распределение обязанностей. Организационные формы определяются составом аппарата и техническим уровнем предприятия.

2) Планирование аналитической работы. Планирование аналитической работы: на практике сост-ют 2-а вида плана:

- комплексный (разрабатывается на год);

- тематический

3) Информационное и методическое обеспечение. Все источники инф-ии делятся на:

-плановые (все типы планов и нормативов)

-учетные (бух. учет, статистический, оперативный)

-внеучетные источники инф-ии (официальные документы, хоз-но - правовые док-ты, решения общих собраний трудового коллектива, мат-лы изучения передового опыта из разных источников приобретенные, техническая и технологическая докум-ия, мат-лы спец исследований состояния на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография раб-го дня), устная инф-ия)

Подготовка исходных данных:

- проводится проверка инф-ии на доброкачественность с 2-х сторон: с 1-й – технически со 2-й – по существу.

- обеспечение сопоставимости показателей.

4) Аналитическая обработка данных о ходе и результатах хозяйствования.

5) Оформление результатов. Любые результаты аналитических исследований д.б. оформлены в виде документов (объяснительная записка, справка, заключение). Все результаты анализа м.б. представлены в бестекстовой форме (таблица).

6) Контроль.

Организационные формы определяются составом аппарата и техническим уровнем предприятия.

2. Планирование АФХД.

Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность АХД, является планомерный характер его проведения. Поэтому на каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут составляться следующие планы: комплексный план аналитической работы предприятия; тематические планы.

Комплексный план обычно составляется на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, указываются субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержание.

При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучения важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.

В комплексном плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые могут использоваться при анализе технические средства проведения анализа. Например, при выполнении исследования на ПЭВМ должна быть определена программа, по которой будет проводиться анализ. По результатам анализа разрабатываются предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности. Поэтому комплексный план должен предусматривать и организацию проведения контроля за выполнением этих мероприятий.

Кроме комплексного плана, могут составляться и тематические. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

3. Информационное обеспечение АФХД.

Анализ не ограничивается только экономическими данными, но использует также статистическую, технологическую, социологическую и другую информацию.

Все источники информации делятся на:

плановые (все виды и типы планов, нормативные материалы, сметы и т.д.);

учетные:

-статистические;

-оперативные;

-данные бух.учета.

3. внеучетные:

1) официальные документы (законы, указы, постановления Правительства, приказы вышестоящего управления, акты ревизии и проверок, распоряжения и т.д.);

2) хозяйственно-правовые документы (договоры, соглашения, устав юр.лица, решения судебных органов);

3) решения общих собраний трудового коллектива;

4) материалы изучения передового опыта из разных источников информации;

5) техническая и технологическая информация;

6) материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах;

7) устная информация, полученная из бесед с членами своего коллектива и с членами других коллективов.

4. Документальное оформление результатов анализа.

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Это может быть пояснительная записка, справка, заключение.

Пояснительная записка обычно составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание пояснительной записки должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, пояснительная записка должна содержать общие вопросы — экономический уровень развития предприятия, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Преимущество должно отдаваться бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Бестекстовый анализ повышает свою действенность потому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.