Тема. Особенности учета расходов по загранкомандировкам

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса: Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении сотрудника в загранкомандировку издается приказ с указанием размера суточных в зависимости от страны командирования. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций финансируемых из федерального бюджета. При этом руководитель может установить более высокие нормы суточных.

В поручении на снятие валюты с текущего счета, либо на покупку указывается: установленный размер суточных, а так же фамилия, имя, отчество сотрудника, предполагаемая дата выезда и возврата, либо срок командировки, и страна командирования.

При командировки в страны дальнего зарубежья командировочное удостоверение не выписывается. Документ подтверждающий пребывание за границей является загранпаспорт.

При командировании сотрудника в страны СНГ, командировка оформляется аналогично командировкам по России.

Документы, оформляемые при загранкомандировках

Документ	Как заполнять
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)	В документах указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, а также цель, время и место поездки. Приказ заполняется на основании служебного задания
Командировочное удостоверение для поездок в страны СНГ (форма N Т-10)	Документ удостоверяет время пребывания в командировке
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)	В документе указываются цель, время и место поездки. Вернувшись из командировки, работник составляет отчет о выполнении задания и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно составляется) и авансовым отчетом
Авансовый отчет (форма N АО-1)	К документу прилагаются оправдательные документы - билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы или командировочное удостоверение.

Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский. Иначе организация не сможет принять эти расходы. В соответствии со ст.252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть подтверждены документами, составленными в соответствии с российским законодательством. Делопроизводство на территории России ведется только на русском языке. Согласно п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ иностранные документы должны быть переведены.

При направлении в служебную командировку за границу, как и по России, работнику в соответствии со ст.ст.167 и 168 ТК РФ гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В состав этих расходов входят:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя;

• расходы по уплате загран паспорта, комиссионных сборов: транспортных и банковских; расходы на провоз багажа, расходы на получение виз и приглашений, расходы связанные с пропиской паспорта и т.д.

Порядок выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств регулируется Постановлением Правительства РФ от 29.12.2005 года N 812 (с изм. 24.12.2008г )«О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

За время нахождения в пути, при проезде по территории РФ, суточные выплачиваются в порядке и размерах, установленных для служебных командировок на территории РФ, а при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных на территории иностранного государства. При следовании работника с территории РФ, день пересечения государственной границы РФ включается в дни за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ – в рублях. Дата пересечения государственной границы РФ определяется по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении. В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Если работник направлен в служебную командировку на территорию иностранного государства и в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы, то направляющая сторона суточные не выплачивает. Если принимающая сторона не обеспечивает работников иностранной валютой на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае выезда в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работникам в размере 50% от установленной нормы.

При направлении за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая стороны выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15% нормы, при условии, что члены делегаций не обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы принимающей стороной, но обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны.

Нормы выплаты расходов по найму жилого помещения установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (изм. 12.07.2006).

Нормы суточных установлены в долларах США. Пример.

Командировка в Бразилию. Срок 60 дней.

60 дней * 160$ США = 9600$ США

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Суммы, выданные под отчет, отражаются по дебету этого счета в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Приобрести валюту для загранкомандировки можно по безналичному расчету либо через обменный пункт. Аванс на командировку можно выдать в валюте или рублях, согласно утвержденной смете расходов.

В соответствии с «Порядком ведения кассовых операций», лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. В бухгалтерском и налоговом учете все расходы по загранкомандировкам отражаются в рублях.

В соответствии с п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» расходы на командировку (суточные, расходы по найму жилого помещения и оплату проезда) признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету счета учета затрат на производство либо расходов на продажу и кредиту счета 71.

Схема отражения в бухгалтерском учете операций по покупке иностранной валюты через обменный пункт

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы (по курсу на дату утверждения авансового отчета)	Авансовый отчет	20 (26, 44)	71.1
Остаток средств возвращен в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.1	71.1

Если у организации есть валютный счет, то она может снять валюту со своего текущего валютного счета либо купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. По поручению организации банк может перевести валютные средства непосредственно в страну командирования. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет.

В соответствии с ПБУ3/2006 пересчет задолженности подотчетного лица должен производиться на дату выдачи наличной иностранной валюты из кассы организации. Дальнейший пересчет средств в расчетах с подотчетным лицом, выданных авансом для оплаты командировочных расходов не производится.

Командировочные расходы (в части, покрытой выданными под отчет денежными средствами) включаются в состав расходов по обычным выдам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действовавшему на дату выдачи денежных средств под отчет для оплаты этих расходов.

При переводе суточных из долларов США в национальную валюту необходимо воспользоваться кросс-курсом Банка России. Кросс-курс рассчитывается тогда, когда в банке нет прямого соотношения между двумя иностранными валютами. В этом случае сравниваются известные курсы обеих валют к какой-то общей третьей валюте. Как правило, это национальная валюта страны, где расположен банк. Таким образом, надо сравнить соотношение рубля к доллару и рубля к валюте той страны, куда работник направлен в командировку.

Командировочные расходы, компенсируемые работнику на основании авансового отчета (перерасход), включаются в состав расходов по обычным выдам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Задолженность работника по возврату неизрасходованных сумм должна быть пересчитана по курсу на дату утверждения авансового отчета и на дату возврата неизрасходованных валютных средств.

В налоговом учете курсовая разница, возникшая при переоценке обязательства подотчетного лица, стоимость которого выражена в иностранной валюте, проводимой в связи с изменением курса валюты, включается в состав внереализационных расходов на дату прекращения обязательства – на дату утверждения авансового отчета и возврата не израсходованного аванса; расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующих расходов (ст. 272 НК РФ). Момент признания командировочных расходов – дата утверждения авансового отчета.

Схема отражения в учете расчетов с подотчетными лицами (перерасход)

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Оприходована наличная валюты в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.2	52.1.2
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
Выданы из кассы валютные денежные средства на командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы	Авансовый отчет	20 (26, 44)	71.1 71.2
Выплачен перерасход по авансовому отчету	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом	Бухгалтерская справка	91.2.КР 71.2	71.2 91.1.КР

Валюта и форма расчетов (наличная и безналичная), связанные с погашением расходов по командировкам определяются по договоренности между предприятием и сотрудником.

Сумма перерасхода может быть погашена:.

.- в рублевом эквиваленте по курсу на день погашения задолженности.

- в иностранной валюте.

- перечисляется с текущего валютного счета предприятия на валютный счет работника.

Схема отражения в учете расчетов с подотчетными лицами (излишек)

Содержание операции	Наименование первичных документов	Дт	Кт
Оприходована наличная валюты в кассу	Приходный кассовый ордер	50.1.2	52.1.2
Выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы в рублях	Расходный кассовый ордер	71.1	50.1.1
Выданы из кассы валютные денежные средства на командировочные расходы	Расходный кассовый ордер	71.2	50.1.2
На дату утверждения авансового отчета
Учтены командировочные расходы	Авансовый отчет	20 (26, 44)	71.1 71.2
Излишек средств возвращен подотчетным лицом	Приходный кассовый ордер	50.1.2	71.2
Отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом	Бухгалтерская справка	91.2.КР 71.2	71.2 91.1.КР

При не предоставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении расходов по заявлению работника с отнесением расходов по заявлению работника с отнесением расходов в бухгалтерском учете на счета затрат в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходов не подтвержденные документально включаются в налогооблагаемую базу и облагаются НДФЛ.

В соответствии со ст. 217 и 238 Налогового Кодекса не включаются в налоговую базу по НДФЛ и ЕСН фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по загранкомандировкам:

- на проезд.

- по найму жилого помещения.

- сборы за услуги аэропортов.

- комиссионные сборы.

- на проезд в аэропорт, вокзал.

- провоз багажа.

- оплата услуг связи.

- получение, регистрация загранпаспорта.

- получение визы.

- расходы, связанные с обменом иностранной валюты.

Для учета расходов на командировку в целях налогообложения, необходимо подтвердить их документально и обосновать экономическую целесообразность и производственный характер командировки. Экономическую целесообразность расходов можно подтвердить документами:

• служебным заданием и отчетом о его выполнении;

• деловой перепиской с партнерами;

• заключенным договором.

В соответствии со ст. 270 Налогового кодекса РФ суточные, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход организации.

В отличие от налогового учета, суточные в бухучете включаются в состав расходов полностью. Поэтому если предприятие выплатило сотруднику суточные, которые превышают нормы, указанные в Постановлении N 93, то возникнет постоянное налоговое обязательство (п.7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»). Оно будет отражено в учете следующей записью:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» - отражена сумма постоянного налогового обязательства по сверхнормативным суточным.

В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц только в пределах норм, установленных законодательством. Нормы суточных для указанных налогов с 1 января 2005 г. нужно брать из Приказа Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н (с изм). Трудовое законодательство позволяет возместить работнику любую сумму. Главное отразить это в трудовом или коллективном договоре.