Поступление наличных денег в кассу
Наличные деньги поступают в кассу организации:
с банковских счетов организации
от покупателей (выручка от продаж)
от продажи имущества
от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
в оплату за денежные документы
от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.
Порядок приема наличных денег юридическим лицом/индивидуальным предпринимателем
Элемент |
Характеристика |
Основание |
Оформление приема наличных денег |
Производится приходным кассовым ордером 0310001 (сокращенно-ПКО 0310001) (в том числе от работников). |
п. 3.1 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Действия кассира при приеме наличных денег |
При получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает ПКО, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к ПКО. |
п. 3.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Действия кассира при несоответствии вносимой суммы |
Кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. ПКО кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег. |
п. 3.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Особенности оформления кассовых операций с применением ККТ и платежными агентами |
По окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, кроме сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо ПКО оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). |
п. 3.3 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Прием остатка наличных денег, полученных под отчет |
На сумму остатка наличных денег, полученных под отчет, кассиром оформляется ПКО. |
п. 3.4 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения |
Осуществляется в порядке, определенном юридическим лицом, по ПКО. |
п. 3.5 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Заполнение приходного кассового ордера.
Строка |
Содержание |
Номер документа |
Номер по порядку |
Дата составления |
Дата получения денег |
Дебет |
Счет 50 (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
Код структурного подразделения |
Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам |
Корреспондирующий счет |
Счет в кредит которого относится поступившая сумма (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
Код аналитического учета |
Код по системе аналитического учета (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
Сумма |
Сумма поступивших денежных средств (цифрами) |
Код целевого назначения |
Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций) |
Принято от |
ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги |
Основание |
Содержание операции по поступлению денег (например: "поступила выручка от продаж", "поступили деньги из банка" и т.д.) |
Сумма |
Сумма поступивших денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается |
В том числе |
Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС - "без налога НДС") |
Приложение |
Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.) |
Выписанный приходный ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Корреспонденция счетов по приходу денежных средств.
№ |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
1. |
Поступила выручка от реализации за наличный расчет |
50 |
90-1 |
2. |
Поступили деньги с расчетного счета |
50 |
51 |
3. |
Поступили деньги от покупателей |
50 |
62 |
4. |
Возвращен остаток подотчетных сумм |
50 |
71 |
5. |
Поступления от сотрудников организации по прочим операциям (возмещение материального ущерба, займов) |
50 |
73 |
6. |
Поступления от учредителей |
50 |
75 |
Выдача наличных денег из кассы
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
выдача денег под отчет сотрудникам организации
сдача наличных денег в банк
выплаты поставщикам
выплаты учредителям
Порядок выдачи наличных денег юридическим лицом/индивидуальным предпринимателем
Элемент |
Характеристика |
Основание |
Оформление выдачи наличных денег |
Выдача наличных денег под отчет проводится по расходным кассовым ордерам 0310002 (сокращенно- РКО). Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011
|
п. 4.1 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Подготовка к выдаче наличных денег |
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность , либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость , платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. |
п. 4.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Оформление выдачи наличных денег по доверенности |
Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). |
п. 4.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Действия кассира при выдаче наличных денег |
При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его. |
п. 4.3 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Выдача наличных денег в подотчет работнику |
Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) РКО оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. |
п. 4.4 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Выдача наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения |
Порядок выдачи по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом. |
п. 4.5 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Выдача заработной платы, стипендий и других выплат |
Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости ). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств или по РКО на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Работник пересчитывает полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяется им самим. |
п. 4.6 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Заполнение расходного кассового ордера.
Строка |
Содержание |
Номер документа |
Номер по порядку |
Дата составления |
Дата выдачи денег |
Код структурного подразделения |
Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам |
Корреспондирующий счет |
Счет в дебет которого относится выдаваемая сумма |
Код аналитического учета |
Код по системе аналитического учета |
Кредит |
Счет 50 |
Сумма |
Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами) |
Код целевого назначения |
Заполняется, если выдаются деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций) |
Выдать |
ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги |
Основание |
Содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и т.д.) |
Сумма |
Сумма выданных денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается |
Приложение |
Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.) |
Получил |
Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается |
По |
Реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя денег |
Выписанный расходный ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.
№ |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
1. |
Выплачена зарплата из кассы |
70 |
50 |
2. |
Выдано под отчет на хозяйственный расходы |
71 |
50 |
3. |
Выданы дивиденды учредителям |
75 |
50 |
4. |
Переданы деньги инкассатору |
57 |
50 |
5. |
Оплачена задолженность поставщикам |
60 |
50 |
Кассовая книга и отчетность кассира
Порядок ведения кассовой книги юридическим лицом/индивидуальным предпринимателем
Элемент |
Характеристика |
Основание |
Цель ведения кассовой книги |
Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, ведется кассовая книга 0310004. Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). |
п. 5.1 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Осуществление записей в кассовой книге |
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. |
п. 5.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Выведение остатка на конец рабочего дня |
Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. |
п. 5.3 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Проверка записей кассовой книги |
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. |
п. 5.4 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Выведение остатка в кассовой книге в случае, если не было кассовых операций |
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. |
п. 5.5 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Ведение кассовой книги в обособленном подразделении |
Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом. |
п. 5.6 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Заполнение кассовой книги
Графа |
Содержание |
Номер документа |
Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера |
От кого получено или кому выдано |
ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции |
Номер корреспондирующего счета, субсчета |
Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
Приход |
Сумма, полученная по приходному ордеру |
Расход |
Сумма, выданная по расходному ордеру |
Итого за день |
Общие суммы по приходным и расходным ордерам |
Остаток на конец дня |
Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день |
Следует помнить, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход - оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции и арифметических действий.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы “Вкладной лист кассовой книги”. Одновременно с ней формируется машинограмма “Отчет кассира”. Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме “Вкладной лист кассовой книги” на последнем листе за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира” обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы “Вкладной лист кассовой книги” брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 “Касса”. Именно данный активный бухгалтерский счет служит для учета денежных средств предприятия и операций с ними. При поступлении средств в кассу увеличиваются имеющиеся у предприятия средства, т.е. счет 50 дебетуется; в случае расходования денег из кассы средства уменьшаются, т.е. активный счет 50 кредитуется.
Что касается непосредственно операций с денежными средствами в кассе, то журнал-ордер и ведомость по счету 50 “Касса” являются вторичными бухгалтерскими документами, которые составляются на основании первичных (расходных, приходных ордеров, отчета кассира). Данные этих документов на конец отчетного периода заносятся в форму отчетности № 1 “Бухгалтерский баланс”, поэтому следует уделять особое внимание их составлению. Пример журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса»:
Журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса»
Дата |
С кредита счета 50 в дебет счетов (Дт….. Кт 50) |
Итого кредит |
|||||
60 |
71 |
76 |
|
|
|
||
01.03… |
500 |
|
800 |
|
|
|
1300 |
30.03 |
|
200 |
|
|
|
|
200 |
ИТОГО |
500 |
200 |
800 |
|
|
|
1500 |